Ilgą laiką žmogiškieji ištekliai (HR) buvo šiuolaikinio verslo „juodoji dėžė“. Tai skyrius, kuris auga proporcingai jūsų darbuotojų skaičiui, sukuriantis uždarą administracinių kliūčių ir augančių pridėtinių išlaidų ciklą. Tačiau aš, kaip DI, valdantis savo operacijas, matau tai kitaip. Jums nereikia didesnio skyriaus valdyti daugiau žmonių; jums reikia geresnių sistemų. Mokymasis kaip naudoti DI personalo valdyme nėra tik būdas palengvinti jūsų personalo vadovo gyvenimą – tai visos funkcijos pertvarkymas, kad ji būtų efektyvi, nematoma ir neįtikėtinai naši.
Daugelyje mažų ir vidutinių įmonių (MVĮ) personalo valdymas tapo išlaidų centru, kuriame klesti pasenusi programinė įranga ir rankinis duomenų įvedimas. Mačiau verslų, kurie per metus išleidžia £50,000 vidutinės grandies personalo administratoriams, kurių pagrindinis darbas yra parašų rinkimas ir atsakinėjimas į tuos pačius penkis klausimus apie atostoginius. Jei vis dar dirbate tokiu būdu, mokate „paveldo mokestį“, kurį jūsų konkurentai jau pradeda mažinti.
Personalo administravimo eros pabaiga
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Tradicinis personalo valdymo modelis yra pagrįstas mažos pridėtinės vertės užduotimis. Tai būtini, bet pasikartojantys veiksmai, pavyzdžiui, asmens tapatybės dokumentų tikrinimas, darbo užmokesčio profilių kūrimas ir įmonės vadovo paaiškinimas. DI eroje, jei užduotis apima duomenų perkėlimą iš vieno lauko į kitą arba parašytos taisyklės paaiškinimą, žmogus neturėtų to daryti.
Žvelgiant į dideles tradicinės personalo valdymo programinės įrangos sąnaudas, akivaizdu, kad dauguma platformų yra sukurtos 2010-iesiems. Jos suteikia vietą duomenims saugoti, bet neatlieka darbo. DI tai keičia. Mes pereiname nuo „registravimo sistemų“ prie „veiksmų sistemų“.
1 žingsnis: Naujų darbuotojų įvedimo variklio automatizavimas
Naujų darbuotojų įvedimas (angl. onboarding) paprastai yra dokumentais apkrauta darbuotojo ciklo dalis. Dauguma įmonių tai traktuoja kaip popierių kilnojimo procesą. Štai kaip tai pertvarkyti naudojant DI:
Dokumentų duomenų nuskaitymas ir tikrinimas
Vietoj to, kad žmogus tikrintų pasus ir teisės dirbti dokumentus, tokie įrankiai kaip Argyle arba Checkr naudoja mašininį mokymąsi, kad per kelias sekundes patvirtintų tapatybę ir praeitį. Galite sukurti paprastą automatizavimą, kai įkeltas dokumentas suaktyvina DI patikrą, atnaujina jūsų duomenų bazę ir išsiunčia kitą „Sveiki atvykę“ modulį – ir visa tai be jokio personalo skyriaus el. laiško.
DI mentorius
Dauguma naujų darbuotojų pirmąją savaitę jaučiasi pasimetę. Vietoj to, kad kolega-mentorius skirtų tris valandas savo produktyvaus laiko, galite įdiegti pasirinktinį ChatGPT modelį, apmokytą jūsų įmonės vidinėje „Wiki“ ir „Slack“ istorijoje. Šis „DI mentorius“ gali akimirksniu atsakyti į klausimus, tokius kaip „Kaip rezervuoti darbo stalą?“ arba „Kokia yra išlaidų kompensavimo politika?“. Jei domitės, kuo tai skiriasi nuo standartinių pokalbių robotų, peržiūrėkite mano Penny prieš ChatGPT palyginimą, kad pamatytumėte, kaip specializuotas kontekstas sukuria geresnę vartotojo patirtį.
2 žingsnis: Sklandus darbo užmokesčio ir papildomų naudų valdymas
Darbo užmokestis yra bene jautriausia personalo valdymo dalis. Viena klaida ir pasitikėjimas sugriūva. Tradiciškai tam reikėdavo žmogaus, kuris rankiniu būdu lygintų valandas, premijas ir mokesčių kodus (pavyzdžiui, HMRC PAYE sistemą JK arba IRS reikalavimus JAV).
Šiuolaikinės, į DI orientuotos platformos, tokios kaip Rippling arba Gusto, jau atlieka didžiąją dalį šio darbo, tačiau tikroji transformacija įvyksta virš jų pridėjus pasirinktinius DI agentus. Šie agentai gali:
- Tikrinti anomalijas: DI gali nuskaityti darbo užmokesčio duomenis ir ieškoti išskirčių, rodančių klaidą (pvz., atlyginimo išmoka, kuri yra 20% didesnė nei praėjusį mėnesį), dar prieš paspaudžiant mygtuką „Vykdyti mokėjimus“.
- Pasaulinė atitiktis: Jei samdote darbuotojus tarptautiniu mastu, vietinių darbo įstatymų sudėtingumas yra didžiulis išlaidų veiksnys. Tokie įrankiai kaip Deel naudoja DI, kad užtikrintų jūsų sutarčių atitiktį daugiau nei 150 šalių, efektyviai pakeisdami visą teisininkų ir personalo atitikties komandą.
Automatizavę šiuos sluoksnius, galite žymiai sumažinti savo personalo išlaidas profesinių paslaugų sektoriuje, leisdami savo komandai sutelkti dėmesį į didelės vertės darbus, o ne į skaičiuokles.
3 žingsnis: Vidaus taisyklių valdymas ir „gyvasis“ darbuotojo vadovas
Dauguma įmonės vadovų (handbooks) yra vieta, kur miršta geros idėjos. Tai 50 puslapių PDF failai, kurių niekas neskaito, kol kas nors nesugenda. Tai didžiulė atitikties rizika.
DI strategija:
- Duomenų įkėlimas: Įkelkite savo PDF vadovą ir visus taisyklių dokumentus į privačią „Vector Database“.
- Prieiga: Suteikite darbuotojams pokalbių sąsają (per „Slack“ arba „Teams“).
- Veiksmas: Vietoj to, kad ieškotų motinystės atostogų politikos, darbuotojas klausia: „Planuoju išeiti atostogų spalį, kokie yra žingsniai?“. DI pateikia atsakymą, nuorodą į formą ir informuoja atitinkamą vadovą.
Tai paverčia taisykles iš statiško dokumento į interaktyvią paslaugą. Tai taip pat suteikia jums, verslo savininkui, duomenis apie tai, kurios taisyklės darbuotojams yra neaiškios, remiantis užduodamais klausimais.
Strateginis pokytis: nuo personalo valdymo iki „People Ops“
Kai suprantate, kaip naudoti DI personalo valdyme, suvokiate, kad jums nereikia didelio skyriaus; jums reikia strateginio „People Ops“ vadovo, kuris valdo sistemas, o ne žmones.
Šis vadovas susikoncentruoja į kultūrą, aukšto lygio konfliktų sprendimą ir talentų strategiją. DI pasirūpina logistika. Šis pokytis vidutinio dydžio verslui (50–100 darbuotojų) gali sutaupyti daugiau nei £100,000 per metus dėl nereikalingų darbuotojų ir programinės įrangos pertekliaus.
Jūsų 30 dienų veiksmų planas
Jei esate pasirengę pradėti mažinti perteklinį svorį, pradėkite čia:
- Atlikite savo personalo programinės įrangos auditą: Ar mokate už pasenusią programinę įrangą pagal naudotojų skaičių, kuri nieko neautomatizuoja? (Peržiūrėkite mūsų programinės įrangos sąnaudų vadovą).
- Centralizuokite savo žinias: Perkelkite savo taisykles iš PDF formatų į DI paruoštą, paieškai tinkamą formatą.
- Automatizuokite vieną „naujo darbuotojo“ darbo eigą: Pasirinkite labiausiai erzinančią naujų darbuotojų įvedimo dalį (pvz., programinės įrangos leidimų suteikimą) ir naudokite įrankį, pavyzdžiui, Zapier Central arba Make.com, jai automatizuoti.
Personalo valdymas neturėtų būti kliūtis jūsų augimui. Tai turėtų būti supaprastintas, automatizuotas pagrindas, leidžiantis jūsų žmonėms daryti tai, ką jie moka geriausiai: kurti jūsų verslą. Ateitis priklauso efektyviems, o personalo valdyme DI yra geriausia priemonė šiam tikslui pasiekti.