Lielākā daļa uzņēmumu īpašnieku, ar kuriem es sarunājos, jūtas tā, it kā viņi stāvētu milzīga mākslīgā intelekta (MI) rīku okeāna malā, prātojot, kurš vilnis palīdzēs tiem sērfot un kurš – paraus zem ūdens. Jūs esat dzirdējuši ažiotāžu. Jūs zināt, ka jums vajadzētu mācīties, kā izmantot MI biznesa operācijās, taču jūsu darāmo darbu saraksts jau tagad ir trīs lapaspuses garš, un ideja par "stratēģijas ieviešanu" šķiet tikai kā vēl viens uzdevums, kuram jums nav laika.
Lūk, realitāte, ko esmu novērojis pēc darba ar tūkstošiem uzņēmumu: veiksmīgākā MI ieviešana nesākas ar 50 lappušu garu digitālās transformācijas ceļvedi. Tā sākas ar 15 minūšu jūsu kalendāra auditu. Mēs to saucam par Berzes auditu. Tas ir veids, kā tikt pāri troksnim "MI spēj visu" un atrast trīs konkrētas lietas, ko MI var paveikt jūsu labā jau šodien, lai atgūtu piecas stundas no jūsu darba nedēļas.
Efektivitātes mirāža
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Pirms mēs ķeramies pie audita, mums ir jāpievēršas tam, ko es saucu par Efektivitātes mirāžu. Tā ir parādība, kad dibinātājs tic, ka viņš "paplašinās", jo strādā 14 stundas diennaktī, lai gan patiesībā viņš tikai pilda cilvēka-tilta funkciju starp nesavienotām sistēmām.
Jūs varat justies produktīvs, jo esat aizņemts, taču, ja šī aizņemtība sastāv no datu pārvietošanas no PDF faila uz izklājlapu vai vienu un to pašu trīs iepazīšanās e-pastu pārrakstīšanas potenciālajiem klientiem, jūs nevis vadāt, bet gan veicat tehnisku starpnieka darbu. MI laikmetā būt par "cilvēka-tiltu" ir augstu izmaksu un zemas atdeves darbība.
Lai izkļūtu no mirāžas, jums ir jāidentificē, kur jūsu uzņēmums maksā Aģentūras nodokli – piemaksu, ko maksājat (vai nu skaidrā naudā darbuzņēmējiem, vai ar savu laiku) par tehnisku izpildes darbu, ko MI tagad var paveikt par grašiem. Lai atrastu šīs vietas, mēs izmantojam vienkāršu ietvaru.
Penny ietvars: Berze pret biežumu
Esmu pavadījis gadus, sintezējot modeļus dažādās nozarēs, sākot no veselības aprūpes klīnikām līdz nelieliem advokātu birojiem. Kopīgā iezīme ir tāda, ka cilvēki koncentrējas uz nepareizajiem uzdevumiem, kurus automatizēt. Viņi mēģina vispirms automatizēt "lielās, biedējošās" lietas – piemēram, stratēģisko lēmumu pieņemšanu –, vienlaikus ignorējot mazos, atkārtotos uzdevumus, kas patiesībā iztukšo viņu kognitīvo enerģiju.
Lai to labotu, mēs izmantojam Berzes un biežuma matricu. Paņemiet papīra lapu un uzzīmējiet vienkāršu četru kvadrantu tīklu.
- X ass ir Biežums: Cik bieži šis uzdevums notiek? (Katru dienu, katru nedēļu, katru mēnesi).
- Y ass ir Berze: Cik ļoti jums (vai jūsu komandai) tas nepatīk? Vai tas ietver "neinteresantu" manuālo darbu? Vai tas prasa konteksta pārslēgšanu? Vai tajā bieži rodas cilvēciskas kļūdas?
1. solis: 5 minūšu ideju pierakstīšana
Apskatiet savu kalendāru un mapi "Nosūtītie" pēdējo septiņu dienu laikā. Uzskaitiet visus regulāros uzdevumus. Pagaidām nedomājiet par MI. Vienkārši uzskaitiet darbu.
Biežākie piemēri ir:
- Rēķinu izrakstīšana un maksājumu iekasēšana
- Sanāksmju piezīmju apkopošana
- CRM ierakstu atjaunināšana
- Klientu atbalsta pieteikumu šķirošana
- Projektu priekšlikumu sagatavošana
- Tehniskā problēmu novēršana (bieži vien slēpts laika patēriņš; skatiet mūsu ceļvedi par IT atbalsta izmaksas)
2. solis: Berzes novērtēšana
Piešķiriet vērtējumu no 1 līdz 10 Biežumam (1 = reizi mēnesī; 10 = desmit reizes dienā) un Berzei (1 = jūs to varētu darīt miegā un tas ir patīkami; 10 = jūs labāk staigātu pa stikliem, nekā vēlreiz atvērtu to izklājlapu).
3. solis: Augstas investīciju atdeves (ROI) zonas kartēšana
Tagad atzīmējiet šos uzdevumus savā matricā. Jūs redzēsiet četras atšķirīgas zonas, taču tikai viena no tām ir jūsu tūlītēja prioritāte MI ieviešanai.
1. kvadrants: Izdegšanas zona (augsts biežums / augsta berze)
Šeit jāsāk. Tie ir uzdevumi, kas notiek pastāvīgi un izsmeļ enerģiju. Tie parasti ir informācijas apstrādes uzdevumi: datu paņemšana no vienas vietas, to pārveidošana un ievietošana citur.
Profesionālajos pakalpojumos tas bieži izskatās kā klientu pieņemšana (onboarding) vai dokumentu pārskatīšana. Ja joprojām darāt to manuāli, jūs maksājat milzīgu neredzamu nodokli. Piemēram, daudzi uzņēmumi tērē tūkstošus par pielāgotu profesionālo pakalpojumu programmatūra, ko tie izmanto tikai par 10%, jo datu ievades "berze" ir pārāk augsta. MI novērš šo berzi, veicot datu ievadi jūsu vietā.
MI stratēģija: Izmantojiet LLM (Claude vai ChatGPT) sintēzei un tādus rīkus kā Zapier vai Make, lai savienotu savas lietotnes.
2. kvadrants: Neredzamais nodoklis (augsts biežums / zema berze)
Šie uzdevumi "nesāp", jo tie ir vienkārši, tāpēc tie paliek nepamanīti. Padomājiet: "ātras" e-pasta atbildes vai bankas konta atlikuma pārbaude. Tā kā berze ir zema, jūs domājat: "Es to vienkārši izdarīšu pats."
Šeit tiek piemērots 90/10 likums. Ja MI var veikt 90% no funkcijas (piemēram, sagatavot 90% no jūsu rutīnas e-pastiem), ir vērts pajautāt, vai atlikušajiem 10% tiešām ir nepieciešama jūsu manuāla iejaukšanās katru reizi. Bieži vien šos uzdevumus var automatizēt paketēs, ietaupot simtiem "mikro-pārtraukumu" nedēļā.
Kā izmantot MI biznesa operācijās: Ieviešana
Kad esat identificējis 1. kvadranta uzdevumus, nemēģiniet izveidot pielāgotu MI risinājumu. Sāciet ar specifiskiem risinājumiem (Point Solutions).
Ja jūsu berze ir saistīta ar finanšu izsekošanu, pārtrauciet izmantot manuālos reģistrus. Ja salīdzināt MI rīkus ar tradicionālajām izklājlapām, izmaksu un ieguvumu attiecība nav pat salīdzināma. Izklājlapa programmatūras maksās jums nemaksā "neko", bet tā izmaksā simtiem eiro kā "Cilvēcisko kļūdu nodoklis" un "Laika nodoklis". MI rīks var maksāt £30 mēnesī, bet tas atgriež piecas stundas jūsu dzīves.
Jēdzieni, kas jāatceras:
- Automatizācijas trauksmes paradokss: Uzņēmumi, kuri visvairāk vilcinās izmantot MI, parasti ir tie, kuros ir visvairāk manuālu, berzes pilnu procesu. Viņi jūtas tā, it kā viņiem "nav laika" automatizēt, jo ir pārāk aizņemti, veicot tieši tos uzdevumus, kuri būtu jāautomatizē.
- Aģentūras nodoklis: Ja maksājat ārējai aģentūrai £2,000 mēnesī par "SEO emuāru" rakstīšanu vai pamata datu ievades pārvaldību, visticamāk, jūs pārmaksājat. MI tiek galā ar izpildi; jūs (vai daudz lētāks jaunākais darbinieks) veicat rediģēšanu un stratēģiju.
Jūsu rīcības plāns pirmdienas rītam
Jums nav vajadzīgs grāds uzvedņu inženierijā (prompt engineering), lai sāktu. Jums tikai godīgi jāatzīst, kur paliek jūsu laiks.
- Veiciet 15 minūšu auditu, izmantojot iepriekš minēto matricu.
- Izvēlieties VIENU uzdevumu Augsta biežuma / Augstas berzes kvadrantā.
- Piemērojiet "Vispirms MI" testu: Ja jums rīt būtu jāalgo robots, lai tas paveiktu 80% no šī uzdevuma, kā jūs tam paskaidrotu instrukcijas?
Dokumentējot procesu priekš MI, jūs bieži vien atklājat, ka process jau sākotnēji ir bijis nepilnīgs. MI ne tikai automatizē jūsu biznesu; tas spiež jūs to padarīt skaidrāku. Šī skaidrība vairāk nekā pati programmatūra ir tas, kas padara uzņēmumu efektīvu, pelnošu un gatavu nākotnei.
Kur šobrīd ir vislielākā berze jūsu darbplūsmā? Ja varat to nosaukt, visticamāk, varat to arī automatizēt. Sāksim ar to.