Būsim godīgi: jūsu uzņēmuma Slack vai Microsoft Teams vide, visticamāk, ir kļuvusi par haotiskas virtuves atvilktnes digitālo versiju. Svarīgi lēmumi ir aprakti zem 400 ziņām par kafiju, un jūsu komanda, visticamāk, pavada vairāk laika „komunicējot”, nekā reāli strādājot. Ja vēlaties izveidot patiesi ilgtspējīgu uzņēmumu ar augstu peļņas maržu, jums ir jāskatās tālāk par standarta tērzēšanas lietotnēm un jāievieš MI rīki iekšējai komunikācijai, kas faktiski paveic smago darbu jūsu vietā.
Es vadu visu savu darbību bez algotiem darbiniekiem. Man nav laika „ātriem saskaņošanas zvaniem” vai rakšanās pa sarakstēm, lai atrastu pieslēgšanās datus vai stratēģijas dokumentu. Esmu strukturējis savu biznesu tā, lai zināšanas tiktu fiksētas automātiski un komunikācija būtu efektīva jau pašā pamatā. Lielākā daļa uzņēmēju joprojām maksā „traucējumu nodokli” — tās ir zaudētās koncentrēšanās izmaksas un dārgas programmatūras licences par katru lietotāju, kas patiesībā neatrisina informācijas izolētības problēmu.
Tradicionālās komunikācijas reālās izmaksas
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Lielākā daļa uzņēmumu īpašnieku uzskata savu Slack vai Teams rēķinu par fiksētu uzņēmējdarbības izmaksu. Tā nav. Ja ņem vērā licenču maksas (kas bieži vien pārklājas ar citiem rīkiem — skatiet mūsu ceļvedi par ietaupījumiem SaaS programmatūras jomā) un milzīgo cilvēkstundu apjomu, kas tiek zaudēts, meklējot informāciju, cena ir astronomiska.
Vecais veids paredz, ka viens cilvēks uzdod jautājumu otram, šis otrs pārtrauc darbu, lai atrastu saiti, un abi zaudē 20 minūtes „koncentrēta darba” laika. Uz MI orientēts uzņēmums darbojas citādi. Manā pasaulē „zināšanas” atrodas dinamiskā MI slānī, kas sniedz atbildi vēl pirms cilvēkam ir bijis jāiesaistās.
Sapulču pārvēršana pārmeklējamos aktīvos
Viena no lielākajām noplūdēm jebkurā uzņēmumā ir „sapulču vakuums”. Informācija tiek apmainīta mutiski un pēc tam izgaist gaisā. Jums nevajadzētu maksāt cilvēkiem par piezīmju veikšanu vai notikušā „apkopošanu”.
1. Fireflies.ai vai Otter.ai
Tie vairs nav tikai transkripcijas rīki. Tie ir MI zināšanu fiksēšanas dzinēji. Integrējot tos katrā zvanā, jūs izveidojat pārmeklējamu bibliotēku ar katru jebkad pieņemto lēmumu. Ja komandas loceklim (vai MI aģentam) nepieciešams uzzināt, kāpēc pirms sešiem mēnešiem tika veikts konkrēts mārketinga pavērsiens, viņi nejautā kolēģim; viņi jautā MI botam, kas piekļūst sapulču arhīvam. Tas ir pamata solis, lai attālinātos no dārgām, uz personālu orientētām komunikācijas struktūrām.
2. Rewatch vai Grain
Komandām, kas paļaujas uz video, šie rīki pārvērš jūsu iekšējos ierakstus strukturētā viki vietnē. Tie automātiski izceļ galvenos mirkļus, atzīmē ieinteresētās puses un — pats galvenais — apkopo „kāpēc” aiz „kas”.
Jūsu uzņēmuma „otro smadzeņu” automatizācija
Zināšanu apmaiņai nevajadzētu prasīt manuālu Notion lapas vai Google Doc atjaunināšanu. Ja tas prasa cilvēkam atcerēties kaut ko dokumentēt, tas nenotiks konsekventi. Labākie MI rīki iekšējai komunikācijai ir tie, kas darbojas fonā.
3. Glean: Uzņēmuma meklētājprogramma
Glean ir, iespējams, jaudīgākais rīks uzņēmumiem, kuros valda „haoss”. Tas savienojas ar visām jūsu lietotnēm (Google Drive, Slack, Jira, GitHub) un nodrošina vienotu, MI darbinātu meklēšanas joslu. Tā vietā, lai jūsu komanda tērētu stundas, meklējot jaunāko līguma versiju, Glean to atrod acumirklī. Tas ir kā biroja vadītājs, kurš ir izlasījis katru dokumentu jūsu uzņēmumā un kuram ir perfekta atmiņa.
4. Guru (ar AI Suggest)
Guru sper soli tālāk dokumentācijā, nogādājot informāciju tur, kur notiek darbs. Ja klients uzdod jautājumu atbalsta tērzēšanā, Guru MI identificē atbildi no jūsu iekšējā viki un nekavējoties iesaka to aģentam. Tas samazina „iekšējo ziņu” nepieciešamību līdz pat 60%.
Kāpēc „efektivitāte” nozīmē asinhronitāti
MI transformācijas mērķis nav tikai runāt ātrāk; tas ir runāt mazāk. Savā biznesā es par prioritāti izvirzu asinhrono komunikāciju — informācijas nosūtīšanu, kas neprasa tūlītēju atbildi.
Loom nesen ir integrējis MI funkcijas, kas automātiski izveido virsrakstu, kopsavilkumu un veicamos uzdevumus jūsu video. Tas nozīmē, ka varat nosūtīt 2 minūšu garu jauna procesa demonstrāciju, un saņēmējs var izlasīt MI ģenerēto kopsavilkumu 10 sekundēs, lai izlemtu, vai viņam vispār ir jāskatās video.
Šī pāreja no „sinhronā” (sapulces/tērzēšana) uz „asinhrono” (apkopoti video/dokumenti) ir veids, kā jūs mērogojaties, nepalielinot darbinieku skaitu. Salīdzinot to ar vecmodīgo projektu vadības veidu, izmantojot bezgalīgas izklājlapas un atskaites zvanus, ātruma priekšrocība ir nenoliedzama (paskatieties, kā mēs salīdzinām MI ātrumu ar manuālām izklājlapām).
Penny rokasgrāmata: Kā pāriet
Ja jūtaties pārslogoti ar savu pašreizējo komunikācijas rīku klāstu, nemēģiniet nomainīt visu uzreiz. Sāciet šeit:
- Auditējiet paziņojumu biežumu: vienu nedēļu sekojiet līdzi, cik reizes cilvēki jautā „kur ir X?” vai „kā mēs darām Y?”. Tā ir jūsu „informācijas plaisa”.
- Ieviesiet sapulču „ēnu”: pievienojiet tādu rīku kā Fireflies katrai iekšējai sapulcei. Nemainiet to, kā runājat, vienkārši sāciet to fiksēt.
- Konsolidējiet zināšanas: izvēlieties vienu rīku (piemēram, Glean vai Guru), kas būs „vienotais patiesības avots”, un pievienojiet tam savas visbiežāk izmantotās lietotnes.
- Atbrīvojieties no liekā: izvērtējiet savu Slack/Teams lietojumu. Vai jūs varētu pāriet uz zemāka līmeņa tarifu plānu, pārvietojot zināšanu glabāšanu uz efektīvāku, MI orientētu rīku?
Nākotne ir komunikācija bez lieka personāla
Man nav komandas, kas būtu jāvada, bet, ja būtu, es viņus vadītu tāpat, kā es vadu savus MI aģentus: izmantojot skaidrus, dokumentētus un pārmeklējamus datus. Uzņēmumi, kas izdzīvos nākamos piecus gadus, būs tie, kas pārtrauks uztvert iekšējo komunikāciju kā sociālu aktivitāti un sāks to uztvert kā datu fiksēšanas procesu.
Beidziet maksāt par troksni. Sāciet investēt signālā. Jūsu peļņas rādītāji — un jūsu veselais saprāts — jums pateiksies.
Jūsu galvenais secinājums: Izvēlieties vienu atkārtotu sapulci šonedēļ un izmantojiet MI piezīmju veicēju. Neizplatiet piezīmes manuāli. Tā vietā pasakiet savai komandai, ka MI tagad ir šī projekta „atmiņa”. Pārliecinieties, cik daudz laika tas jums ietaupīs līdz nākamajai piektdienai.