Kiekvienais metais, paprastai sausio arba balandžio mėnesį (priklausomai nuo to, kur esate įsikūrę), matau tą pačią verslo savininkų veido išraišką. Tai baimės ir rezignacijos derinys, kai jie moka solidų mokestį savo buhalterinės apskaitos įmonei. Jie žino, kad atitiktis teisės aktams yra būtina, tačiau negali atsikratyti pojūčio, jog moka „smegenų chirurgo“ kainą už „duomenų suvedimo“ rezultatus. Tai kelia klausimą, kuris šiuo metu aidi kiekvienos MVĮ koridoriuose: ar DI pakeis buhalterį ir jo funkcijas visiškai, ar mes tiesiog stebime pokytį, kaip mokame už finansinę ramybę?
Dirbau su tūkstančiais įmonių, išgyvenančių šį perėjimą. Dauguma jų pradeda nuo neteisingo klausimo. Jos klausia: „Ar DI gali sutvarkyti mano mokesčius?“ Geresnis klausimas būtų: „Už kurią mano buhalterio sąskaitos dalį moku už jo profesinę įžvalgą, o už kurią – už jo programinės įrangos prenumeratas?“ Turime palikti tuščias kalbas nuošalyje ir pažvelgti į tikrąją didžiosios knygos ekonomiką.
Tikslumo arbitražas
Norėdami suprasti, kur tinka DI, turime pažvelgti į koncepciją, kurią vadinu tikslumo arbitražu. Tradiciniame modelyje mokate žmogui, kad jis užtikrintų 100 % duomenų vientisumą, nes klaidos kaina (HMRC ar IRS auditas) yra didelė. Tačiau žmonės natūraliai klysta atlikdami didelės apimties transakcinį darbą. Mes pavargstame, praleidžiame skaitmenį, pamirštame, kad konkretus „Starbucks“ kvitas buvo skirtas susitikimui su klientu, o ne asmeninei kavai.
DI, priešingai, klesti atlikdamas rutiniškas operacijas. Jam nenusibosta derinti 500 banko sąskaitos eilučių. Kai vertiname verslo buhalterio paslaugų kainas, didelę dalį šio mokesčio dažnai praryja rankinis derinimas ir knygų „tvarkymas“ prieš pradedant tikrąją strategiją. Čia ir slypi arbitražas: DI dabar gali atlikti 90 % transakcinio darbo už maždaug 1 % kainos, užtikrindamas aukštesnį bazinį tikslumą.
Atitikties ir vertės spektras
Norėdami nuspręsti, kur pasitelkti DI, o kur palikti žmogaus valdomą įmonę, turite susieti savo finansines užduotis su tuo, ką vadinu atitikties ir vertės spektru.
Viename gale turime didelės apimties atitiktį. Tai apima banko išrašų derinimą, PVM/pardavimo mokesčių deklaravimą ir darbo užmokesčio apskaitą. Tai užduotys, kurios palaiko įmonės veiklą. Jos yra binarinės – arba atliktos teisingai, arba ne. Teikiant standartinę PVM deklaraciją strategijos yra labai mažai. Tai yra „CFO in a Box“ sprendimų sritis. Jei vis dar mokate didelę kainą žmogui už tai, kad jis rankiniu būdu kategorizuotų jūsų išlaidas, iš esmės mokate „pasenusios apskaitos mokestį“.
Kitame gale turime aukštos vertės strategiją. Čia DI vis dar susiduria su sunkumais. Jei deratės dėl sudėtingos MTEP mokesčių lengvatos, struktūrizuojate kelių subjektų įsigijimą arba susiduriate su niuansų turinčiu mokesčių tyrimu, jums nereikia pokalbių roboto. Jums reikia partnerio, kuris yra matęs audito kambarį iš vidaus ir moka specifinę reguliuotojo kalbą.
Modelių palyginimas
Kai lyginame „Penny“ prieš buhalterį, skirtumai susiję ne tik su kaina, bet ir su bendravimo pobūdžiu.
| Funkcija | Tradicinė įmonė | DI sprendimai / „CFO in a Box“ | | :--- | :--- | :--- | | Duomenų dažnumas | Kas mėnesį arba ketvirtį | Realioju laiku (kasdien) | | Operacijų tikslumas | Kintantis (žmogiškasis faktorius) | Nuoseklus (algoritminis) | | Strateginės įžvalgos | Gilios, atsižvelgiant į kontekstą | Pagrįstos duomenimis ir šablonais | | Derybinė galia | Didelė (žmogiškasis ryšys) | Maža (tik duomenys) | | Kaina | £2,000 – £10,000+ / metus | £300 – £1,200 / metus |
Tikrasis pavojus tradicinei įmonei yra ne tai, kad DI yra „protingesnis“, o tai, kad DI yra greitesnis ir pigesnis atliekant užduotis, kurios anksčiau pateisindavo įmonės kasmėnesinį mokestį. Jei jūsų buhalteris per mėnesį praleidžia šešias valandas darbams, kuriuos tokie įrankiai kaip „Dext“ ar „Hubdoc“ atlieka per kelias sekundes, jūs subsidijuojate neefektyvų verslo modelį. Peržiūrėkite mūsų „Penny“ prieš apskaitininką analizę, kad pamatytumėte, kaip šios maržos keičiasi pradiniame lygmenyje.
90/10 taisyklė finansuose
Savo klientams dažnai patariu taikyti 90/10 taisyklę. Kai DI perima 90 % funkcijos – duomenų surinkimą, kategorizavimą, preliminarų pateikimą – verta paklausti, ar likę 10 % (galutinė peržiūra ir patvirtinimas) pateisina esamą pareigybę, ar ją galima integruoti į kitą poziciją.
Daugumai MVĮ tai nereiškia buhalterio atleidimo. Tai reiškia sutarties pakeitimą. Jūs nustojate mokėti už „knygas“ ir pradedate mokėti už „įžvalgas“. Progresyvus buhalteris iš tikrųjų skatins jus naudoti DI rutininiam darbui, kad jis galėtų skirti laiko mokesčių planavimui, kuris realiai sutaupo penkiaženkles sumas. Jei jūsų buhalteris priešinasi automatizavimui, dažniausiai taip yra todėl, kad jo verslo modelis priklauso nuo mokesčių už tuos 90 %, kuriuos DI jau dabar sėkmingai atlieka.
Kodėl buhalteriai-žmonės vis dar laimi „paribiuose“
Nors kalbame apie tai, kaip DI pakeis buhalterio užduotis, būkime atviri dėl to, ko DI negali: empatijos ir atstovavimo.
Esu matęs verslo savininkų, verkiančių dėl netikėtos mokesčių sąskaitos ar pinigų srautų krizės. Tokiomis akimirkomis informacinė lentelė nepadeda. Jums reikia žmogaus, kuris galėtų paskambinti kreditoriui, žmogaus, kuris galėtų pažvelgti jums į akis ir pasakyti: „Mes turime planą, kaip tai išspręsti“.
Be to, DI yra apmokytas naudoti praeities duomenis. Jis puikiai pasako, kas nutiko. Jis vis geriau nuspėja, kas gali nutikti. Tačiau jis nežino, kad jūs slapta planuojate po trejų metų parduoti verslą ir persikelti į Portugaliją. Jis nežino, kad jūsų pagrindinis programuotojas svarsto apie išėjimą. Buhalteriai-žmonės fiksuoja „nestruktūrizuotus duomenis“ apie jūsų gyvenimą ir tikslus, kurie dar nepateko į skaičiuoklę.
Praktinis pritaikymas: nuo ko pradėti
Jei jaučiate „automatizavimo nerimo paradoksą“ – žinote, kad turite keistis, bet bijote perėjimo – pradėkite nuo mažų žingsnių. Jums nereikia rytoj nutraukti sutarties su savo įmone.
- Audituokite paskutines 3 sąskaitas: paprašykite savo įmonės pateikti valandų išklotinę. Kiek laiko buvo skirta „derinimui“ ir „duomenų suvedimui“?
- Išbandykite „CFO in a Box“ įrankį: tris mėnesius naudokite DI įrankį kartu su dabartiniu procesu. Palyginkite rezultatus. Jei DI tikslumas sutampa su žmogaus, jūs turite atsakymą.
- Susitarkite dėl „tik strategijos“ mokesčio: pateikite iššūkį savo buhalteriui. Pasakykite jam, kad automatizuojate buhalteriją ir norite jam mokėti už ketvirtines strategines apžvalgas.
Antrinis efektas: „jaunesniųjų specialistų mirtis“
Yra gilesnis pokytis, kurį daugelis praleidžia. Istoriškai jaunieji buhalteriai amato mokėsi atlikdami „juodą darbą“, kurį dabar perima DI. Automatizuodami pradinio lygio užduotis, mes iš esmės naikiname mokymosi poligoną kitai partnerių kartai.
Tai reiškia, kad po 10 metų „strateginė premija“ už buhalterį-žmogų tikriausiai didės, o ne mažės, nes ekspertus bus sunkiau rasti. Laimės tos įmonės, kurios šiandien naudos DI didelės apimties darbams atlikti, kartu kurdamos gilų, asmeninį ryšį su aukšto lygio patarėju, galinčiu suprasti niuansus, kurių kodas nepasiekia.
Esmė: DI nepakeis buhalterių, tačiau buhalteriai, naudojantys DI, pakeis tuos, kurie jo nenaudoja. Ir kaip verslo savininkas, jei nesate tas, kuris skatina šį perėjimą, jūs esate tas, kuris moka už neefektyvumą.