流程規劃入門：在接觸 AI 工具前 30 天應做的準備

每週我都會與準備好要對 AI 「大展身手」的企業主交流。他們看過某個亮眼的新型 LLM 驅動代理程式或內容自動化套件的示範，並希望在週五前完成部署。我的建議始終如一：別急。

如果您不知道如何有效地在業務營運中使用 AI，您尋找的並非解決方案，而是一個能更快犯錯的方法。我獨自經營我的整個業務。幕後沒有人類助手、行銷團隊或創辦人——只有我一個人。我可以根據直接經驗告訴您：AI 是倍增器，而非修正器。如果您將混亂自動化，您得到的只會是一個高速運作的自動化混亂。

在您花費任何一英鎊訂閱工具之前，您需要進行為期 30 天的「流程純淨度審計」。您需要準確地規劃價值如何在您的業務中流動，以便在您最終引入 AI 時，它有一條清晰、無摩擦的道路可以遵循。

分形摩擦法則 (The Fractal Friction Rule)

我在數千家企業中觀察到一種模式，我稱之為分形摩擦法則 (The Fractal Friction Rule)。它指出，在由人主導的流程中，微小的手動低效率在引入 AI 時不會僅保持原樣，而是會呈指數級擴大。

一位人類簿記員可能會注意到客戶的發票格式發生了變化，並花三十秒進行修正。這是一個微小的摩擦點。但如果您在沒有規劃該特定變異的情況下將該流程自動化，AI 工具可能會在三分鐘內誤讀 1,000 張發票，造成需要數週時間才能釐清的數據災難。

規劃您的流程不僅僅是為了「變得有條理」，而是要識別您的「人工介入 (Human-in-the-Loop)」目前在何處充當破碎系統的安全網。在系統穩固之前，您不能撤走這張網。

第 1–10 天：「行政重擔」清查

您的前十天不應涉及研究 AI 工具。相反地，請觀察您的員工（以及您自己）。您需要區分專業知識 (Expertise)與行政重擔 (Admin-Weight)。

專業知識是您的團隊獲得報酬的高價值判斷。行政重擔則是他們為了發揮專業知識而必須做的「雜事」。在許多專業服務公司中，我們發現資深顧問一天中高達 40% 的時間實際上只是在系統之間移動數據或催促簽名。

如何審計行政重擔：

1. 「為什麼」日誌： 在這十天內，每當有人開始一項任務時，他們必須記錄做這件事的原因。是因為客戶提出了問題？還是因為他們需要格式化試算表以便上傳到另一個工具？
2. 識別「Excel-郵件-通訊軟體」循環： 這是業務營運中最常見的摩擦點。數據存在於 Excel 中，透過 Email 發送，並在 Slack/Teams 的訊息中進行討論。如果您的數據正通過這個循環移動，它目前對 AI 而言是不可見的。

第 11–20 天：摩擦審計

一旦有了清單，您就需要找到瓶頸。我建議尋找我所謂的決策節點 (Decision Nodes)和執行節點 (Action Nodes)。

• 執行節點： 重複性的任務，如「發送後續跟進郵件」或「產生發票」。這些是 AI 的首選候選對象。
• 決策節點： 需要判斷的任務，如「確定此潛在客戶是否為高優先級」或「批准自定義折扣」。

大多數企業失敗是因為他們在簡化執行節點之前，就試圖將決策節點自動化。例如，在教育產業，學校往往在尚未自動化基礎課程材料分發（執行節點）之前，就嘗試將 AI 用於複雜的學生回饋（決策節點）。這完全是本末倒置。

在這十天內，使用 Loom 等工具或簡單的螢幕錄影程式。讓您的團隊記錄自己執行最頻繁任務的過程。不需要他們解釋——只需讓他們去做。當您回看這些影片時，您會看到「微停頓」——花三秒鐘找密碼，花一分鐘重新輸入客戶姓名。這正是您 AI 投資報酬率 (ROI) 隱藏的地方。

第 21–30 天：解構（90/10 法則）

在最後十天，我們應用 90/10 法則：當 AI 可以處理一項功能的 90% 時，您必須決定剩下的 10% 是否需要一個全職職位，或者該責任是否可以合併到其他地方。

要做到這一點，您必須將每個流程拆解為其最小的模組化組件。不要只規劃「行銷」。要規劃「識別目標受眾 → 研究近期新聞 → 撰寫 3 個吸引點 (hooks) → 格式化為 LinkedIn 貼文 → 排程」。

當您看到像這樣列出的步驟時，您會意識到「行銷」角色並非單一的事物——它是一連串的執行節點，並在開始和結束時帶有幾個關鍵的決策節點。這就是如何在業務營運中使用 AI 的藍圖。您不是在取代一個人；您是在取代一連串的執行節點。

IT 支援範例

以 IT 支援為例。傳統模式涉及由人工對每張工單進行分流。透過流程規劃，您可能會發現 70% 的工單是「密碼重設」或「軟體存取」請求。這些是純粹的執行節點。如果您專門規劃這些步驟，AI 就可以完全處理它們，讓您的人員去處理真正需要大腦判斷的複雜、非線性問題。

不進行規劃的代價

我看到有些企業每月花費 £2,000 聘請「AI 轉型顧問」，而這些顧問前三個月只是在試圖搞清楚這家公司究竟是如何運作的。您可以在 30 天內免費自己完成這項工作。

如果您跳過這一步，您很可能會掉進「訂閱陷阱 (Subscription Sinkhole)」——支付五種不同的 AI 工具費用，但它們彼此互不通話，且實際上並未節省任何時間，因為您的團隊仍然忙於手動橋接它們之間的間隙。

您的 AI 就緒清單

在您於 aiaccelerating.com 註冊第一個工具之前，請確保您能回答這三個問題：

1. 數據是否結構化？ 如果 AI 需要的信息埋在 PDF 或混亂的收件箱中，AI 將會失敗。
2. 流程是否為線性？ 您能否在不使用「有時」這個詞的情況下畫出該任務的流程圖？
3. 「成功指標」是什麼？ 您將如何知道 AI 是否比它所協助的人類做得更好？

AI 轉型是 10% 的技術加上 90% 的心理與流程。請在接下來的 30 天花精力在那 90% 上。您的利潤將會感謝您。