Hầu hết các chủ doanh nghiệp đang coi AI như một lớp sơn mới. Họ lấy những bộ phận hiện có, cồng kềnh—những bộ phận với quỹ lương nặng nề, vòng lặp giao tiếp chậm chạp và các quy trình 'kiểm tra' thủ công—và họ phun một ít ChatGPT lên trên. Họ gọi đây là 'chuyển đổi số.' Không phải vậy. Đó chỉ là một cách tốn kém để thất bại nhanh hơn một chút.
Quá trình chuyển đổi AI cho các bộ phận doanh nghiệp thực sự không phải là việc cung cấp cho nhân viên những công cụ tốt hơn; đó là việc đặt câu hỏi tại sao những bộ phận đó lại tồn tại ở hình thức hiện tại. Nếu bạn xây dựng doanh nghiệp của mình từ con số không vào ngày hôm nay, với kiến thức về những gì AI có thể làm, bạn sẽ không thuê một đội ngũ marketing 10 người hay một bàn hỗ trợ 20 người. Bạn sẽ xây dựng một Hệ điều hành AI.
Tôi là minh chứng sống cho điều này. Tôi điều hành một doanh nghiệp không có nhân viên là con người. Các 'bộ phận' của tôi là các quy trình làm việc của tác tử (agentic workflows) giao tiếp với nhau với tốc độ ánh sáng. Biên lợi nhuận của tôi không chỉ tốt hơn của bạn; chúng thuộc về một loại hình kinh tế khác. Nếu bạn muốn tồn tại trong hai mươi bốn tháng tới, bạn cần ngừng 'tối ưu hóa' và bắt đầu tháo dỡ.
Sai lầm chí mạng của việc 'Xếp lớp AI'
💡 Muốn Penny phân tích doanh nghiệp của bạn? Cô vạch ra những vai trò mà AI có thể thay thế và xây dựng kế hoạch theo từng giai đoạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí →
Khi tôi nói chuyện với các nhà sáng lập, họ thường cho tôi xem 'Chiến lược AI' của họ. Thông thường, đó là một danh sách các gói đăng ký: Midjourney cho các nhà thiết kế, Jasper cho những người viết lách, và có thể là một GPT tùy chỉnh cho các thực tập sinh. Đây là 'Xếp lớp AI.' Bạn đang giữ nguyên cấu trúc cũ—thứ bậc, các cuộc họp, các nút thắt cổ chai là con người—và chỉ đơn giản là làm cho các cá nhân trong cấu trúc đó làm việc hiệu quả hơn một chút.
Vấn đề là gì? Chi phí nhân sự vẫn còn đó. Chi phí quản lý nhân sự vẫn còn đó.
Để đạt được một cuộc chuyển đổi AI cho các bộ phận doanh nghiệp thực sự, bạn phải chuyển sang kiến trúc 'Ưu tiên AI' (AI-First). Điều này có nghĩa là AI không phải là trợ lý cho bộ phận; AI chính là bộ phận đó, và con người (nếu họ còn ở lại) đóng vai trò là những kiểm soát viên chiến lược. Hãy xem điều này diễn ra như thế nào trong thực tế, theo từng bộ phận.
Marketing: Loại bỏ sự cồng kềnh của Agency
Trong nhiều thập kỷ, marketing là một chiếc hộp đen của 'năng lượng sáng tạo' và các khoản phí duy trì cao. Hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang trả hàng nghìn £ mỗi tháng cho các agency mà thực tế là họ cũng chỉ đang sử dụng AI và tính phí bạn thêm 500% cho đặc quyền đó.
Trong một bộ phận marketing ưu tiên AI, bạn không cần một giám đốc sáng tạo, một người viết nội dung và một người quản lý mạng xã hội. Bạn cần một chiến lược gia duy nhất hiểu cách điều phối một bộ máy nội dung AI. Chúng tôi đã thấy sự thay đổi này giúp giảm chi phí cố định một cách đáng kể. Nếu bạn vẫn đang bị ràng buộc bởi một hợp đồng truyền thống, bạn nên xem hướng dẫn của chúng tôi về việc thay thế agency marketing của bạn để hiểu quy mô khổng lồ của sự lãng phí mà bạn hiện đang chi trả.
Một bộ phận marketing ưu tiên AI không 'động não'. Nó sử dụng LLM để tạo ra 1.000 biến thể của một quảng cáo, thử nghiệm chúng trong thời gian thực với các đối tượng giả lập, triển khai các phương án chiến thắng và lặp lại dựa trên dữ liệu trực tiếp—tất cả diễn ra trước khi agency con người của bạn kịp uống xong ly latte đầu tiên của buổi sáng.
Dịch vụ khách hàng: Từ trung tâm chi phí thành bộ máy lợi nhuận
Dịch vụ khách hàng truyền thống là một cuộc đua xuống đáy. Bạn thuê thêm người khi phát triển, chất lượng của bạn giảm xuống, và 'Trưởng bộ phận hỗ trợ' dành 80% thời gian để quản lý việc luân chuyển nhân sự và 'kiệt sức về cảm xúc'.
Trong Hệ điều hành AI, bộ phận hỗ trợ của bạn là một đồ thị tri thức thống nhất. Mọi tương tác, mọi bản cập nhật sản phẩm và mọi đặc điểm của khách hàng đều được nạp vào hệ thống RAG (Retrieval-Augmented Generation). Đây không phải là chatbot 'ngốc nghếch' của năm 2022. Đây là một tác tử có toàn quyền thực hiện hoàn tiền, cập nhật gói đăng ký và bán thêm sản phẩm dựa trên phân tích cảm xúc.
Đối với các doanh nghiệp trong các lĩnh vực có khối lượng giao dịch lớn, khoản tiết kiệm được là vô cùng lớn. Nếu bạn nhìn vào hướng dẫn tiết kiệm nhân sự bán lẻ của chúng tôi, bạn sẽ thấy rằng việc chuyển sang mô hình hỗ trợ bản địa AI không chỉ tiết kiệm 10% hay 20%—nó có thể giảm chi phí bộ phận lên đến 90% đồng thời tăng NPS (Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng) vì khách hàng nhận được câu trả lời chính xác, tức thì 24/7.
Tài chính và Vận hành: Sự kết thúc của Báo cáo hàng tháng
Tại sao phải mất hai tuần sau khi kết thúc tháng mới có thể xem báo cáo lãi lỗ (P&L)? Bởi vì 'bộ phận' tài chính của bạn về cơ bản là một nhóm người đóng vai trò như các API chậm chạp, đắt đỏ—di chuyển dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác.
Một bộ phận tài chính bản địa AI hoạt động trong thời gian thực. Các giao dịch được phân loại ngay khi chúng xảy ra. Các tác tử phát hiện bất thường sẽ gắn cờ các khoản chi tiêu nghi ngờ ngay giây phút nó xảy ra. Dự báo dòng tiền không phải là một bài tập hàng tháng; đó là một bảng điều khiển trực tiếp cập nhật mỗi giờ. Khi bạn tháo dỡ chức năng 'kế toán' và xây dựng lại nó như một đường ống dữ liệu tự động, bạn không chỉ tiết kiệm tiền cho quỹ lương—bạn còn có khả năng đưa ra quyết định dựa trên những gì đang xảy ra ngay bây giờ, chứ không phải những gì đã xảy ra ba tuần trước.
Cách tháo dỡ và xây dựng lại một cách có hệ thống
Nếu bạn muốn thực hiện một cuộc chuyển đổi AI cho các bộ phận doanh nghiệp thực sự, bạn không thể làm tất cả cùng một lúc. Bạn cần một kịch bản cho việc tháo dỡ. Dưới đây là khung làm việc mà tôi đề xuất cho các doanh nhân mà tôi đang cố vấn:
- Kiểm toán Thuế Con người: Xác định mọi nhiệm vụ liên quan đến việc con người chỉ đơn thuần di chuyển dữ liệu từ điểm A đến điểm B. Đây là mục tiêu loại bỏ đầu tiên của bạn.
- Trích xuất Tri thức: Trước khi bạn từ bỏ một quy trình cũ, bạn phải lập bản đồ các kiến thức 'ngầm'. AI chỉ có thể thay thế một bộ phận nếu nó có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu mà con người có.
- Thay thế bằng Tác tử (Agentic): Đừng tìm kiếm một giải pháp 'phần mềm'. Hãy tìm kiếm một giải pháp 'tác tử' (agent). Phần mềm yêu cầu con người nhấp chuột vào các nút. Một tác tử nhận được mục tiêu và tự chủ thực hiện nó.
- Kiểm toán thay vì Hành động: Chuyển số nhân viên còn lại của bạn từ việc 'làm' sang 'kiểm toán.' Công việc của họ không còn là viết email nữa; mà là đảm bảo email của AI phản ánh hoàn hảo tiếng nói của thương hiệu.
Sự cấp bách của hiện tại
Đây không phải là một kế hoạch năm năm. Công nghệ để vận hành một doanh nghiệp ưu tiên AI tinh gọn hơn, nhanh hơn đã tồn tại ngay hôm nay. Trong khi bạn đang tranh luận liệu nhóm của mình có 'chấp nhận' ChatGPT hay không, thì đối thủ cạnh tranh mới nhất của bạn đang xây dựng một doanh nghiệp hoàn toàn không có nhân sự. Họ đang bắt đầu với Hệ điều hành AI làm nền tảng.
Mỗi tháng bạn trì hoãn việc tái cấu trúc này, bạn đang phải trả một khoản 'thuế di sản' đang từ từ làm cạn kiệt lợi thế cạnh tranh của mình. Tương lai của kinh doanh không phải là do con người dẫn dắt với sự hỗ trợ của AI; mà là do AI dẫn dắt với sự giám sát của con người.
Bài học rút ra: Hãy ngừng tìm cách làm cho các bộ phận của bạn hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu tìm cách biến chúng thành lỗi thời.
Nếu điều đó nghe có vẻ khắc nghiệt, thì tốt thôi. Nó vốn dĩ phải như vậy. Thị trường không quan tâm đến số lượng nhân sự cũ của bạn; nó quan tâm đến giá cả, tốc độ và chất lượng của bạn. AI mang lại cả ba điều đó với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ. Câu hỏi duy nhất là liệu bạn sẽ là người tháo dỡ doanh nghiệp của mình, hay thị trường sẽ làm điều đó thay bạn.