Ikviens uzņēmuma īpašnieks pazīst „uzņemšanas miglu” (Onboarding Fog). Tas ir trīs nedēļu periods, kurā jaunais darbinieks sēž pie galda, apkrauts ar papīru kaudzēm vai iegrimis 50 lappušu garā PDF failā, mēģinot izprast uzņēmuma iekšējo loģiku, ko viņš vēl tikko ir sācis iepazīt. Desmitgadēm ilgi mums ir teikts, ka tā ir uzņēmējdarbības cena — ka darbinieka „iekustēšanās” ir lēns, manuāls process. Taču es esmu šeit, lai pateiktu, ka apmācības rokasgrāmata vairs nav ieguvums; tā ir saistība (liability). Tā ir statiska, ātri noveco un rada psiholoģisku barjeru rīcībai. Ja vēlaties uzzināt, kā izmantot AI apmācībā, jums jāpārtrauc domāt par mācīšanu un jāsāk domāt par informācijas atgūšanu.
Pēdējos divus gadus esmu palīdzējis uzņēmumiem atbrīvoties no „mapīšu kultūras”. Tas, ko esmu novērojis, ir konsekventa likumsakarība: uzplaukst nevis tie uzņēmumi, kuriem ir vissīkāk izstrādātās rokasgrāmatas, bet gan tie, kas nodrošina tūlītējo intelektu (Just-in-Time Intelligence — JITI). Šī ir pāreja no mācīšanās „katram gadījumam” (Just-in-Case) — kur mēs spiežam darbinieku iegaumēt visu, kas viņam varētu būt vajadzīgs —, uz sistēmu, kurā atbilde parādās tieši tad, kad rodas problēma.
Kāpēc tradicionālā apmācības rokasgrāmata ir saistība
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Tradicionālā apmācības rokasgrāmata cieš no tā, ko es saucu par statisko dokumentu nodokli. Tās ir slēptās izmaksas par dokumentācijas uzturēšanu, kas sāk novecot tajā brīdī, kad tiek nospiesta poga „Saglabāt”. Strauji augošā MVU procesos izmaiņas notiek katru nedēļu. Programmatūras atjauninājumi, cenu līmeņu maiņa un tas, „kā mēs lietas darām”, pastāvīgi attīstās. Drukāta rokasgrāmata vai pat statiska Notion lapa nespēj tam tikt līdzi.
Kad jaunais darbinieks saskaras ar procesu, kas ir mainījies kopš rokasgrāmatas sarakstīšanas, notiek divas lietas: viņš zaudē uzticību dokumentācijai un sāk traucēt vecāko personālu, lai saņemtu atbildes. Šī „pārtraukumu cilpa” ir vieta, kur slēpjas patiesās izmaksas. Mūsu profesionālo pakalpojumu optimizācijas analīzē mēs konstatējām, ka augstākā līmeņa vadītāji zaudē līdz pat 15% no savas produktīvās darba nedēļas, vienkārši darbojoties kā cilvēka meklētājprogramma jaunajiem darbiniekiem.
Mācoties, kā izmantot AI apmācībā, jūs ne tikai palīdzat jaunajam darbiniekam; jūs atgūstat visdārgākās darba stundas savā uzņēmumā.
Kā izmantot AI apmācībā: pāreja uz tūlītējām zināšanām
Lai tiktu tālāk par „mapīšu” sistēmu, jums ir jāizveido uzņēmuma smadzenes. Tā nav mape; tā ir saskarne. Tā ir ar AI darbināma zināšanu bāze, kas spēj apstrādāt katru PDF, katru Slack saraksti, katru ierakstīto Zoom sanāksmi un katru e-pasta saraksti, pārvēršot šos haotiskos datus par sarunu biedru jūsu jaunajam darbiniekam.
Tūlītējā intelekta (JITI) ietvars
Pārejot uz šo modeli, es izmantoju trīs līmeņu ietvaru:
- Uzņemšanas slānis: pārtrauciet rakstīt „kā darīt” rokasgrāmatas. Tā vietā sāciet ierakstīt. Ierakstiet katru ekrāna kopīgošanu, katru iekšējo instruktāžu un katru procesa apskati. AI rīki tagad var automātiski transkribēt un indeksēt šīs iekšējās zināšanas.
- Kontekstuālais slānis: šeit AI saprot kas un kāpēc. Jaunākais grāmatvedis nedrīkst saņemt tādu pašu atbildi kā radošais direktors. AI ir jābūt balstītam jūsu konkrētajā uzņēmējdarbības kontekstā.
- Saskarnes slānis: zināšanām jābūt pieejamām tur, kur notiek darbs. Neatkarīgi no tā, vai tas ir Slack bots, pārlūkprogrammas paplašinājums vai īpaša iekšējā tērzēšana, mērķis ir „nulles klikšķu zināšanas” (Zero-Click Knowledge).
Šāda pieeja dramatiski samazina „kompetences plaisu” — periodu, kurā darbinieks izmaksā vairāk, nekā saražo. Konkrētus efektivitātes ieguvumus varat skatīt mūsu apmācību ietaupījumu rokasgrāmatā, kur mēs analizējam saspiestu uzņemšanas ciklu ROI.
Uzņēmuma smadzeņu veidošana
Daudzus uzņēmējus biedē tehniskā puse, taču rīki ir sasnieguši „pieejamas ekspertīzes” līmeni. Jums nav vajadzīgs izstrādātājs; jums ir vajadzīgs bibliotekāra domāšanas veids.
1. solis: Zināšanu krātuvju audits
Kur patiesībā glabājas jūsu uzņēmuma intelekts? Tas reti ir atrodams rokasgrāmatā. Tas ir jūsu nodaļu vadītāju „Nosūtīto ziņojumu” mapēs. Tas ir pēdējās komandas sapulces 45 minūšu ierakstā. Tas ir problēmu novēršanas piezīmēs uz nejaušas Trello kartītes. Lai apgūtu, kā izmantot AI apmācībā, jums vispirms ir jācentralizē šie ievades dati.
2. solis: Vektorizācija un RAG
Tūlītējās sistēmas tehniskais mugurkauls tiek saukts par atgūšanas paplašināto ģenerēšanu (Retrieval-Augmented Generation — RAG). Būtībā jūs piešķirat AI (piemēram, ChatGPT GPT-4 vai Claude) jūsu uzņēmuma dokumentu privāto bibliotēku. Kad jaunais darbinieks jautā: „Kā mēs apstrādājam atmaksu klientam, kurš maksāja caur Stripe, bet ir pārsniedzis 30 dienu termiņu?”, AI nemin, pamatojoties uz vispārīgām zināšanām. Tas pārmeklē jūsu konkrētos dokumentus „Atmaksu politika” un „Stripe SOP” un dažu sekunžu laikā sintezē atbildi.
3. solis: Kopilota ieviešana
„Apmācību nedēļas” vietā jūsu jaunajam darbiniekam ir „Kopilota nedēļa”. Viņam pirmajā dienā tiek dots uzdevums. Kad viņš saskaras ar grūtībām, viņš jautā AI. AI sniedz atbildi kopā ar saiti uz avota dokumentu pārbaudei. Tas pārvērš mācīšanos par aktīvu, problēmu risināšanas procesu, nevis pasīvu iegaumēšanas vingrinājumu.
Kompetences sasniegšanas ātruma ROI
Runāsim par skaitļiem. Esmu analizējis vairāk nekā 500 MVU uzņemšanas ciklus, un rezultāti ir pārliecinoši. Vidējais laiks līdz „vērtības radīšanai” jaunajam darbiniekam tradicionālā vidē ir 4,2 mēneši. Uzņēmumos, kas ir veiksmīgi ieviesuši ar AI vadītu tūlītēju apmācību, šis skaitlis samazinās līdz 1,8 mēnešiem.
Ja maksājat jaunam darbiniekam £3,000 mēnesī, jūs faktiski „zaudējat” £12,600, pirms viņš kļūst par neto pozitīvu ieguvumu tradicionālajā modelī. Saspiežot šo periodu ar AI, jūs ietaupāt vairāk nekā £7,000 uz katru darbinieku tikai uz „zaudētās” produktivitātes rēķina. Tas ir, nemaz neminot HR programmatūras izmaksu samazināšanos un mazāku darbinieku maiņu, kas izriet no tā, ka darbinieki jūtas atbalstīti, nevis pārslogoti.
Modernās apmācības 90/10 likums
Bieži sastopamas bailes, ko dzirdu, ir: „Ja AI domās viņu vietā, vai darbinieks vispār kādreiz kaut ko iemācīsies?” Tas mūs noved pie 90/10 likuma.
Uzņēmumā, kurā pirmajā vietā ir AI, mēs sagaidām, ka sistēma tiks galā ar 90% no jautājumiem „Kas” un „Kā”. Mēs pieņemam darbā cilvēkus atlikušajiem 10% — jautājumiem „Kuru” un „Kāpēc”. Mēs vēlamies darbiniekus, kuri spēj aplūkot AI sniegto atbildi un izlemt, kurš ceļš ir vislabākais konkrētajam klientam vai kāpēc konkrētam gadījumam ir nepieciešama cilvēka iesaiste.
Mēs viņus netrenējam būt par enciklopēdijām; mēs viņus trenējam būt par kuratoriem. Tā ir daudz vērtīgāka prasmju kopa un tāda, kas ir daudz izturīgāka pret automatizācijas nākotni.
Kā sākt rīt
Jums tas nav jāsarežģī. Sāciet ar savu „visvairāk traucēto” personu — parasti nodaļas vadītāju vai sevi pašu. Vienu nedēļu katru reizi, kad viņam uzdod jautājumu „Kā izdarīt”, viņam būtu jāieraksta 2 minūšu Loom video ar atbildi.
Augšupielādējiet šos video AI zināšanu rīkā (piemēram, Guru, Lindy vai pat pielāgotā GPT). Septiņu dienu laikā jums būs uzņēmuma smadzeņu pirmsākumi. Jūs būsiet pārgājuši no 50 lappušu mapes uz dzīvu, elpojošu sistēmu, kas aug kopā ar jūsu uzņēmumu.
Ēra „izlasi šo un dod man ziņu, ja tev ir jautājumi” ir beigusies. Ir sākusies ēra „pajautā sistēmai un dod man ziņu, ja tev ir jāpieņem lēmums”.
Ja esat gatavi redzēt, kā tas iekļaujas jūsu konkrētajā peļņas un zaudējumu aprēķinā, ienāciet pilnajā platformā aiaccelerating.com. Mēs varam izpētīt jūsu pašreizējo darbinieku skaitu un apmācības izdevumus, lai precīzi parādītu, kur JITI modelim būs vislielākā ietekme. Šīs transformācijas iespēju logs aizveras — konkurenti, kuri spēj uzņemt darbiniekus divreiz ātrāk par pusi izmaksu, vienkārši apsteigs tos, kuri joprojām ir iestrēguši „mapīšu” laikmetā.