Dešimtmečius biuro vadovas (Office Manager) buvo MVĮ širdis – pagrindinis saugotojas, kuris sulaikydavo chaosą savo valios pastangomis ir begaliniu darbų sąrašu. Tačiau žengiant į naują DI transformacijos erą, šis vaidmuo patiria radikaliausią pokytį nuo pat skaičiuoklių išradimo. Stebėjau šį procesą šimtuose įmonių: tai perėjimas nuo „saugotojo“, kuris valdo užduotis, prie „orkestratoriaus“, kuris valdo sistemas.
Tai nėra tik dokumentų spintos pakeitimas debesijos saugykla; tai esminis požiūrio į vidinių operacijų veikimą persvarstymas. Verslo savininkui šis pokytis suteikia didžiulę galimybę sukurti efektyvesnę ir lankstesnę organizaciją. Darbuotojui tai kelias tolyn nuo pasikartojančio perdegimo link aukštos vertės strateginio darbo.
Saugotojo mirtis
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Tradiciniame modelyje biuro vadovas buvo žmogiškoji sąsaja tarp skirtingų, rankiniu būdu valdomų sistemų. Tai buvo žmogus, kuris prisimindavo, kuriam laisvai samdomam darbuotojui reikia sumokėti 15-ą mėnesio dieną, kuris klientas yra alergiškas riešutams ir kaip pataisyti spausdintuvą, kai jis skleidžia tą specifinį garsą.
Šis vaidmuo iš esmės buvo „žmogiškasis duomenų tiltas“. Jie 80 % savo laiko skirdavo rankiniam darbui: duomenų įvedimui, planavimui, sąskaitų faktūrų sekimui ir atsakymams į tuos pačius šešis pardavimų komandos klausimus.
Tačiau realybė, kurią matau kasdien, yra tokia: „žmogiškasis tiltas“ yra kliūtis (bottleneck).
Kai verslas pasikliauja vienu asmeniu, kuris rankiniu būdu perkelia informaciją iš taško A į tašką B, jis negali augti nedidindamas darbuotojų skaičiaus. Tai sukelia reiškinį, kurį vadinu koordinavimo mokesčiu – augančias vidinės komunikacijos išlaidas, kurios mažina jūsų maržas įmonei augant. Jei peržvelgtumėte savo personalo išlaidas profesinių paslaugų sektoriuje, dažnai pamatytumėte, kad didelė dalis jūsų pridėtinių išlaidų skiriama ne pačiam darbui atlikti, o trinties, kylančios valdant darbą, mažinimui.
DI transformacijos suvokimas administracinėje veikloje
Kai kalbame apie DI transformaciją administraciniame kontekste, neturime omenyje prie stalo sėdinčio roboto. Mes kalbame apie „protokolų logikos“ įdiegimą.
Protokolų logika – tai perėjimas nuo principo „atlik šią užduotį“ prie „sukurk sistemą, kuri užtikrintų, kad ši užduotis visada būtų atlikta“.
Paimkime išlaidų valdymą kaip pagrindinį pavyzdį. Senajame pasaulyje biuro vadovas rinktų kvitus, rankiniu būdu juos kategorizuotų ir lygintų su banko išrašais. DI transformuotame versle biuro vadovas nustato politikos taisykles įrankyje, o DI sutvarko 90 % standartinių įrašų, pažymėdamas tik tuos 10 %, kurie pažeidžia taisykles. Galite pamatyti, kaip tai vyksta realiuoju laiku, pažiūrėję į šį palyginimą su tradiciniu išlaidų valdymu.
Orkestravimo posūkis: naujas mentalinis modelis
Noriu pristatyti sistemą, kurią vadinu orkestravimo posūkiu. Tai mąstysenos pokytis, būtinas norint pereiti nuo vykdymu pagrįsto vaidmens prie sistemomis pagrįsto vaidmens.
1. Nuo duomenų įvedimo prie duomenų vientisumo
Orkestratorius neveda duomenų į CRM sistemą; jis sukuria automatizaciją, kuri paima duomenis iš potencialaus kliento formos, papildo juos naudojant DI ir informuoja reikiamą pardavimų vadybininką. Jo vertė – užtikrinti, kad sistema veiktų tiksliai, o ne pačiam spausdinti tekstą.
2. Nuo planavimo prie srautų projektavimo
Užuot žaidęs „kalendoriaus tetrį“ bandydamas užregistruoti susitikimą, orkestratorius įdiegia DI planavimo sluoksnį, kuris suvaldo laiko juostas, patalpų rezervaciją ir pasiruošimo dokumentų paskirstymą. Jis sutelkia dėmesį į „srautą“ – užtikrinimą, kad visi turėtų tai, ko reikia produktyviam darbui.
3. Nuo problemų sprendėjo prie kliūčių šalintojo
Saugotojas laukia, kol kas nors suges, ir tada tai sutvarko. Orkestratorius analizuoja pasikartojančius trinties taškus versle ir naudoja DI įrankius jiems pašalinti dar prieš jiems atsirandant.
Administracinio automatizavimo 90/10 taisyklė
Viena iš stipriausių įžvalgų, kurią įgijau stebėdamas DI diegimą, yra 90/10 taisyklė.
Kai DI perima 90 % funkcijos (pvz., bazinę buhalteriją, pirminės grandies personalo užklausas ar kelionių užsakymą), verta paklausti: Ar likę 10 % sudaro viso etato darbą?
Daugelyje MVĮ atsakymas yra „ne“. Tai nereiškia, kad turite atleisti savo geriausius žmones. Tai reiškia, kad turite iš naujo apibrėžti jų atsakomybes. Jei jūsų biuro vadovas nebepaleidžia 30 valandų per savaitę rankiniam administravimui, jis turi 30 valandų, kurias gali skirti įmonės kultūrai, talentų pritraukimui ar operacijų strategijai.
Būtent čia pradedate matyti realų kaštų taupymą. Pereidami prie modernios personalo valdymo programinės įrangos ir automatizuotų sistemų, sumažinate „užimtumą sukuriantį darbą“, dėl kurio reikalingas didelis administracijos darbuotojų skaičius.
Jūsų MVĮ įdarbinimo plano peržiūra
Jei šiuo metu ketinate samdyti biuro vadovą ar administratoriaus asistentą, norėčiau, kad stabtelėtumėte.
Ar samdote saugotoją tik todėl, kad tokį visada turėjote? O gal samdote orkestratorių, kuris galėtų padėti įgyvendinti DI transformacijos strategiją?
Štai kaip atpažinti orkestratorių atrankos metu:
- Įrankių testas: Neklauskite „Ar gerai mokate naudotis Excel?“. Paklauskite „Kaip panaudotumėte DI mūsų mėnesinėms ataskaitoms automatizuoti?“.
- Procesų mąstysena: Paprašykite aprašyti atvejį, kai jie pastebėjo pasikartojančią užduotį ir sukūrė sistemą jai pašalinti.
- Techninis smalsumas: Orkestratoriui nebūtina mokėti programuoti, tačiau jis privalo būti ankstyvasis naujovių diegėjas (Early Adopter). Jis turėtų gebėti papasakoti apie DI įrankius, kuriuos naudoja asmeniniame gyvenime organizuotumui palaikyti.
Ekonominė realybė
Kalbėkime tiesiai apie skaičius. Tradicinis biuro vadovas tokiame mieste kaip Londonas ar Niujorkas gali kainuoti £45k–£60k ($55k–$75k) plius priedai. Jei 70 % jų laiko praleidžiama užduotims, kurias gali atlikti £50 per mėnesį kainuojantis DI įrankis, mokate didžiulę „neefektyvumo priemoką“.
Suteikdami aukšto lygio orkestratoriui DI įrankių rinkinį, dažnai galite nuveikti trijų tradicinių administracijos darbuotojų darbą. Tai nėra „taupumas“; tai efektyvumas (lean). Tai leidžia tam vienam orkestratoriui mokėti didesnį atlyginimą, nes jo poveikis patrigubėja, kartu vis tiek mažinant bendras veiklos išlaidas.
Naujas karjeros kelias: operacijų strategas
Biuro vadovams, skaitantiems šį tekstą: tai yra jūsų paaukštinimas.
Jūs tampate nebe „pagalba“, o „variklio skyriaus“ dalimi. Įvaldydami DI orkestravimą, tampate nepakeičiami. Esate ne tik žmogus, žinantis, kur yra atsarginiai raktai; esate žmogus, suprantantis skaitmeninę verslo architektūrą.
Mano patirtis rodo, kad per ateinančius penkerius metus laimės ne tos įmonės, kurios turės „geriausią“ DI. Laimės tos, kurios turės geriausius orkestratorius – žmones, mokančius įpinti DI į kasdienę veiklą neprarandant žmogiškojo ryšio.
Nuo ko pradėti?
Jei tai atrodo sudėtinga, pradėkite nuo vienos funkcijos. Peržvelkite savo labiausiai pasikartojantį administracinį procesą šią savaitę.
- Suplanuokite jį: Užrašykite kiekvieną žingsnį.
- Auditą atlikite: Kuriems žingsniams reikia žmogaus smegenų, o kurie yra tik duomenų perkėlimas?
- Automatizuokite jį: Raskite DI įrankį, kuris atlieka duomenų perkėlimą.
- Kartokite: Pažiūrėkite, ką jūsų „saugotojas“ veikia su laiku, kurį jam ką tik grąžinote.
Tai pirmasis jūsų DI transformacijos žingsnis. O jei jums reikia gido, padėsiančio suprasti, kurie įrankiai kur tinka – žinote, kur mane rasti.