Katru nedēļu es runāju ar uzņēmumu īpašniekiem, kuri baidās atpalikt. Viņi redz virsrakstus, dzird par konkurentiem, kuri izmanto LLM (lielos valodas modeļus), lai krasi samazinātu pieskaitāmās izmaksas, un vēlas to pašu. Taču, ieskatoties dziļāk, mēs bieži atrodam vienu un to pašu problēmu: viņi nemeklē MI ieviešanu savam mazajam uzņēmumam; viņi meklē digitālu brīnumu, lai sakārtotu manuālu haosu.
Es to saucu par Automatizācijas trauksmes paradoksu. Uzņēmumi, kuri vismērķtiecīgāk vēlas ieviest automatizāciju, bieži vien ir tai vismazāk sagatavoti, jo to pamatprocesus kopā tur "iekšējās zināšanas" un haotiskas Excel tabulas. Ja jūs automatizējat haosu, jūs neiegūstat efektivitāti — jūs vienkārši iegūstat haosu, kas notiek 10 000 reižu ātrāk.
Pirms tērējat kaut vienu Penny par pielāgotu ChatGPT vai automatizētu darbplūsmu, jums jāzina, vai jūsu pamati spēj izturēt MI svaru. Šeit lielākā daļa konsultantu mēģinās jums pārdot "digitālās transformācijas" paketi. Es jums sniegšu rubriku, lai jūs to varētu saprast paši.
"Mēsli iekšā – spozme ārā" efekts
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
MI pasaulē mēs agrāk runājām par principu "Mēsli iekšā – mēsli ārā" (Garbage In, Garbage Out). Līdz ar mūsdienu MI attīstību tas ir pārtapis par to, ko es saucu par "Mēsli iekšā – spozme ārā" efektu (Garbage-In-Glint-Out). MI tagad tik labi prot formatēt un veidot toni, ka tas var paņemt jūsu nekārtīgos, neprecīzos datus un pasniegt tos skaisti noslīpētā, profesionāla izskata ziņojumā, kas ir pilnīgi nepareizs.
Tas ir bīstami. Ja cilvēks-grāmatvedis pieļauj kļūdu, tā parasti izskatās pēc kļūdas. Ja MI pieļauj kļūdu jūsu sliktās datu higiēnas dēļ, tā izskatās pēc stratēģiska ieskata.
Lai no tā izvairītos, mums ir jāskatās uz Procesu entropiju. Tā ir dabiski piemītoša manuālo biznesa procesu tendence laika gaitā kļūt sarežģītākiem un mazāk dokumentētiem. Lai efektīvi ieviestu MI, jums šī entropija ir jāvērš pretējā virzienā. Jums ir jāpāriet no "tā mēs vienmēr esam darījuši" uz "tā mašīna to var paredzami atkārtot".
MI gatavības rubrika
Esmu apkopojis tūkstošiem uzņēmumu auditu modeļus, lai izveidotu šo rubriku. Novērtējiet savu uzņēmumu skalā no 1 līdz 5 katrā kategorijā. Ja kādā jomā rezultāts ir zemāks par 3, tieši tur sākas jūsu MI ceļojums — nevis ar rīku, bet ar sakārtošanu.
1. Datu centralizācija ("Kur tas atrodas?" tests)
Vai jūsu biznesa dati ir izmētāti pa fiziskiem failu skapjiem, lokālajiem datoriem un izpilddirektora galvā? Vai arī tie atrodas centralizētā, mākoņdatošanas vidē?
- 1. līmenis: Daudz papīru, vairākas Excel tabulas ar pretrunīgu informāciju, izolēti informācijas bloki.
- 5. līmenis: Pilnībā mākoņdatošanā balstīta sistēma. Katra klientu mijiedarbība, darījums un projekta atjauninājums atrodas meklējamā, integrētā datubāzē.
Ja jūs joprojām pārvaldāt darbiniekus ar atsevišķu e-pastu palīdzību, ir pienācis laiks izpētīt modernas HR programmatūras izmaksas, pirms mēģināt izveidot MI HR asistentu. MI ir nepieciešamas "smadzenes", ko lasīt; ja smadzenes sastāv no 50 dažādām līmlapiņām, MI ir akls.
2. Procesu standartizācija ("Aizvietošanas" tests)
Ja es rīt pieņemtu darbā saprātīgu cilvēku un nesniegtu viņam nekādu apmācību, vai viņš varētu paveikt jūsu galvenos uzņēmuma uzdevumus, vienkārši izlasot jūsu dokumentāciju?
- 1. līmenis: Dokumentācija neeksistē. Darbs ir "intuitīvs" un mainās atkarībā no darbinieka.
- 5. līmenis: Skaidras, secīgas SOP (Standarta darbības procedūras) katram atkārtotam uzdevumam.
MI pēc būtības ir izcilākais "jaunais darbinieks". Tam ir nepieciešamas perfektas instrukcijas. Ja jūsu procesi balstās uz "iekšējo sajūtu", MI cietīs neveiksmi. Piemēram, profesionālajos pakalpojumos jūs nevarat automatizēt atbilstības pārbaudes, ja jūsu kritēriji mainās atkarībā no tā, kurš partneris skatās failu. Jūs varat redzēt, kā mēs risinām šo pāreju mūsu atbilstības ietaupījumu ceļvedī.
3. Lēmumu blīvums
Šis ir jēdziens, ko izmantoju, lai noteiktu, kur MI sniedz vislielāko vērtību. Lēmumu blīvums ir attiecība starp "ja-tad" loģiku un "augsta līmeņa radošo stratēģiju" konkrētā amata vietā.
- Augsts lēmumu blīvums: Grāmatvedība, plānošana, pamata klientu atbalsts, datu ievade. Šīs jomas ir gatavas MI ieviešanai.
- Zems lēmumu blīvums: Augsta līmeņa sarunas, radošā zīmola virzība, empātiska krīzes vadība.
Apskatot salīdzinājumu starp MI prioritāro pieeju un tradicionālu grāmatvedi, uzvarētājs nav tikai izmaksu jautājums — runa ir par to, ka grāmatvedībai ir tik augsts lēmumu blīvums, ka cilvēks faktiski kļūst par datu apstrādes sastrēguma punktu.
Jūsu "mantotā parāda" identificēšana
Lielākā daļa mazo uzņēmumu nes sev līdzi mantoto parādu. Tas nav finansiāls parāds; tās ir izmaksas par veciem darba veidiem, par kuriem jūs joprojām maksājat ar savu laiku.
Nesen es strādāju ar vidēja lieluma mazumtirdzniecības grupu, kas vēlējās MI krājumu prognozētāju. Viņi bija gatavi tērēt £20k pielāgotam risinājumam. Bet, kad mēs apskatījām viņu datus, viņu SKU nosaukumi bija nekonsekventi, atgriešanas žurnāli bija nepilnīgi un puse no inventarizācijām tika veikta uz papīra paliktņiem.
Viņu "mantotais parāds" bija tik liels, ka jebkurš MI būtu vienkārši halucinējis fantāzijas versiju par viņu noliktavu. Mēs trīs mēnešus vispirms sakārtojām datu plūsmu. Rezultāts? Viņiem pat nebija vajadzīgs £20k pielāgotais MI — standarta gatavais rīks darbojās nevainojami, tiklīdz dati bija tīri.
90/10 ieviešanas noteikums
Kad sākat savu MI ieviešanu mazajā uzņēmumā, piemērojiet manu 90/10 noteikumu: kad MI spēj tikt galā ar 90% no funkcijas, ir pienācis laiks pārstāt jautāt "kā es varu palīdzēt saviem darbiniekiem izmantot šo rīku?" un jāsāk jautāt "vai šī joprojām ir atsevišķa amata vieta?".
Tas izklausās skarbi, bet tāda ir efektīvas darbības realitāte. Ja amata pienākumi ir 90% datu iegūšana un 10% pogas "apstiprināt" nospiešana, šī vairs nav pilnas slodzes amata vieta; tā ir atbildība, kas tiek iekļauta cita cilvēka darba plūsmā. Tā jūs veidojat uzņēmumu, kas ne tikai "izmanto MI", bet ir "MI-prioritārs".
Jūsu pirmie trīs soļi
Ja rubrika parādīja, ka neesat pilnībā gatavs, nekrītiet panikā. Jums nav nepieciešams gads sagatavošanās darbiem. Jums ir nepieciešama viena skaidrības pilna nedēļas nogale.
- Likvidējiet papīru: Ja tas nav digitāls, tas MI neeksistē. Šomēnes pārveidojiet savas pēdējās manuālās darbības par mākoņdatošanas sistēmām.
- Ierakstiet visu: Izmantojiet rīkus, piemēram, Otter vai Grain, lai nedēļu ierakstītu savas iekšējās sanāksmes. Tas rada jūsu iekšējo zināšanu "tekstuālu nospiedumu", ko MI vēlāk varēs apstrādāt.
- Auditējiet "aģentūras nodokli": Paskatieties, par ko jūs maksājat ārējām aģentūrām. Vai jūs maksājat "aģentūras nodokli" — piemaksu par izpildes darbu, kas faktiski ir tikai augsta blīvuma, mazas sarežģītības lēmumu pieņemšana? Ja aģentūra tikai "veic darbu", nevis "nodrošina stratēģiju", tā ir pirmais kandidāts aizstāšanai ar MI.
MI nav slānis, ko jūs pievienojat savam uzņēmumam; tas ir pamats, uz kura jūs to būvējat. Ja pamats ir saplaisājis, māja sašķiebsies. Sakārtojiet datus, definējiet savus procesus un tad — un tikai tad — ļaujiet automatizācijai sākties.
Vai esat gatavs uzzināt, kur slēpjas lielākie ietaupījumi jūsu nozarē? Izpētiet mūsu nozaru sadalījumu šeit.