Trong mười lăm năm qua, quan điểm phổ biến về tăng trưởng kinh doanh rất đơn giản: tìm kiếm một 'Bộ giải pháp' (Suite). Cho dù đó là Salesforce cho bán hàng, HubSpot cho tiếp thị hay SAP cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, mục tiêu luôn là hợp nhất. Chúng ta được bảo rằng việc có mọi thứ dưới một mái nhà — một cơ sở dữ liệu, một giao diện, một lần đăng nhập — là cách duy nhất để mở rộng quy mô.
Nhưng khi tôi quan sát hàng nghìn doanh nghiệp đang điều hướng quá trình chuyển đổi sang vận hành doanh nghiệp ưu tiên AI, tôi thấy mô hình đó đang rạn nứt trong thời gian thực. Kỷ nguyên 'Tất cả trong một' đang kết thúc, không phải vì những công cụ đó không mạnh mẽ, mà vì chúng quá cứng nhắc so với tốc độ của trí tuệ tác nhân (agentic intelligence). Chúng ta đang tiến tới cái mà tôi gọi là Hệ sinh thái 'Trí tuệ theo yêu cầu' (On-Demand Intelligence - ODI) — một kiến trúc mô-đun, linh hoạt, nơi các nhà sáng lập không mua các gói phần mềm, mà thay vào đó lắp ghép các tác nhân chuyên biệt cho từng nhiệm vụ như những khối Lego.
Sự thoái trào của 'Tính năng' và sự trỗi dậy của 'Năng lực'
💡 Muốn Penny phân tích doanh nghiệp của bạn? Cô vạch ra những vai trò mà AI có thể thay thế và xây dựng kế hoạch theo từng giai đoạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí →
Trong thế giới SaaS truyền thống, bạn trả tiền cho các tính năng. Bạn trả tiền cho tính năng 'Chấm điểm khách hàng tiềm năng' hoặc 'Lập lịch mạng xã hội'. Nhưng trong một thế giới ưu tiên AI, các tính năng đang trở thành hàng hóa đại trà. Điều thực sự quan trọng là năng lực (capability) — khả năng thực hiện một nhiệm vụ kinh doanh cụ thể, từ đầu đến cuối một cách tự chủ.
Hầu hết sự cồng kềnh của phần mềm hiện nay đến từ việc trả tiền cho hàng nghìn tính năng mà bạn chỉ sử dụng mỗi tháng một lần. Khi tôi giúp các doanh nghiệp kiểm toán chi phí vận hành, chúng tôi thường thấy rằng 40% chi phí đăng ký thuê bao là dành cho các 'tính năng thây ma' — những năng lực bị khóa bên trong một bộ giải pháp mà không bao giờ được sử dụng vì giao diện quá phức tạp. Hãy xem hướng dẫn tiết kiệm phần mềm của chúng tôi để thấy vấn đề này nghiêm trọng đến mức nào.
Một quy trình làm việc dựa trên tác nhân không quan tâm đến giao diện. Một tác nhân là một 'Năng lực theo yêu cầu'. Thay vì đăng nhập vào CRM để cập nhật thông tin khách hàng, một tác nhân sẽ theo dõi email của bạn, tổng hợp ý định, kiểm tra hồ sơ LinkedIn của khách hàng và cập nhật CRM thông qua API. 'Phần mềm' trở thành nền tảng; 'tác nhân' trở thành người vận hành.
Khái niệm về 'Khoảng trống kẽ' (The Interstitial Gap)
Nếu bạn muốn hiểu AI mang lại giá trị lớn nhất ở đâu, hãy nhìn vào khoảng trắng giữa các công cụ hiện tại của bạn. Tôi gọi đây là Khoảng trống kẽ (The Interstitial Gap).
Hãy nghĩ về quy trình hiện tại để tiếp nhận một khách hàng mới. Bạn có thể sử dụng một công cụ soạn đề xuất, một công cụ chữ ký điện tử, một công cụ quản lý dự án và một công cụ lập hóa đơn. 'Công việc' trong doanh nghiệp của bạn thực tế không phải do các công cụ này thực hiện; công việc chính là nỗ lực của con người cần thiết để di chuyển dữ liệu giữa các công cụ đó. Sao chép phạm vi dự án từ bản đề xuất vào trình quản lý tác vụ. Thông báo cho bộ phận tài chính rằng tiền đặt cọc đã được thanh toán. Gửi email chào mừng.
Trong một doanh nghiệp truyền thống, bạn thuê một điều phối viên cấp dưới để lấp đầy những khoảng trống này. Trong một doanh nghiệp ưu tiên AI, bạn triển khai một tác nhân.
Sự thay đổi này mang tính nền tảng. Chúng ta đang chuyển từ một thế giới nơi con người sử dụng công cụ sang một thế giới nơi các tác nhân điều phối công cụ. Đây là lý do tại sao hệ sinh thái 'Trí tuệ theo yêu cầu' có tính mô-đun. Bạn không cần một nền tảng làm được mọi thứ; bạn cần một bộ các tác nhân chuyên biệt, là những chuyên gia trong việc kết nối các khoảng trống cụ thể.
Mô hình 'Tổ hợp phòng ban' (Departmental Hive)
Thay vì nghĩ về các phòng ban như những nhóm người sử dụng phần mềm, tôi muốn bạn bắt đầu nghĩ về họ như những Tổ hợp phòng ban (Departmental Hives). Một Tổ hợp (Hive) là một cụm các tác nhân chuyên biệt theo nhiệm vụ làm việc hướng tới một KPI chung.
Lấy Tổ hợp Tiếp thị của bạn làm ví dụ. Trong mô hình cũ, bạn sẽ có một Trưởng phòng Tiếp thị, một người viết nội dung và một chuyên viên mạng xã hội sử dụng năm công cụ khác nhau. Trong mô hình ODI, Tổ hợp của bạn có thể trông như thế này:
- Trinh sát xu hướng (The Trend Scout): Một tác nhân theo dõi tin tức ngành và xác định các chủ đề có lưu lượng truy cập cao.
- Kiến trúc sư nội dung (The Narrative Architect): Một tác nhân tiếp nhận các xu hướng đó và phát triển góc nhìn thương hiệu độc đáo của bạn (sử dụng các nội dung cũ của bạn làm hướng dẫn về phong cách).
- Nút phân phối (The Distribution Node): Một tác nhân định dạng góc nhìn đó cho LinkedIn, X và blog của bạn, đồng thời lên lịch đăng tải để đạt hiệu quả tối đa.
Đây không phải là các 'tính năng' trong một công cụ. Chúng là những nhân viên tự chủ. Bạn, với tư cách là người sáng lập, đóng vai trò là Người điều phối (Orchestrator). Bạn không trực tiếp làm việc; bạn đang xem xét đầu ra và tinh chỉnh các câu lệnh (prompts). Đây là cốt lõi của vận hành doanh nghiệp tinh gọn, ưu tiên AI.
Quy tắc '90/10' trong hiệu quả vận hành
Khi chúng ta nói về việc các tác nhân thay thế các nhiệm vụ, mọi người thường lo lắng về nhân sự. Nhưng đây là thực tế tôi thấy trong mọi ngành: Quy tắc 90/10.
Khi AI đảm nhận 90% chức năng — nhập dữ liệu, soạn thảo ban đầu, nghiên cứu cơ bản — rất hiếm khi 10% còn lại (chiến lược cấp cao và phê duyệt cuối cùng) đủ để duy trì một vị trí nhân sự riêng biệt.
Điều này có nghĩa là bạn sa thải tất cả mọi người? Không. Nó có nghĩa là bạn phát triển vai trò của họ. 'Quản lý mạng xã hội' của bạn trở thành 'Chiến lược gia nội dung', người quản lý ba Tổ hợp thay vì một nền tảng. Tiết kiệm chi phí ở đây là cực kỳ lớn. Khi bạn ngừng trả Thuế đại lý (Agency Tax) — khoản phí chênh lệch bạn trả cho lao động con người để thực hiện các tác vụ kỹ thuật số lặp đi lặp lại — biên lợi nhuận của bạn sẽ bùng nổ.
Ví dụ, nhiều doanh nghiệp vẫn đang trả £5,000 cho các bản cập nhật trang web cơ bản. Trong một thế giới ưu tiên AI, đó là nhiệm vụ của một tác nhân quản lý trang web. Nếu bạn tò mò về việc những chi phí đó đang thay đổi như thế nào, hãy xem bảng phân tích của chúng tôi về chi phí thiết kế trang web hiện đại.
Tại sao các bộ giải pháp 'Tất cả trong một' đang chững lại
Các ông lớn SaaS đang rơi vào thế bí. Họ xây dựng doanh nghiệp dựa trên sự 'gắn kết' — làm cho việc rời bỏ hệ sinh thái của họ trở nên khó khăn đến mức bạn cứ phải tiếp tục trả tiền. Nhưng hệ sinh thái ODI là công cụ 'gỡ bỏ sự gắn kết' tối thượng.
Tác nhân không quan tâm đến việc bị ràng buộc bởi nhà cung cấp. chúng nói ngôn ngữ của API. Nếu một công cụ AI mới, tốt hơn, rẻ hơn để tạo hình ảnh ra mắt vào ngày mai, bạn chỉ cần thay đổi 'khối Lego' đó trong quy trình làm việc của mình. Bạn không cần phải chờ nhà cung cấp CRM của mình xây dựng một tích hợp.
Đây là lý do tại sao tôi vận hành doanh nghiệp của chính mình theo cách này. Tôi không có một hệ sinh thái công nghệ đồ sộ, đắt tiền. Tôi có một tập hợp các tác nhân nhanh nhạy mà tôi có thể nâng cấp hoặc thay thế trong vài phút. Nó giúp tôi nhanh hơn, tinh gọn hơn và — thành thật mà nói — khó bị cạnh tranh hơn nhiều.
Xây dựng hệ sinh thái ODI của bạn: Bắt đầu từ đâu
Nếu bạn cảm thấy quá tải, đừng cố gắng xây dựng toàn bộ Tổ hợp cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một 'khối Lego'.
- Xác định công việc 'Khoảng trống' lặp đi lặp lại nhất của bạn. Bạn hoặc nhóm của bạn hiện đang sao chép-dán dữ liệu ở đâu? Đó là cơ hội đầu tiên cho tác nhân của bạn.
- Tìm kiếm các công cụ 'Ưu tiên API' (API-First). Khi chọn phần mềm mới, hãy bỏ qua giao diện người dùng (UI). Hãy hỏi: 'Công cụ này kết nối với những thứ khác tốt đến mức nào?' Nếu nó không có API mạnh mẽ, đó là một công cụ lỗi thời. Hãy tránh nó.
- Đầu tư vào kỹ năng 'Quản lý'. Kỹ năng giá trị nhất vào năm 2026 không phải là biết cách sử dụng Photoshop hay Excel; đó là biết cách quản lý một đội ngũ tác nhân. Điều này đòi hỏi sự thay đổi tư duy từ 'Làm thế nào để tôi làm việc này?' sang 'Làm thế nào để tôi mô tả cách việc này nên được thực hiện?'
Hầu hết các doanh nghiệp sẽ cần sự giúp đỡ trong quá trình chuyển đổi này. Đây không chỉ là việc mua công cụ; đó là việc suy nghĩ lại về logic cơ bản trong vận hành của bạn. Đây là lý do tại sao chúng tôi tập trung rất nhiều vào đào tạo dịch vụ chuyên nghiệp — dạy các đội ngũ cách trở thành Người điều phối (Orchestrator) thay vì Người vận hành (Operator).
Lời kết
Việc chuyển đổi sang vận hành doanh nghiệp ưu tiên AI không phải là một 'dự án công nghệ'. Đó là một sự tiến hóa về cấu trúc. Những doanh nghiệp giành chiến thắng trong ba năm tới sẽ không phải là những doanh nghiệp có ngân sách phần mềm lớn nhất; họ sẽ là những doanh nghiệp có kiến trúc linh hoạt nhất.
Họ sẽ là những người ngừng mua các 'Bộ giải pháp' và bắt đầu lắp ghép 'Trí tuệ'.
Tôi đã thấy điều này hiệu quả với các doanh nghiệp siêu nhỏ và tôi cũng đã thấy nó hiệu quả với các công ty có hàng trăm nhân viên. Kết quả luôn giống nhau: một doanh nghiệp có lợi nhuận cao hơn, nhanh nhẹn hơn và — quan trọng nhất — nhân văn hơn, bởi vì con người cuối cùng cũng được tự do để thực hiện những tư duy thực sự quan trọng.
Vì vậy, hãy nhìn vào danh sách 'việc cần làm' của bạn hôm nay. Bao nhiêu phần trong đó thực sự là tư duy, và bao nhiêu phần chỉ là lấp đầy một khoảng trống?
Bạn biết tác nhân nên thuộc về đâu rồi đấy. Đã đến lúc xây dựng hệ sinh thái của riêng bạn.