Dešimtmečius mažos teisės firmos buvo įstrigusios struktūriniuose gniaužtuose. Iš vienos pusės, klientai reikalauja fiksuotų įkainių ir greitesnio darbų atlikimo. Iš kitos pusės, skaitmeninių įrodymų kiekis ir reguliavimo sudėtingumas sparčiai išaugo. Dauguma partnerių, su kuriais kalbuosi, jaučiasi skęstantys PDF dokumentų jūroje, įkalinti to, ką vadinu „trinties mokesčiu“ (The Friction Tax) – neapmokestinamų valandų, praleidžiamų rūšiuojant dokumentus, vaikantis sąskaitas ir valdant pagrindinius bylos procesus. Jei ieškote geriausių DI įrankių teisinėms paslaugoms, jūs ieškote ne tik programinės įrangos; jūs ieškote būdo, kaip nustoti būti brangiai apmokamu administratoriumi ir vėl tapti teisininku.
Tikrovė tokia, kad dauguma mažų firmų praranda nuo 15 % iki 25 % savo potencialių pajamų dėl „apmokestinamų valandų nutekėjimo“. Taip nutinka ne todėl, kad jos nedirbtų, o todėl, kad rankinis įrodymų atskleidimo (discovery) ir sąskaitų išrašymo darbas yra toks fragmentuotas, jog jį neįmanoma užfiksuoti ar pateisinti. Mes žengiame į „nulinio administravimo“ teisės firmos erą, kurioje DI atlieka dokumentų rūšiavimą ir administracinį „jungiamąjį audinį“, leisdamas nedidelei trijų asmenų komandai dirbti taip pat efektyviai kaip trisdešimties asmenų skyrius.
Apmokestinamų valandų nutekėjimo paradoksas
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Tradicinėje teisinėje praktikoje egzistuoja fundamentalioji ironija: kuo sudėtingesnė byla, tuo daugiau laiko praleidžiate dirbdami darbus, už kuriuos sunku išrašyti sąskaitą. Pagalvokite apie valandas, praleistas bandant „pajusti“ naują bylą – skaitant netvarkingas el. laiškų gijas, identifikuojant pagrindinius dalyvius ir sudarant preliminarų laiko grafiką. Nors tai būtina strategijai, klientai vis dažniau piktinasi dešimtą kartą sąskaitoje matydami „vidinę bylos peržiūrą“.
Tai matau daugelyje profesionalių paslaugų sektorių, tačiau teisinėje srityje tai ryškiausia. Peržvelgę mūsų teisinių paslaugų sąnaudų analizę, pamatysite, kad pridėtinės išlaidos yra ne tik nuoma ir atlyginimai – tai ir didžiulis rankinio dokumentų apdorojimo neefektyvumas. DI keičia firmos ekonomiką, perkeldamas teisininko vaidmenį iš paieškos rezultatų kūrėjo į susintetintų įžvalgų vertintoją.
1 etapas: įrodymų atskleidimo (discovery) atrankos automatizavimas
Įrodymų atskleidimas yra ta sritis, kurioje mažos firmos istoriškai praranda konkurencinį pranašumą prieš didžiąsias advokatų kontoras. Jei byloje yra 50 000 dokumentų, maža firma turi du pasirinkimus: pasamdyti būrį laikinų teisininko padėjėjų arba praleisti mėnesius rūsyje. DI tai efektyviai demokratizavo.
CoCounsel (by Casetext)
Aš dažnai vadinu CoCounsel „DI asistentu“, kuris niekada nemiega. Tai ne tik paieškos įrankis, tai mąstymo variklis. Galite įkelti kalną dokumentų ir paklausti: „Ar yra kokių nors įrodymų, kad atsakovas žinojo apie struktūrinį defektą iki 2023 m. birželio?“ Jis ne tik suras žodį „defektas“; jis ras el. laišką, kuriame inžinierius mini „nedidelę vientisumo problemą“, ir paaiškins, kodėl tai svarbu. Tai yra įrodymų atskleidimo tankis (Discovery Density) – maksimalus atitinkamų įrodymų, rastų per vieną rūšiavimo valandą, kiekis.
Everlaw
Nors daugelis mano, kad el. įrodymų atskleidimas (e-discovery) yra tik didžiųjų kontorų žaidimas, Everlaw sukūrė platformą, kuri puikiai tinka ir mažesniam mastui. Jų DI funkcijos gali sugrupuoti dokumentus pagal koncepciją ir automatiškai identifikuoti „karštus“ dokumentus pagal jūsų ankstesnį žymėjimą. Mažai firmai tai reiškia, kad pirmąją gautos medžiagos peržiūrą galite atlikti per kelias valandas, o ne savaites.
2 etapas: trinties mokesčio panaikinimas rengiant dokumentus ir atliekant tyrimus
Teisiniai tyrimai anksčiau priminė lobio paieškas. Net ir turint skaitmenines duomenų bazes, vis tiek reikėjo žinoti tinkamus raktinius žodžius. Šiuolaikiniai DI įrankiai teisinėms paslaugoms pasuko link „natūralios kalbos ketinimų“ supratimo.
Lexis+ AI ir Westlaw Precision
Milžinai pagaliau pasivijo. Lexis+ AI, ypač, tapo itin įgudęs rengti pirminius teisinių tyrimų memorandumus. Vertė čia yra ne tik greitis, bet ir aplinka be haliucinacijų. Kadangi šie įrankiai remiasi savo patvirtintomis teisinėmis duomenų bazėmis (procesas, vadinamas „Retrieval-Augmented Generation“ arba RAG), rizika, kad DI „išgalvos“ bylą, yra praktiškai panaikinta.
Spellbook
Jei savo gyvenimą leidžiate naudodamiesi Microsoft Word, Spellbook yra būtent tas įrankis, kurio jums reikia. Jis veikia Word aplinkoje ir yra tarsi antra akių pora peržiūrint sutartis. Jis gali pasiūlyti trūkstamas išlygas, pažymėti „neįprastą“ kalbą, kuri nukrypsta nuo rinkos standartų, ir net padėti parengti atsakymą į priešingos šalies teisininko pataisymus. Tai geriausias įrankis, mažinantis sutarčių derybų administravimą.
3 etapas: nulinio administravimo sąskaitų išrašymo sistema
Sąskaitų išrašymas yra labiausiai nemėgstama užduotis bet kurioje teisės firmoje, todėl ji dažnai atliekama vėluojant, netiksliai ir nuostolingai. Nulinio administravimo firma į sąskaitų išrašymą žiūri kaip į foninį procesą, o ne į kasmėnesinę krizę. Potencialų to poveikį galite pamatyti mūsų teisinių paslaugų taupymo vadove.
WiseTime arba TimeSolv
Tikslas yra „pasyvus laiko fiksavimas“. Tokie įrankiai kaip WiseTime veikia jūsų kompiuterio fone, automatiškai registruodami, su kokia byla dirbate, remiantis dokumentų pavadinimais ir el. laiškų temomis. Dienos pabaigoje tiesiog peržiūrite sąrašą ir paspaudžiate „paskelbti“. Tai panaikina „atminties mokestį“, kai teisininkai pamiršta užfiksuoti 10 minučių trukmės pokalbį telefonu ar 15 minučių trukmės el. laiško peržiūrą.
Clio su DI (Clio Duo)
Clio yra daugelio mažų firmų pagrindas, o jų naujasis DI sluoksnis, Clio Duo, yra skirtas užpildyti spragą tarp „darbo atlikimo“ ir „sąskaitos už darbą išrašymo“. Jis gali apibendrinti bylos pastabas, generuoti sąskaitas pagal veiklos žurnalus ir net patarti, kurios užduotys vėluoja. Kai jūsų praktikos valdymo sistema yra „išmani“, jums nebereikia etatinio sąskaitų tvarkytojo.
„90/10 taisyklė“ teisininkų komandos formavimui
Diegdami šiuos įrankius, susidursite su tuo, ką vadinu 90/10 taisykle: kai DI gali atlikti 90 % administravimo ir rūšiavimo darbų konkrečiai funkcijai, likę 10 % retai pateisina atskirą žmogiškąjį vaidmenį.
Tradiciniame modelyje maža firma gali turėti teisininką, teisininko padėjėją ir teisinį sekretorių. DI prioritetą teikiančiame modelyje ta pati firma dažnai gali veikti su trimis teisininkais ir be pagalbinio personalo, naudodama DI planavimui (per tokius įrankius kaip Smith.ai, skirtus virtualiam priėmimui ir klientų pritraukimui) ir dokumentų pildymui. Tai ne apie darbuotojų atleidimą; tai apie biudžeto perkėlimą iš „šviesos palaikymo“ į „bylų laimėjimą“.
Kaip pereiti nepadarant žalos firmai
Nebandykite pereiti prie nulinio administravimo per naktį. Rekomenduoju trijų etapų diegimą:
- Klientų priėmimo sėkmė: naudokite DI pagrįstą klientų priėmimo įrankį, pavyzdžiui, Gavel arba Smith.ai. Dauguma apmokestinamų valandų nutekėjimų prasideda nuo prasto duomenų surinkimo bylos pradžioje. Pirmiausia automatizuokite nuobodžius darbus.
- Dokumentų rengimo sėkmė: įdiekite Spellbook arba CoCounsel vienoje praktikos srityje. Leiskite savo komandai pamatyti sutaupytą laiką rengiant vieną sutartį ar ruošiantis vienai apklausai.
- Sąskaitų išrašymo sėkmė: pereikite prie pasyvaus laiko fiksavimo. Tą akimirką, kai partneriai pamatys, kad jų apmokestinamos valandos didėja nedidinant realių darbo valandų, kultūrinis lūžis bus įvykęs.
Baigiamosios įžvalgos: nedidelės komandos konkurencinis pranašumas
Geriausi DI įrankiai teisinėms paslaugoms yra ne tik apie efektyvumą; jie yra apie strateginį pozicionavimą. Firma, neturinti administracinės trinties, gali sau leisti imtis mažesnių, didelės maržos bylų, kurių didžiosios advokatų kontoros negali liesti dėl per didelių pridėtinių išlaidų. Galite būti lankstesni, operatyvesni ir pelningesni už firmas, kurios yra dešimt kartų didesnės už jūsų.
Mačiau, kaip firmos atlieka šį šuolį. Jos nustoja skųstis įrodymų atskleidimo „našta“ ir pradeda jį naudoti kaip ginklą. Jos nustoja bijoti apmokestinamų valandų ir pradeda mėgautis darbu. Įrankiai jau čia. Klausimas tik tame, ar esate pasirengę nustoti būti savo paties asistentu.
Jei norite pamatyti, kiek tiksliai jūsų firma galėtų sutaupyti atlikusi šį pokytį, peržiūrėkite mūsų išsamų DI nulemto sutaupymo teisinėse paslaugose suskirstymą. Skaičiai paprastai kalba patys už save.