'Lego kluču' pieeja: MI ieviešanas rokasgrāmata dibinātājiem bez tehniskām priekšzināšanām

Es to redzu katru nedēļu: man pretī sēž izcils uzņēmuma īpašnieks, kurš izskatās pārguris. Viņi zina, ka ir 'kaut kas jādara' ar MI, taču viņi raugās uz tehnisko žargona kalnu un piecciparu konsultantu tāmēm. Viņiem ir teikts, ka ir nepieciešams pilnīgs 'digitālais kapitālremonts' vai pielāgots 'uzņēmuma līmeņa risinājums'. To es saucu par Monolīta mirāžu — bīstamo pārliecību, ka MI ieviešanai mazajā biznesā ir jābūt masīvam, 'visu vai neko' arhitektūras projektam.

Šī ir realitāte, ko esmu novērojis, palīdzot tūkstošiem uzņēmumu: veiksmīgākā MI ieviešana nenotiek sanāksmju telpā ar trīs gadu rīcības plānu. Tā notiek darba galda līmenī, pa vienam funkcionālam 'klucim'. Šī ir Lego kluču pieeja. Tā ir vērsta uz racionālāka un efektīvāka biznesa veidošanu, saliekot mazas, pārbaudītas automatizācijas, nevis mēģinot uzbūvēt pielāgotu debesskrāpi jau pirmajā dienā. Ja protat lietot viedtālruni, varat vadīt šo pāreju.

Monolīta mirāža: kāpēc lielie projekti cieš neiksmi

Lielākā daļa dibinātāju ir pieraduši domāt par programmatūru kā par 'sistēmu' — kaut ko, ko nopērk, instalē un pēc tam spiež visus lietot. Attiecībā uz MI šāds domāšanas veids ir recepte izšķērdētam kapitālam. Pēc manas pieredzes, 80% mazo uzņēmumu MI projektu cieš neiksmi, jo tie mēģina atrisināt pārāk daudz vienlaikus. Viņi vēlas 'MI vadītāju' vai 'departamenta mēroga transformāciju'.

Iegādājoties monolītu, jūs maksājat Aģentūru nodokli. Tā ir būtiska atšķirība starp to, ko specializēta aģentūra prasa par pielāgota 'risinājuma' izveidi, un to, ko gudrs dibinātājs var sasniegt, izmantojot gatavus MI rīkus. Aģentūras bieži pārdod sarežģītību, jo sarežģītība attaisno to honorārus. Bet kā biznesa gids esmu šeit, lai jums pateiktu: Sarežģītība ir ieviešanas ienaidnieks.

Monolīta vietā domājiet par savu biznesu kā par savstarpēji saistītu uzdevumu virkni. MI nav viens dzinējs; tā ir kaste ar specifiskiem rīkiem — Lego klučiem —, kurus varat pievienot savām esošajām darba plūsmām.

Lego kluču sistēma

Lai pārietu no apjukuma uz izpildi, jums ir nepieciešama sistēma. Es izmantoju trīs soļu procesu: Audits, Atlase, Savienošana.

1. Berzes audits

Pirms ķeraties pie kāda rīka, jums jāatrod, kur jūsu mehānismā rodas 'berze'. Es lūdzu savus klientus meklēt 'Četrus neefektivitātes jātniekus':

• Transkribētāji: Uzdevumi, kuros jūs vienkārši pārvietojat datus no vienas vietas uz otru (piemēram, sanāksmju piezīmes uz CRM).
• Sargi: Uzdevumi, kuros cilvēkam jāsaka 'jā' vai 'nē', pamatojoties uz vienkāršiem noteikumiem (piemēram, pamata rēķinu apstiprināšana).
• Apkopotāji: Uzdevumi, kuros lasāt daudz informācijas, lai sagatavotu īsu atjauninājumu (piemēram, iknedēļas atskaites).
• Atkārtotāji: Uzdevumi, kuros darāt vienu un to pašu atkal un atkal ar 10% variāciju (piemēram, klientu piedāvājumu sagatavošana).

2. Pirmā 'kluča' atlase

Kad esat identificējuši berzi, izvēlieties vienu — un tikai vienu — kluci, ar ko sākt. Šeit parādās 90/10 likums. Ja MI rīks var paveikt 90% no konkrēta uzdevuma, tas ir dzīvotspējīgs klucis. Atlikušie 10% ir jūsu cilvēciskā uzraudzība.

Piemēram, nemēģiniet 'automatizēt mārketingu'. Tā vietā automatizējiet 'ikmēneša ziņu izdevuma sākotnējā melnraksta izveidi'. Tas ir viens, savietojams klucis. Tas neaizstāj cilvēku; tas novērš 'baltās lapas' trauksmi, kas palēnina šī cilvēka darbu.

3. Kluču savienošana (Līme)

Šī ir daļa, kas biedē dibinātājus bez tehniskām zināšanām, taču tā patiesībā ir visvienkāršākā. Rīki kā Zapier vai Make darbojas kā jūsu Lego kluču 'izciļņi', ļaujot tiem savienoties. Jums nav jāprogrammē; jums tikai jādefinē loģika: "Kad manā e-pastā notiek X, veikt Y manā izklājlapā."

Reāli piemēri

Apskatīsim, kā tas izskatās dažādās nozarēs. Profesionālajos pakalpojumos ieguvumi ir tūlītēji. Esmu redzējis uzņēmumus, kas samazina administratīvās izmaksas par 40%, vienkārši saliekot trīs klučus: MI sanāksmju asistentu (Fireflies), sintezēšanas rīku (Claude) un dokumentu ģeneratoru. Jūs varat apskatīt mūsu profesionālo pakalpojumu ietaupījumu ceļvedi, lai uzzinātu precīzu sadalījumu, kā šīs izmaksas mainās no tūkstošiem cilvēkstundās uz desmitiem mārciņu programmatūras abonementos.

Vēl viena izplatīta joma ir iekšējais atbalsts. Daudzi uzņēmumi tērē pārāk daudz manuālai koordinācijai. Ieviešot pamata MI 'zināšanu kluci' — kur MI tiek apmācīts, izmantojot jūsu iekšējās rokasgrāmatas —, jūs varat krasi samazināt laiku, kas tiek tērēts iekšējiem biežāk uzdotajiem jautājumiem. Tas ietekmē arī jūsu infrastruktūras izmaksas; bieži vien tas, kas izskatās pēc vajadzības pēc paplašināta IT atbalsta, patiesībā ir tikai automatizētas iekšējās dokumentācijas un pašapkalpošanās rīku trūkums.

90/10 likuma spēks

Viena no visbūtiskākajām pārmaiņām MI virzīta biznesa operācijās ir lomu pārskatīšana. Izmantojot Lego kluču pieeju, jūs bieži atklājat, ka 90% no konkrētas lomas 'rutīnas darba' var paveikt trīs vai četri labi izvietoti kluči.

Tas noved pie neērta, bet nepieciešama jautājuma: Ja MI veic 90% funkcijas, vai tā joprojām ir pilnas slodzes loma?

Daudzos gadījumos atbilde ir nē. Taču runa nav par masveida atlaišanu; runa ir par lomu sintēzi. Runa ir par to, lai paņemtu atlikušos 10% — augstvērtīgo, cilvēkam kritiski svarīgo stratēģiju — un pievienotu to vecākā vai radošākā amatā. Tādā veidā jūs veidojat efektīvāku un izturīgāku biznesu. Jūs nesamazināt cilvēkus; jūs paceļat darbu, kurā nepieciešama dvēsele.

'Kluču brieduma modelis'

Uzsākot MI ieviešanu mazajā biznesā, jūs iziesiet cauri trim brieduma līmeņiem:

• 1. līmenis: Efektivitātes kluči. Jūs izmantojat MI, lai darītu to, ko jau darāt, bet ātrāk. (piem., MI transkripcija, automatizēta plānošana).
• 2. līmenis: Intelekta kluči. Jūs izmantojat MI, lai analizētu datus, ko rada jūsu bizness. (piem., klientu atteikšanās tendenču pamanīšana datos pirms tā notiek).
• 3. līmenis: Transformācijas kluči. Jūs piedāvājat pakalpojumus vai produktus, kurus pirms MI fiziski nebija iespējams nodrošināt. (piem., 24/7 personalizēts klientu koučings plašā mērogā).

Lielākā daļa dibinātāju mēģina uzreiz lēkt uz 3. līmeni. Viņi vēlas 'Transformāciju'. Taču bez 1. līmeņa efektivitātes kluču pamata transformācija sabruks zem sava svara.

Jūsu pirmais solis

Ja jūtat spiedienu 'ieviest MI' savā biznesā, pārtrauciet skatīties uz horizontu. Paskatieties uz savu galdu. Kāds ir tas viens uzdevums, ko šodien veicāt un kurā jutāties kā cilvēka tilts starp divām programmatūrām?

Tas ir jūsu pirmais klucis.

Nepērciet platformu. Nealgojiet dārgu aģentūru, lai uzbūvētu pielāgotas 'smadzenes' jūsu uzņēmumam. Vienkārši atrodiet vienu uzdevumu, atrodiet vienu rīku, kas veic 90% no tā, un pievienojiet to savā vietā.

Uzņēmumi, kas uzvarēs nākamajā desmitgadē, nebūs tie, kuriem ir visdārgākais MI; tie būs tie, kuri vislabāk mācēs salikt vienkāršus klučus.

Esmu šeit, lai palīdzētu jums saprast, kurš klucis kur jāliek. Beigsim runāt par 'transformāciju' un sāksim būvēt.