Gadu desmitiem biroja vadītājs ir bijis MVU sirdspuksti — galvenais „vārtu sargs”, kurš ierobežoja haosu ar tīru gribasspēku un ļoti garu darbu sarakstu. Taču, ieejot jaunā MI transformācijas laikmetā, šī loma piedzīvo radikālākās pārmaiņas kopš izklājlapu izgudrošanas. Esmu vērojis šo procesu simtiem uzņēmumu: pāreju no „vārtu sarga”, kurš pārvalda uzdevumus, uz „orķestrētāju”, kurš pārvalda sistēmas.
Šeit nav runa tikai par kartotēkas nomaiņu pret mākoņdisku; runa ir par fundamentālu pārdomāšanu, kā darbojas iekšējās operācijas. Uzņēmuma īpašniekam šī maiņa nozīmē milzīgu iespēju izveidot slaidāku un atsaucīgāku organizāciju. Darbiniekam tas ir ceļš prom no nogurdinoša, atkārtota darba uz augstvērtīgu stratēģisko darbību.
Vārtu sarga ēras beigas
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Tradicionālajā modelī biroja vadītājs bija cilvēka saskarne starp atšķirīgām, manuālām sistēmām. Viņš bija tas, kurš atcerējās, kuram ārštata darbiniekam jāmaksā 15. datumā, kuram klientam ir alerģija pret riekstiem un kā salabot printeri, kad tas izdod to konkrēto skaņu.
Šī loma būtībā bija datu „cilvēka tilts”. Viņi pavadīja 80% sava laika, veicot manuālu izpildi: datu ievadi, plānošanu, rēķinu piedziņu un atbildēšanu uz vieniem un tiem pašiem sešiem pārdošanas komandas jautājumiem.
Bet šeit ir realitāte, ko es redzu ikdienā: „cilvēka tilts” ir vājais posms.
Kad uzņēmums paļaujas uz vienu personu, kas manuāli pārvieto informāciju no punkta A uz punktu B, tas nevar mērogoties, nepievienojot papildu darbiniekus. Tas noved pie tā, ko es saucu par koordinācijas nodokli — pieaugošām iekšējās komunikācijas izmaksām, kas, uzņēmumam augot, samazina jūsu peļņas maržu. Ja aplūkojat savas personāla izmaksas profesionālajos pakalpojumos, bieži vien konstatēsiet, ka ievērojama daļa no jūsu pieskaitāmajām izmaksām netiek tērēta darba veikšanai, bet gan darba pārvaldīšanas berzei.
Izpratne par MI transformāciju administratīvajā darbā
Kad mēs runājam par MI transformāciju administratīvā kontekstā, mēs nerunājam par robotu, kas sēž pie galda. Mēs runājam par „protokola loģikas” ieviešanu.
Protokola loģika ir pāreja no „izpildi šo uzdevumu” uz „izveido sistēmu, kas nodrošina, ka šis uzdevums vienmēr tiek izpildīts”.
Kā spilgtu piemēru var minēt izdevumu pārvaldību. Vecajā pasaulē biroja vadītājs vāktu kvītis, manuāli tās kategorizētu un salīdzinātu ar bankas izrakstiem. MI transformētā uzņēmumā biroja vadītājs rīkā iestata politikas noteikumus, un MI apstrādā 90% standarta ierakstu, atzīmējot tikai tos 10%, kas pārkāpj noteikumus. Jūs varat redzēt, kā tas izskatās praksē, aplūkojot, kā mūsdienīgi rīki salīdzināmi ar tradicionālo izdevumu pārvaldību.
Orķestrēšanas pagrieziens: jauns domāšanas modelis
Es vēlos iepazīstināt ar sistēmu, ko saucu par orķestrēšanas pagriezienu. Tās ir domāšanas izmaiņas, kas nepieciešamas, lai pārietu no izpildē balstītas lomas uz sistēmā balstītu lomu.
1. No datu ievades līdz datu integritātei
Orķestrētājs neievada datus CRM sistēmā; viņš izstrādā automatizāciju, kas iegūst datus no interesentu veidlapas, papildina tos ar MI palīdzību un informē attiecīgo pārdošanas speciālistu. Viņu vērtība slēpjas tajā, lai nodrošinātu sistēmas precizitāti, nevis pašu datu rakstīšanā.
2. No plānošanas līdz plūsmas dizainam
Tā vietā, lai spēlētu „kalendāra tetri”, mēģinot pieteikt sanāksmi, orķestrētājs ievieš MI plānošanas slāni, kas pārvalda laika zonas, telpu rezervācijas un sagatavošanās dokumentu izplatīšanu. Viņi koncentrējas uz „plūsmu” — nodrošinot, ka ikvienam ir viss nepieciešamais, lai būtu produktīvs.
3. No problēmu risinātāja līdz šķēršļu novērsējam
Vārtu sargs gaida, kad kaut kas salūzīs, un tad to salabo. Orķestrētājs analizē atkārtotus berzes punktus uzņēmumā un izmanto MI rīkus, lai tos novērstu vēl pirms to rašanās.
Administratīvās automatizācijas 90/10 likums
Viena no spēcīgākajām atziņām, ko esmu guvis, novērojot MI ieviešanu, ir 90/10 likums.
Kad MI veic 90% no funkcijas (piemēram, pamata grāmatvedību, pirmā līmeņa personāla jautājumus vai ceļojumu rezervēšanu), ir vērts pajautāt: Vai atlikušie 10% ir pilnas slodzes darbs?
Daudzos MVU atbilde ir „nē”. Tas nenozīmē, ka jums jāatlaiž savi labākie darbinieki. Tas nozīmē, ka jums jāpārdefinē viņu atbildības joma. Ja jūsu biroja vadītājs vairs nepavada 30 stundas nedēļā manuālā administrēšanā, viņam ir 30 stundas, ko veltīt uzņēmuma kultūrai, talantu piesaistei vai operatīvajai stratēģijai.
Šeit jūs sākat redzēt reālus izmaksu ietaupījumus. Pārejot uz mūsdienīgu personālvadības programmatūru un automatizētām sistēmām, jūs samazināt „lieko darbu”, kura dēļ nepieciešams liels administratīvo darbinieku skaits.
Jūsu MVU darbā pieņemšanas plāna pārdefinēšana
Ja pašlaik plānojat pieņemt darbā biroja vadītāju vai administratora asistentu, es aicinu jūs apstāties.
Vai jūs meklējat vārtu sargu tāpēc, ka tāds jums ir bijis vienmēr? Vai arī jūs meklējat orķestrētāju, kurš var palīdzēt jums īstenot MI transformācijas stratēģiju?
Lūk, kā atpazīt orķestrētāju intervijas procesā:
- Rīku tests: Nejautājiet: „Vai jūs labi pārzināt Excel?”. Jautājiet: „Kā jūs izmantotu MI, lai automatizētu mūsu ikmēneša atskaites?”.
- Procesa domāšanas veids: Lūdziet viņiem aprakstīt gadījumu, kad viņi pamanīja atkārtotu uzdevumu un izveidoja sistēmu, lai to likvidētu.
- Tehniskā zinātkāre: Orķestrētājam nav jābūt programmētājam, taču viņam jābūt „agrīnajam adaptētājam”. Viņam jāspēj pastāstīt par MI rīkiem, ko viņš izmanto personīgajā dzīvē, lai uzturētu kārtību.
Ekonomiskā realitāte
Būsim atklāti par skaitļiem. Tradicionāls biroja vadītājs tādā pilsētā kā Londona vai Ņujorka var izmaksāt £45k-£60k plus pabalsti. Ja 70% sava laika viņš pavada uzdevumos, kurus var veikt £50 mēnesī vērts MI rīks, jūs maksājat milzīgu „neefektivitātes prēmiju”.
Pilnvarojot vienu augsta līmeņa orķestrētāju ar MI rīku komplektu, jūs bieži vien varat paveikt trīs tradicionālo administratīvo darbinieku darbu. Runa nav par „skopumu”, bet gan par slaidumu (lean). Tas ļauj jums maksāt šim vienam orķestrētājam lielāku algu, jo viņa ietekme ir trīskāršota, vienlaikus samazinot kopējās operatīvās pieskaitāmās izmaksas.
Jaunā karjeras iespēja: operāciju stratēģis
Biroja vadītājiem, kas šo lasa: šis ir jūsu paaugstinājums.
Jūs pārejat no „palīga” uz „mašīntelpu”. Apgūstot MI orķestrēšanu, jūs kļūstat neaizstājami. Jūs vairs neesat tikai tas cilvēks, kurš zina, kur atrodas rezerves atslēgas; jūs esat tas, kurš saprot uzņēmuma digitālo arhitektūru.
Mana pieredze rāda, ka uzņēmumi, kas uzvarēs nākamo piecu gadu laikā, nebūs tie, kuriem ir „labākais” MI. Tie būs tie, kuriem ir labākie orķestrētāji — cilvēki, kuri prot ieaust MI ikdienas darbību struktūrā, nezaudējot cilvēcisko saikni.
Ar ko sākt?
Ja tas šķiet par grūtu, sāciet ar vienu funkciju. Aplūkojiet savu šīs nedēļas visvairāk atkārtoto administratīvo procesu.
- Kartējiet to: Pierakstiet katru soli.
- Auditējiet to: Kuriem soļiem ir nepieciešams cilvēka prāts un kuri ir tikai datu pārvietošana?
- Automatizējiet to: Atrodiet MI rīku, kas veic datu pārvietošanu.
- Atkārtojiet: Skatieties, ko jūsu „vārtu sargs” dara ar laiku, ko tikko viņam atbrīvojāt.
Tas ir pirmais solis jūsu MI transformācijā. Un, ja jums ir nepieciešams ceļvedis, kas palīdzētu saprast, kuri rīki kur vislabāk iederas, jūs zināt, kur mani atrast.