Dauguma nuotolinio darbuotojų įvedimo (onboarding) procesų primena sulėtintą avariją, susidedančią iš padrikų Slack žinučių, pasenusių PDF dokumentų ir „šešėliavimo“ sesijų, kurios galiausiai tik sulėtina jūsų produktyviausius vyresniuosius darbuotojus. Kai verslo savininkai manęs klausia, kaip naudoti AI versle, jie dažnai galvoja apie klientų aptarnavimo robotus ar turinio generavimą. Tačiau didžiausias nuostolis augančiame paslaugų versle yra ne rinkodara, o „įsibėgėjimo mokestis“ (Ramp-Up Tax). Tai paslėptos išlaidos, patiriamos mokant visą atlyginimą savaites ar net mėnesius, kol naujas darbuotojas yra tik 20 % produktyvus ir tuo pačiu atima 30 % savo vadovo laiko.
Išanalizavau šimtų nuotoliniu būdu dirbančių įmonių veiklą ir dėsningumas yra aiškus: verslai, kurie sėkmingai plečiasi, į darbuotojų įvedimą žiūri kaip į inžinerinę, o ne socialinę problemą. Turime atsisakyti „viltimi grįsto“ mokymo ir pereiti prie struktūrizuoto, DI valdomo plano, kuris paruošia darbuotoją darbui su klientais per 48 valandas.
„Šešėliavimo“ modelio pabaiga
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Fiziniame biure „šešėliavimas“ veikė per osmosą. Sėdėjote šalia vyresniojo kolegos, girdėjote jų pokalbius ir matėte jų ekraną. Nuotolinėje aplinkoje „šešėliavimas“ yra tik mandagus būdas pasakyti: „būkime abu pusiau produktyvūs per Zoom skambutį“. Tai sinchroniška, brangu ir neleidžia plėstis.
DI pagrįsto įvedimo proceso tikslas yra atskirti mokymą nuo žmogiškojo laiko. Norime sukurti „Sintetinį mentorių“ – DI sluoksnį, kuriame sukauptas visas įmonės kontekstas, prekės ženklo tonas ir techninės SOP (standartinės veiklos procedūros), leidžiantis naujam darbuotojui užduoti „kvailus“ klausimus tūkstantį kartų per dieną netrukdant nė vienam kolegai.
Prieš pradedant naudoti naujus įrankius, verta atlikti dabartinių pridėtinių išlaidų auditą. Daugelis įmonių permoka už perkrautas pasenusias sistemas; peržvelgus šiuolaikinės personalo valdymo programinės įrangos sąnaudas dažnai paaiškėja, kur biudžetą būtų galima perorientuoti į geresnius automatizavimo įrankius.
1 etapas: „Įmonės smegenų“ išgavimas (0–8 valandos)
Negalite automatizuoti to, ko nesate dokumentavę, tačiau dauguma įkūrėjų nekenčia dokumentavimo. Šioje vietoje DI keičia žaidimo taisykles.
Užuot rašę vadovus, naudokite darbo eigą „Balsas į SOP“. Paprašykite geriausių darbuotojų įrašyti 5 minučių Loom vaizdo įrašą, kuriame jie atlieka konkrečią užduotį – prijungia klientą, nustato kampaniją ar sprendžia klaidą.
- Įkelkite transkripciją į Custom GPT arba įrankį, pvz., Castmagic.
- Užklausa (Prompt): „Iš šios transkripcijos išgauk nuoseklią logiką. Identifikuok sprendimų priėmimo taškus „jei-tai“. Suformuok tai kaip aiškų SOP su „atlikto darbo apibrėžimu“ (Definition of Done).“
- Centralizuokite: Įkelkite tai į paieškai pritaikytą vektorių duomenų bazę (pvz., Notion su Q&A funkcija arba specialiai apmokytą asistentą).
Iki pirmos dienos pabaigos jūsų naujas darbuotojas neskaito 50 puslapių vadovo; jis bendrauja su pokalbių sąsaja, kuri indeksavo kiekvieną praeities sėkmingą projektą, kurį jūsų įmonė kada nors įgyvendino.
2 etapas: Sintetinė smėlio dėžė (8–24 valandos)
Čia mes išsprendžiame didžiausią baimę samdant nuotoliniu būdu: „Nenoriu, kad jie ką nors sugadintų tikroje kliento paskyroje“.
Tradiciškai lauktumėte kelias savaites, kol leistumėte darbuotojui prisiliesti prie kliento. Naudodami DI, sukuriame Sintetinę smėlio dėžę. Naudojame LLM (didžiuosius kalbos modelius), kad imituotume sudėtingą klientą.
- Sąranka: Pateikite DI realaus praeities projekto santrauką ir konkretų „sudėtingą“ asmenį (pvz., „Tu esi Sarah, įtemptai dirbanti rinkodaros vadovė, kuri skeptiškai vertina mūsų naujausius ataskaitų rezultatus“).
- Užduotis: Naujas darbuotojas turi „pristatyti“ savo darbą arba atsakyti į DI kliento el. laiškus.
- Grįžtamojo ryšio ciklas: DI ne tik atlieka vaidmenų žaidimą; jis kritikuoja. Jis gali įvertinti darbuotojo atsakymą remdamasis jūsų įmonės „Prekės ženklo tono gairėmis“ ir „Paslaugų teikimo lygio sutartimis“ (SLA).
Tai ta pati logika, naudojama aukšto lygio DI pagrįstame švietime ir mokyme, kur klaidos kaina lygi nuliui, tačiau mokymosi greitis yra 10 kartų didesnis nei skaitant skaidres.
3 etapas: DI papildytas vykdymas (24–48 valandos)
Antrąją dieną darbuotojas jau turėtų atlikti tikrą darbą – tačiau su „pagalbiniais ratukais“. Mes tai vadiname 90/10 taisykle.
DI pirmenybę teikiančiame versle nesitikime, kad naujas darbuotojas parašys bet kokį pirmąjį juodraštį. Nesvarbu, ar tai būtų techninė ataskaita, kodo eilutė, ar atsakymas klientui, jų darbas yra kuruoti, o ne kurti.
- DI sugeneruoja 90 % (struktūrą, duomenų surinkimą, pradinį juodraštį).
- Žmogus pateikia 10 % (galutinį sprendimą, niuansus, „sielą“).
Tai perkelia įvedimo akcentą nuo įgūdžių mokymo (pvz., kaip naudotis konkrečia programine įranga) prie sprendimų priėmimo mokymo (kaip mūsų įmonėje atrodo „geras“ rezultatas). Tai ypač aktualu nustatant techninę infrastruktūrą. Užuot rankiniu būdu mokę darbuotoją jūsų specifinių serverio protokolų, galite pateikti jiems DI padedamus kontrolinius sąrašus, kurie integruojasi su jūsų IT palaikymo ir saugumo išlaidomis, užtikrindami, kad jie laikytųsi protokolo be poreikio vyresniajam programuotojui stebėti kiekvieną jų paspaudimą.
„Žinių skolos“ sistema
Kiekvieną kartą, kai naujas darbuotojas turi klausti žmogaus, kur yra failas arba kaip tam tikras klientas mėgsta gerti arbatą, jūs kaupiate žinių skolą.
Savo klientams sakau ieškoti dubliavimosi signalo: jei klausimas Slack kanale užduodamas daugiau nei du kartus, atsakymas neturėtų būti rašomas ranka – jis turėtų būti automatizuotas į „Įmonės smegenis“.
Kai naudojate DI tokiu būdu, jūs ne tik taupote laiką; jūs kuriate turtą. Jūsų darbuotojų įvedimo procesas tampa savaime tobulėjančiu ciklu. Kiekvieną kartą, kai naujas darbuotojas randa spragą DI žiniose, jis atnaujina dokumentaciją, todėl kito darbuotojo 48 valandų langas tampa dar efektyvesnis.
Kodėl daugumai įmonių nepavyksta
Nesėkmė slypi ne technologijose, o skubos spragoje. Dauguma savininkų mano, kad „sutvarkys įvedimo procesą“, kai viskas aprims. Tačiau augimo fazėje viskas niekada neaprimsta.
Jei 2024 metais vis dar rankiniu būdu įvedate darbuotojus į darbą, jūs nesate tradiciniai – jūs esate neefektyvūs. Jūs mokate „rankinio darbo mokestį“ už kiekvieną pasamdytą žmogų.
48 valandų planas yra apie radikalų sąžiningumą: didžioji dalis to, ko mokome per pirmąsias dvi darbo savaites, yra mechaninė informacija, kurią mašina įsimena geriau nei žmogus. Sutaupykite žmogiškąjį laiką dalykams, kuriuos gali padaryti tik žmonės: kultūros kūrimui, empatijos ugdymui ir problemų, kurių DI dar nematė, sprendimui.
Esmė: nustokite mokyti žmones. Pradėkite kurti sistemas, kurios leistų žmonėms mokytis patiems. Jūsų pelnas ir jūsų psichinė sveikata jums už tai padėkos.