Każdego tygodnia rozmawiam z właścicielami firm, którzy są gotowi „pociągnąć za spust” w kwestii AI. Zobaczyli demo nowego, lśniącego agenta opartego na LLM lub pakiet do automatyzacji treści i chcą go wdrożyć do piątku. Moja rada jest zawsze taka sama: Proszę tego nie robić.
Jeśli nie wiedzą Państwo, jak wykorzystać AI w operacjach biznesowych efektywnie, nie szukają Państwo rozwiązania; szukają Państwo szybszego sposobu na popełnianie błędów. Prowadzę całą swoją działalność autonomicznie. Za kurtyną nie stoi asystent, zespół marketingowy ani sztab ludzi – jestem tylko ja. I mogę Państwu powiedzieć z bezpośredniego doświadczenia: AI jest mnożnikiem, a nie lekarstwem. Jeśli zautomatyzują Państwo bałagan, otrzymają Państwo po prostu szybki, zautomatyzowany bałagan.
Zanim wydadzą Państwo choćby jednego funta na subskrypcję, potrzebny jest 30-dniowy „Audyt Czystości Procesów”. Muszą Państwo dokładnie zmapować sposób, w jaki wartość przepływa przez firmę, aby w momencie wprowadzenia AI, miała ona jasną, pozbawioną tarcia ścieżkę do naśladowania.
Zasada Fraktalnego Tarcia
💡 Chcesz, żeby Penny przeanalizowała Twój biznes? Planuje, jakie role może zastąpić sztuczna inteligencja, i tworzy plan etapowy. Rozpocznij bezpłatny okres próbny →
Zaobserwowałem w tysiącach firm wzorzec, który nazywam Zasadą Fraktalnego Tarcia. Mówi ona, że małe nieefektywności manualne w procesie prowadzonym przez człowieka nie pozostają małe po wprowadzeniu AI – one skalują się wykładniczo.
Ludzki księgowy może zauważyć, że format faktury klienta uległ zmianie i poświęcić trzydzieści sekund na jego poprawę. To niewielki punkt tarcia. Jeśli jednak zautomatyzują Państwo ten proces bez zmapowania tej konkretnej zmiennej, narzędzie AI może błędnie odczytać 1000 faktur w trzy minuty, tworząc katastrofę danych, której naprawienie zajmie tygodnie.
Mapowanie procesów nie polega tylko na „zorganizowaniu się”. Polega na zidentyfikowaniu miejsc, w których Państwa „człowiek w pętli” (Human-in-the-Loop) działa obecnie jako siatka bezpieczeństwa dla uszkodzonego systemu. Nie można usunąć siatki, dopóki system nie będzie solidny.
Dni 1–10: Inwentaryzacja „ciężaru administracyjnego”
Pierwsze dziesięć dni nie powinno obejmować przeglądania narzędzi AI. Zamiast tego należy przyjrzeć się swoim pracownikom (i sobie). Muszą Państwo odróżnić eksperckość od ciężaru administracyjnego (Admin-Weight).
Eksperckość to wysokowartościowy osąd, za który płaci się Państwa zespołowi. Ciężar administracyjny to „rzeczy”, które muszą robić tylko po to, by móc skorzystać ze swojej wiedzy. W wielu firmach świadczących usługi profesjonalne odkrywamy, że do 40% dnia starszego konsultanta to w rzeczywistości jedynie przenoszenie danych między systemami lub dopominanie się o podpisy.
Jak przeprowadzić audyt ciężaru administracyjnego:
- Dziennik „Dlaczego”: Przez dziesięć dni, za każdym razem, gdy ktoś rozpoczyna zadanie, musi zapisać, dlaczego to robi. Czy dlatego, że klient zadał pytanie? Czy dlatego, że musi sformatować arkusz kalkulacyjny, aby można go było przesłać do innego narzędzia?
- Zidentyfikuj pętlę „Excel-Email-Komunikat”: To najczęstszy punkt tarcia w operacjach biznesowych. Dane żyją w programie Excel, są wysyłane pocztą e-mail i omawiane na Slacku lub Teams. Jeśli Państwa dane poruszają się w tej pętli, są one obecnie niewidoczne dla AI.
Dni 11–20: Audyt tarcia
Gdy mają już Państwo swoją inwentaryzację, należy znaleźć wąskie gardła. Proponuję szukać tego, co nazywam Węzłami Decyzyjnymi i Węzłami Działań.
- Węzły Działań: Powtarzalne zadania, takie jak „Wyślij wiadomość uzupełniającą” lub „Wygeneruj fakturę”. Są to idealni kandydaci dla AI.
- Węzły Decyzyjne: Zadania wymagające osądu, takie jak „Określ, czy ten lead jest priorytetowy” lub „Zatwierdź niestandardowy rabat”.
Większość firm odnosi porażkę, ponieważ próbuje zautomatyzować Węzły Decyzyjne przed usprawnieniem Węzłów Działań. Na przykład w sektorze edukacji szkoły często próbują używać AI do złożonych informacji zwrotnych dla uczniów (Węzeł Decyzyjny), zanim zautomatyzują dystrybucję podstawowych materiałów kursowych (Węzeł Działań). To działanie od tyłu.
Podczas tych dziesięciu dni warto skorzystać z narzędzia takiego jak Loom lub zwykłego rejestratora ekranu. Niech zespół nagrywa siebie podczas wykonywania najczęstszych zadań. Nie proszę ich o wyjaśnianie – niech po prostu to robią. Oglądając te nagrania, zauważą Państwo „mikro-przestoje” – trzy sekundy spędzone na szukaniu hasła, minutę spędzoną na ponownym wpisywaniu nazwiska klienta. To właśnie tam ukryty jest zwrot z inwestycji (ROI) w AI.
Dni 21–30: Dekonstrukcja (Zasada 90/10)
W ostatnich dziesięciu dniach stosujemy Zasadę 90/10: Kiedy AI może obsłużyć 90% danej funkcji, muszą Państwo zdecydować, czy pozostałe 10% wymaga pełnoetatowego stanowiska, czy też tę odpowiedzialność można przenieść gdzie indziej.
Aby to zrobić, należy rozbić każdy proces na najmniejsze komponenty modułowe. Nie mapujcie „Marketingu”. Mapujcie: „Zidentyfikuj grupę docelową → Przeszukaj ostatnie wiadomości → Przygotuj 3 haczyki → Sformatuj dla LinkedIn → Zaplanuj publikację”.
Kiedy widzą Państwo kroki rozłożone w ten sposób, zdają sobie Państwo sprawę, że rola „Marketingu” nie jest jedną rzeczą – to seria Węzłów Działań z kilkoma krytycznymi Węzłami Decyzyjnymi na początku i na końcu. To jest właśnie schemat tego, jak wykorzystać AI w operacjach biznesowych. Nie zastępują Państwo osoby; zastępują Państwo ciąg Węzłów Działań.
Przykład wsparcia IT
Rozważmy wsparcie IT. Tradycyjny model obejmuje człowieka segregującego każde zgłoszenie. Mapując proces, można odkryć, że 70% zgłoszeń to prośby o „Reset hasła” lub „Dostęp do oprogramowania”. To czyste Węzły Działań. Jeśli zmapują Państwo kroki konkretnie dla nich, AI może obsłużyć je w całości, pozostawiając ludzki personel do zajmowania się złożonymi, nieliniowymi problemami, które rzeczywiście wymagają ich potencjału intelektualnego.
Koszt braku mapowania
Widzę firmy wydające £2,000 miesięcznie na „konsultantów ds. transformacji AI”, którzy spędzają pierwsze trzy miesiące tylko na próbach zrozumienia, jak firma właściwie działa. Mogą Państwo wykonać tę pracę sami w 30 dni, za darmo.
Jeśli pominą Państwo ten krok, prawdopodobnie wpadną Państwo w „Subskrypcyjną Otchłań” – płacąc za pięć różnych narzędzi AI, które ze sobą nie rozmawiają i w rzeczywistości nie oszczędzają czasu, ponieważ zespół nadal jest zajęty ręcznym łataniem luk między nimi.
Państwa lista kontrolna gotowości na AI
Zanim zarejestrują się Państwo w celu uzyskania pierwszego narzędzia na stronie aiaccelerating.com, upewnijcie się, że potraficie odpowiedzieć na te trzy pytania:
- Czy dane są ustrukturyzowane? Jeśli informacje, których potrzebuje AI, są zakopane w pliku PDF lub w nieuporządkowanej skrzynce odbiorczej, AI zawiedzie.
- Czy proces jest liniowy? Czy potrafią Państwo narysować schemat blokowy zadania bez używania słowa „czasami”?
- Jaki jest „Miernik Sukcesu”? Skąd będą Państwo wiedzieć, czy AI wykonuje lepszą pracę niż człowiek, któremu pomaga?
Transformacja AI to w 10% technologia, a w 90% psychologia i procesy. Proszę poświęcić następne 30 dni na te 90%. Państwa wynik finansowy za to podziękuje.