Jei vadovaujate konsultacijų įmonei ar agentūrai, jūs parduodate ne tik kompetenciją. Jūs parduodate laiką. Tačiau daugumoje įmonių didelė dalis to laiko nuteka dar gerokai prieš išrašant sąskaitą faktūrą. Aš tai vadinu „paslėptų darbų mokesčiu“ – tai 20 % darbo savaitės, praleidžiamos atliekant užduotis, kurios yra būtinos verslo funkcionavimui, bet už kurias neįmanoma apmokestinti kliento.
Esu dirbęs su šimtais profesionalių paslaugų įmonių ir tendencija visur ta pati: talentingiausi konsultantai dažnai yra labiausiai apkrauti savo pačių administracine našta. Jie genialiai kuria strategijas, tačiau per savaitę praleidžia tris valandas formatuodami ataskaitas, dvi valandas tvarkydami susitikimų užrašus ir dar keturias valandas atlikdami pirminį tyrimą, kurį būtų galima atlikti per kelias sekundes. Norint tai išspręsti, jums nereikia didesnės komandos – jums reikia geresnės sistemos. Rasti geriausius DI įrankius profesionalioms paslaugoms reiškia ne vaikytis madų, o saugoti savo pelno maržą.
„Paslėptų darbų“ mokesčio anatomija
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Dauguma agentūrų savo pelningumą skaičiuoja pagal apmokestinamas valandas. Jei projektas trunka 40 valandų ir jūs išrašote sąskaitą už 40 valandų, manote, kad dirbate 100 % efektyvumu. Taip nėra. Jūs ignoruojate „šešėlinį darbą“, kuris palaiko tas 40 valandų: pasiūlymų rengimą, vidinius susitikimus, dokumentų archyvavimą ir tyrimų sintezę.
Žvelgdamas į viso sektoriaus duomenis, matau aiškų „agentūros mokestį“ – atotrūkį tarp to, už ką klientas moka, ir to, kiek įmonei iš tikrųjų kainuoja tai įgyvendinti. Tradiciniame modelyje šis atotrūkis užpildomas brangiu žmogaus darbu. DI pagrįstame modelyje šis atotrūkis panaikinamas automatizavimu. Automatizuodami neapmokestinamus 20 %, jūs ne tik taupote laiką – jūs faktiškai padidinate savo pajėgumus 25 % nepasamdę nė vieno naujo darbuotojo.
Peržiūrėkite mūsų profesionalių paslaugų sutaupymo vadovą, kuriame pateikiama išsamesnė analizė, kaip tai veikia galutinį rezultatą.
Trinties inventorius: ką verta automatizuoti
Prieš ieškodami įrankių, turite turėti struktūrą. Aš naudoju modelį, vadinamą „Trinties inventoriumi“. Kiekviena jūsų verslo užduotis patenka į vieną iš keturių kvadrantų, remiantis jos logika (aukšta/žema) ir sąnaudomis (didelės/mažos):
- Aukšta logika / Didelės sąnaudos: Tai jūsų pagrindinė apmokestinama veikla. Gili strategija, kūrybinė kryptis, sudėtingos derybos. (Tai turi valdyti žmogus).
- Aukšta logika / Mažos sąnaudos: Greiti, bet kritiškai svarbūs sprendimai. Biudžeto patvirtinimas, naujo darbuotojo priėmimas. (Tai turi valdyti žmogus).
- Žema logika / Didelės sąnaudos: „Paslėpti darbai“. Susitikimų protokolai, duomenų įvedimas, pradinis tyrimas, skaidrių formatavimas. (Automatizuokite tai nedelsiant).
- Žema logika / Mažos sąnaudos: Mikro užduotys. Planavimas, failų organizavimas, bazinis el. pašto rūšiavimas. (Automatizuokite tai nedelsiant).
Jei nesate tikri dėl savo komandos padėties, gali būti, kad per daug mokate už rankinę priežiūrą. Galite palyginti mano požiūrį su tradiciniu verslo konsultantu ir pamatyti, kaip automatizuotas auditas pagreitina šį procesą.
Geriausi DI įrankiai profesionalioms paslaugoms 2024 metais
Norint nuo trinties inventoriaus pereiti prie veiksmų, jums reikia specifinio technologijų rinkinio. Štai įrankiai, kurie šiuo metu užtikrina didžiausią investicijų grąžą (ROI) konsultantams ir agentūroms.
1. Susitikimų intelektas: Otter.ai ir Fireflies.ai
Susitikimų protokolai yra tipinė neapmokestinama užduotis. Viena valanda pokalbio su klientu paprastai reikalauja dar trisdešimties minučių informacijos susisteminimui ir veiksmų plano parengimui.
- Įrankis: Otter.ai arba Fireflies.ai.
- Pokytis: Vietoj to, kad jaunesnysis konsultantas rašytų užrašus, šie įrankiai įrašo, transkribuoja ir – svarbiausia – apibendrina susitikimą į „sprendimų žurnalą“.
- Sutaupymas: 2,5 valandos vienam konsultantui per savaitę.
2. Tyrimai ir sintezė: Perplexity ir Claude 3.5 Sonnet
Profesionalios paslaugos klesti dėl informacijos. Tačiau informacijos „paieška“ yra neapmokestinama; vertinga yra tik jos „interpretacija“.
- Įrankis: Perplexity rinkos tyrimams realiuoju laiku; Claude 3.5 Sonnet dokumentų sintezei.
- Pokytis: Vietoj to, kad praleistumėte keturias valandas skaitydami kliento 100 puslapių metinę ataskaitą, siekdami rasti augimo galimybes, įkelkite PDF failą į Claude ir paprašykite: „Išskirk 5 pagrindines strategines rizikas ir susiek jas su mūsų teikiamomis paslaugomis“.
- Sutaupymas: „Atradimo“ (Discovery) fazių sutrumpėjimas iki 60 %.
3. Dokumentų ir pasiūlymų automatizavimas: Jasper ir PandaDoc
Pasiūlymų rašymas yra didelės atsakomybės, bet žemos logikos veikla. Dažnai tiesiog dėliojate esamus teksto modulius ir pritaikote juos naujam klientui.
- Įrankis: Jasper (prekės ženklo stilių atitinkančiam rašymui) integruotas su PandaDoc (darbo eigai).
- Pokytis: Naudokite DI „prekės ženklo balsą“ (Brand Voice), kad parengtumėte pirmuosius 80 % pasiūlymo, remdamiesi susitikimo transkripcija iš 1 žingsnio. Tada konsultantas praleidžia tik 15 minučių galutiniam 20 % „aukštos logikos“ šlifavimui.
- Sutaupymas: 3–5 valandos vienam pasiūlymo ciklui.
4. Žinių paieška: Glean
Didesnėse agentūrose „paslėptas darbas“ dažnai apima klausimus: „Ar kas nors žino, kur yra tas atvejo tyrimas?“ arba „Ar praėjusiais metais rengėme pristatymą finansinių technologijų klientui?“.
- Įrankis: Glean.
- Pokytis: Glean veikia kaip DI varoma paieška visose jūsų įmonės Slack, Drive, el. pašto ir Notion paskyrose. Jis randa atsakymą, o ne tik failą.
- Sutaupymas: Panaikina „vidinės paieškos“ mokestį, kuris dažnai sudaro 15 % darbuotojo dienos.
90/10 automatizavimo taisyklė
Dažna klaida, kurią pastebiu – bandymas automatizuoti 100 % funkcijos. Tai yra „automatizavimo nerimo paradoksas“: įmonės dvejoja pradėti, nes baiminasi, kad DI nesugebės susitvarkyti su subtiliu galutiniu šlifavimu.
Taikykite 90/10 taisyklę: jei DI gali susidoroti su 90 % juodraščio, tyrimo ar transkripcijos, likę 10 % nebeturi būti pilno etato darbas – tai atsakomybė, kurią perima vyresnysis specialistas. Pavyzdžiui, jums gali nebereikėti atskiro jaunesniojo darbuotojo administracijai, jei jų 90 % „pagalbinio darbo“ yra automatizuota. Tai leidžia nukreipti tas lėšas samdant daugiau „apmokestinamų“ talentų arba mažinant IT palaikymo išlaidas pasitelkiant automatizavimą.
Įgyvendinimas: etapinis planas
Nebandykite perrašyti visos agentūros veiklos principų per vieną pirmadienį. Sugadinsite įmonės kultūrą greičiau, nei sutvarkysite maržą. Laikykitės šio etapinio požiūrio:
1 etapas: Fiksavimas (1–2 savaitė)
Įdiekite susitikimų asistentą (Otter/Fireflies) kiekvienam vidiniam ir kliento susitikimui. Išmatuokite laiką, sutaupytą nurašant pastabas rankiniu būdu. Tai „lengva pergalė“, kuri padeda pelnyti komandos pasitikėjimą.
2 etapas: Sintezavimas (3–4 savaitė)
Įveskite Claude arba GPT-4o vidiniam tyrimų darbui. Apmokykite komandą naudotis „Trinties inventoriumi“, kad jie žinotų, kurios jų tyrimų dalys reikalauja daug sąnaudų ir turėtų būti perleistos DI.
3 etapas: Institucionalizavimas (5+ savaitė)
Sujunkite savo įrankius. Naudokite Zapier arba Make, kad DI sugeneruotos susitikimų santraukos būtų perkeliamos tiesiai į jūsų CRM arba projektų valdymo įrankį (pvz., Asana arba Monday.com).
Esmė
Profesionalių paslaugų pasaulyje kitą dešimtmetį laimės ne tos įmonės, kurios turi daugiausiai „žmogiškųjų“ valandų, o tos, kurios pasižymi didžiausiu „įžvalgų per valandą“ santykiu.
Kai automatizuojate neapmokestinamus 20 %, jūs ne tik mažinate išlaidas. Jūs išlaisvinate savo geriausius protus dirbti darbą, kuris jiems iš tikrųjų patinka ir kurį klientas iš tikrųjų vertina. „Paslėptas darbas“ yra pasirinkimas, o ne būtinybė.
Ar esate pasiruošę nustoti mokėti paslėptų darbų mokestį? Pradėkite nuo kito savo susitikimo audito. Jei užrašus rašo žmogus, jūs jau atsiliekate.