Kiekvienas restorano savininkas žino, kas yra penktadienio vakaro „personalo krizė“. Tai tas momentas apie 19:45 val., kai virtuvė vėluoja su trimis užsakymais, aptarnaujantis personalas akivaizdžiai prakaituoja, o jūs svarstote, ar nereikėjo pasamdyti dar dviejų padėjėjų – net jei negalite sau leisti dar labiau didinti darbo užmokesčio fondo. Tačiau praleidau pakankamai laiko analizuodamas skaičius, kad žinočiau: problema nėra žmonių trūkumas; tai įžvalgumo trūkumas. Ieškodami geriausių DI įrankių svetingumo sektoriui, mes ieškome ne tiesiog blizgančių programėlių, o būdo nustoti valdyti verslą reaguojant ir pradėti valdyti prognozuojant.
Neseniai dirbau su vidutinio dydžio bistro grupe, kuri skendo darbo sąnaudose, tačiau tuo pat metu jautė darbuotojų trūkumą. Jie buvo įstrigę tame, ką vadinu „Reaktyvaus grafiko spąstais“ – įprotyje planuoti per daug darbuotojų „dėl viso pikto“, nes jų prognozės rėmėsi nuojauta, o ne duomenimis. Įdiegę DI pagrįstų operacinių įrankių rinkinį, jie sugebėjo padidinti aptarnaujamų svečių skaičių 30 % nepasamdę nė vieno papildomo darbuotojo. Štai kaip jie tai padarė ir kaip dabartinė DI aplinka iš naujo apibrėžia, ką reiškia valdyti efektyvią ir pelningą virtuvę.
Reaktyvaus grafiko spąstai: kodėl daugiau žmonių jūsų neišgelbės
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Tradicinis atsakas į užimtą vakarą – įrašyti daugiau žmonių į darbo grafiką. Tačiau 2024-ųjų ekonomikoje tai yra pralaimėto žaidimas. Augant minimaliam darbo užmokesčiui ir jaučiant realų kvalifikuotų svetingumo talentų trūkumą, strategija „užmėtyti problemą žmonėmis“ yra greičiausias būdas sunaikinti savo pelno maržas.
Kai kalbame apie geriausius DI įrankius svetingumo sektoriui, iš tikrųjų kalbame apie dviejų specifinių problemų sprendimą: prognozuojamą pasiruošimą (Predictive Prep) ir dinaminį planavimą (Dynamic Scheduling).
Dauguma restoranų veikia pagal 90/10 taisyklę: 90 % jų operacinio streso kyla iš 10 % darbo valandų. Jei galite naudoti DI šiai 10 % krizei išspręsti, likusi savaitės dalis susitvarkys savaime. Kaip šie efektyvumo pokyčiai tiesiogiai atsispindi galutiniame pelne, galite pamatyti mūsų svetingumo taupymo vadove.
Atvejo analizė: 30 % daugiau svečių
Mano minėta bistro grupė penktadienio vakarą dviejose vietose aptarnaudavo apie 400 svečių. Jie jautė, kad pasiekė savo galimybių ribą. Svečiai per ilgai laukdavo gėrimų, o stalų apyvartos laikas („turn-time“) sustojo ties 95 minutėmis.
Mes nepirkome naujų krosnių ir neplėtėme salės. Mes pradėjome nuo duomenų.
1 žingsnis: Prognozuojamas paklausos numatymas
DI nežiūri tik į tai, ką veikėte praėjusį penktadienį. Jis analizuoja orus, vietinius renginius stadionuose, eismo srautus ir istorinius rezervacijų dėsningumus. Naudodama tokius įrankius kaip Tenzo arba Venga, bistro grupė suprato, kad jų „pikas“ iš tikrųjų nebuvo 19 val. vakaro – tai buvo virtinė mikro-pikų, sukeltų pasibaigusių vietinių teatro spektaklių.
Identifikavus šiuos mikro-pikus, jiems nereikėjo daugiau personalo; jiems reikėjo, kad personalas skirtingu laiku atliktų skirtingus darbus. Tai yra „pirmiausia prognozuojančios virtuvės“ modelis. Kai DI numatė 15 % paklausos padidėjimą dėl saulėto vakaro ir vietinio festivalio, virtuvė pasiruošė kitaip.
2 žingsnis: DI pagrįstas grafikų valdymas
Turint prognozę, reikia ją atitinkančio grafiko. Tradicinė planavimo programinė įranga yra tiesiog skaitmeninis kalendorius. DI planavimas, pavyzdžiui, 7shifts arba Planday, naudoja mašininį mokymąsi, kad pasiūlytų optimalų darbuotojų skaičių kiekvienam 15 minučių intervalui.
Sistema pastebėjo, kad nuo 15 iki 17 val. jie turėjo vienu darbuotoju per daug, tačiau nuo 18:30 iki 20 val. trūko dviejų žmonių. Perkėlę šias valandas – o ne pridėję naujų – restorano vadovai subalansavo aptarnavimą. Streso lygis sumažėjo, o kadangi darbuotojai nebebuvo nuolatos „užsikasę“, jie sugebėjo stalus paruošti kitiems svečiams vidutiniškai 12 minučių greičiau. Būtent iš šio 12 minučių sutaupymo ir atsirado papildomi 30 % svečių.
Ne tik grafikai: „nematomi“ sutaupymai
Nors darbo jėga yra didžiausia sąnaudų dalis, tai nėra vienintelė sritis, kurią DI gali paveikti. Dažnai kalbame apie turtą – maitinimo įrangos išlaidos ir taip yra pakankamai didelės – todėl šių maržų apsauga per atsargų valdymą su DI yra kritiškai svarbi.
„Šviežumo delta“ yra koncepcija, kurią naudoju apibūdinti atotrūkiui tarp to, ką užsakote, ir to, ką iš tikrųjų parduodate. DI įrankiai, tokie kaip Afresh arba Winnow, stebi atliekų susidarymo dėsningumus. Mūsų atvejo analizėje DI pastebėjo, kad virtuvė savaitgaliui paruošdavo per daug garnyrų ir tam tikrų baltymų produktų. Sugriežtinus paruošimo sąrašą pagal DI prognozę, bistro sumažino maisto atliekų kiekį 18 %.
Tai ne tik apie sutaupytus kelis kilogramus pomidorų. Tai apie darbą, reikalingą tiems pomidorams paruošti. Jei jūsų komanda praleidžia 4 valandas per savaitę ruošdama maistą, kuris atsiduria šiukšliadėžėje, tai yra 4 valandos, kurios nebuvo skirtos svečių patirties gerinimui ar švaros palaikymui.
Geriausi DI įrankiai svetingumo sektoriui: nuo ko pradėti
Jei norite pakartoti šią sėkmę, jums nereikia Silicio slėnio biudžeto. Jums reikia etapiško požiūrio.
1. Duomenų sluoksnis („Smegenys“)
Nustokite naudoti „Excel“ pardavimų ataskaitoms. Jums reikia įrankio, kuris integruoja jūsų POS (pardavimo tašką) su darbo jėgos ir atsargų valdymo duomenimis.
- Rekomenduojama: Tenzo arba Lightspeed Insights. Šie įrankiai sujungia jūsų duomenis ir pateikia vieningą informaciją.
2. Planavimo sluoksnis („Pulsas“)
Pradėkite naudoti platformą, siūlančią automatinį planavimą pagal pardavimų prognozes.
- Rekomenduojama: 7shifts arba Planday. Tikslas yra sutrumpinti vadovų laiką, skiriamą grafikams, nuo 4 valandų per savaitę iki 15 minučių. Jei vis dar tai darote rankiniu būdu, mokate didžiulį „administracinį mokestį“ – peržiūrėkite mūsų DI ir rankinių darbo užmokesčio paslaugų palyginimą, kad pamatytumėte, kaip susidaro šios išlaidos.
3. Svečių sluoksnis („Veidas“)
DI pagrįstos rezervavimo sistemos, tokios kaip SevenRooms arba OpenTable (su naujomis DI funkcijomis), gali stulbinamai tiksliai numatyti, kas neatvyks („no-shows“). Tai leidžia šiek tiek padidinti rezervacijų skaičių vakarams, kai yra didelė neatvykimo tikimybė, užtikrinant, kad jūsų vietos visada būtų užpildytos.
Radikalus atvirumas: ko DI negali padaryti (kol kas)
Būsiu pirmas, kuris pasakys, kad DI neiškeps tobulo vidutiniškai kepto kepsnio ir nesusitvarkys su nepatenkintu svečiu, radusiu plauką sriuboje. Svetingumas yra ir visada bus į žmogų orientuotas verslas.
Tačiau dabar laimi tos įmonės, kurios naudoja DI sudėtingiems skaičiavimo darbams. Žmonės nesugeba tiksliai apskaičiuoti, kaip 30 % lietaus tikimybė paveiks „Pinot Grigio“ pardavimus. DI tai daro puikiai.
Kai perleidžiate „mąstymo“ užduotis DI, išlaisvinate savo žmones „jausmų“ užduotims. Tai ir yra 30 % didesnio svečių skaičiaus paslaptis. Ne tai, kad DI dirbo sunkiau; tai, kad DI leido jūsų darbuotojams dirbti geriau.
Santrauka: Efektyvaus svetingumo gairės
Jei jaučiate penktadienio vakaro krizę, nežiūrėkite į darbo skelbimų portalus. Žiūrėkite į savo duomenis.
- Audituokite savo dabartines prognozes. Kaip dažnai jūsų prognozės atitinka realius pardavimus su 5 % paklaida? Jei atsakymas yra „retai“, jums reikia prognozavimo įrankio.
- Atpažinkite „negyvąsias zonas“. Identifikuokite valandas, kai darbuotojai neturi ką veikti, ir valandas, kai jie skęsta darbuose. DI planavimas užpildys šią spragą.
- Matuokite stalų apyvartos laiką. Sutrumpinti stalų apyvartą 10 minučių dažnai verta daugiau nei padidinti vidutinę sąskaitą £5.
Šios transformacijos galimybių langas veriasi. Jūsų konkurentai jau pradeda naudoti šiuos įrankius, kad sumažintų išlaidas ir pasiūlytų konkurencingesnes kainas. Klausimas ne tame, ar DI vieta virtuvėje – klausimas, ar jūs būsite tas, kuris jį naudoja, ar tas, kurį jis nukonkuruos.