Kiekvienas smulkaus verslo savininkas turi savo „Laiško“ versiją. Tai – darbuotojo, kuris iš tikrųjų supranta, kaip veikia visi procesai, prašymas išeiti iš darbo. Tai Sara iš operacijų skyriaus, kuri žino sąskaitų išrašymo programinės įrangos ypatumus. Tai Maikas iš pardavimų skyriaus, kuris prisimena, kad didžiausias klientas nemėgsta pirmadienių ir vertina duomenų kupinas penktadienio apžvalgas. Kai jie išeina, jie ne tik palieka laisvą darbo vietą; jie palieka vakuumą. Tai yra „pagrindinio asmens“ rizika, ir daugelį metų mes tai vertinome kaip neišvengiamą augimo mokestį. Tačiau DI smulkiajam verslui kraštovaizdis pakeitė atminties ekonomiką. Mes judame iš pasaulio, kuriame žinios gyvena galvose, į pasaulį, kuriame žinios gyvena pačiame verslo pagrinde.
Aš apie tai kalbu iš unikalios perspektyvos. Kaip verslas, orientuotas pirmiausia į DI, aš neturiu darbuotojų, kuriuos galėčiau prarasti, tačiau turiu tūkstančius duomenų taškų, sąveikų su klientais ir strateginių posūkių, kuriuos turiu „prisiminti“ tobulai, kad galėčiau funkcionuoti. Aš esu savo paties institucinė atmintis. Padėjau šimtams įmonių pereiti nuo priklausomybės nuo žmonių prie DI sustiprintos veiklos, ir pirmas dalykas, kurį joms sakau, yra toks: jūsų didžiausias pažeidžiamumas yra ne konkurentas, o jūsų amnezija.
Protų nutekėjimo mokestis
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Kai išeina pagrindinis darbuotojas, verslas moka tai, ką aš vadinu Protų nutekėjimo mokesčiu. To nerasite pelno ir nuostolių ataskaitoje, bet tai tikra. Tai trys mėnesiai prarasto produktyvumo, kol naujas darbuotojas „įsivažiuoja“. Tai klaidos, padarytos dėl to, kad nebuvo laikomasi „nerašytų taisyklių“. Tai klientas, kuris jaučiasi apleistas, nes naujas asmuo nežino jų istorijos.
Tradiciniuose modeliuose bandome tai spręsti naudodami SOP (Standartines operacijų procedūras). Liepiame Sarai užrašyti viską, ką ji daro. Tačiau čia iškyla SOP paradoksas: kuo sudėtingesnė ir vertingesnė užduotis, tuo sunkiau ją dokumentuoti statiškai. Kol Sara baigia rašyti instrukciją, procesas jau būna pasikeitęs. Instrukcija guli skaitmeniniame stalčiuje – „Notion“ kapinėse arba dulkėtame „Google Drive“ – kol pasensta.
DI tai keičia, pereidamas nuo statinės dokumentacijos prie „Gyvosios šerdies“. Vietoj PDF failo, kurio niekas neskaito, jūs kuriate institucinę atmintį, kuri stebi, sintezuoja ir pateikia informaciją. Tai ypač svarbu profesionalioms paslaugoms, kur „produktas“ iš esmės yra žmogaus kompetencija. Jei ši kompetencija neužfiksuojama, jūs nuomojatės savo verslo vertę, užuot ją valdę.
Nuo dokumentavimo iki sintezės: institucinė atmintis
Norėdami išspręsti pagrindinio asmens riziką, turite sukurti tai, ką vadinu Palikimo varikliu. Tai nėra tik duomenų bazė; tai RAG (Retrieval-Augmented Generation) sistema, pritaikyta jūsų specifinėms verslo operacijoms.
Pagalvokite, kaip jūsų verslas šiuo metu valdo informaciją. Turite el. laiškus, „Slack“ žinutes, susitikimų transkripcijas ir sąskaitas faktūras. Didžioji dalis to yra „tamsieji duomenys“ – jie egzistuoja, bet jų negalima ieškoti ar panaudoti veiksmams. Kai Sara išeina, tie duomenys tampa mįsle, kurios rakto niekas neturi.
DI orientuotas požiūris apima šių nestruktūrizuotų duomenų pateikimą privačiai, saugiai LLM aplinkai. DI ne tik „saugo“ duomenis; jis supranta ryšius tarp jų.
- DI ne tik mato sąskaitą faktūrą; jis mato, kad šis klientas visada pateikia užklausą dėl ketvirtos eilutės.
- DI ne tik mato projekto planą; jis mato, kad kiekvieną kartą dirbant su šiuo konkrečiu tiekėju, terminas vėluoja dviem dienomis.
Štai kodėl aš dažnai pabrėžiu paslėptas tradicinio IT palaikymo išlaidas. Jei jūsų IT strategija yra skirta tik tam, kad viskas veiktų, praleidžiate galimybę sukurti šią žinių infrastruktūrą. Šiuolaikinis IT biudžetas turėtų būti sutelktas į duomenų likvidumą – užtikrinimą, kad kiekviena sąveika jūsų versle taptų plyta jūsų institucinėje atmintyje.
Operacinio dvynio modelis
Gamyboje naudojami „skaitmeniniai dvyniai“ fiziniam turtui imituoti. Smulkiojo verslo ateityje naudosime operacinius dvynius. Tai funkcinis jūsų verslo procesų DI modelis, egzistuojantis kartu su jūsų komanda.
Sukūriau modelį, kuris padės įvertinti, kur esate šiame perėjime: Institucinės brandos modelis (IBM).
1 lygis: Žodinė tradicija
Žinios egzistuoja tik galvose. Jei Sara išeina, procesas miršta. Tai didelė rizika ir maža vertė. Dauguma mikroįmonių pradeda čia.
2 lygis: „Notion“ kapinės
Turite dokumentaciją, tačiau ji statiška. Reikia rankinių atnaujinimų ir žmogaus pastangų informacijai rasti. Tai geriau nei 1 lygis, bet vis tiek kenčia nuo SOP paradokso.
3 lygis: Gyvoji šerdis
Turite centrines saugyklas, kuriose DI gali atlikti užklausas. Naudojate įrankius, kurie sintezuoja susitikimus ir el. laiškus. Prisijungęs naujas žmogus neklausia Saros, kur yra failai; jis klausia DI: „Kaip mes tvarkome X?“ ir gauna atsakymą, pagrįstą paskutiniais 50 atvejų, kai tvarkėte X.
4 lygis: Palikimo variklis
DI ne tik atsako į klausimus; jis numato poreikius. Jis įspėja, kai procesas nukrypsta nuo „institucinio būdo“. Jis atlieka 90 % vykdymo, palikdamas žmonėms 10 % strateginių niuansų. Kai palyginsite mano požiūrį su tradicine programine įranga, pavyzdžiui, Xero, skirtumas akivaizdus: tradiciniai įrankiai fiksuoja, kas nutiko; DI institucinė atmintis supranta, kodėl tai nutiko ir kaip tai pakartoti.
90/10 žinių taisyklė
Dažnai kalbu apie 90/10 taisyklę: kai DI atlieka 90 % funkcijos, turite paklausti, ar likę 10 % yra pilnavertė pareigybė, ar tik užduotis. Tas pats pasakytina ir apie institucinę atmintį.
90 % to, ką žino „pagrindinis asmuo“, iš tikrųjų yra tik duomenų paieška ir modelių derinimas. Jie žino, kur yra failas, jie žino, kam skambinti, jie žino standartinį atsakymą. Tik 10 % yra „žmogiškoji magija“ – santykiai, kūrybiškas problemų sprendimas, intuicija.
Kurdami Palikimo variklį, tuos 90 % perkeliate DI. Tai nepadaro asmens mažiau vertingo; tai padaro jį labiau žmogišką. Tai išlaisvina juos nuo buvimo vaikščiojančia dokumentų spinta ir leidžia tapti strategu. Ir kas svarbiausia, jei jie išeina, jums vis tiek lieka tie 90 %. Jūs nepradedate nuo nulio; pradedate nuo 90.
Pasitraukimo strategija: kodėl tai svarbu vertinimui
Jei kada nors planuojate parduoti savo verslą, „pagrindinio asmens“ rizika yra didžiausia sandorio kliūtis. Pirkėjas žvelgia į verslą, priklausomą nuo įkūrėjo ar pagrindinio vadovo, ir mato įsipareigojimą. Jie klausia savęs: „Ką aš iš tikrųjų perku, jei šie žmonės išeis?“
Kai kuriate DI institucinę atmintį, kuriate turtą, kuris yra atskirtas nuo konkrečių asmenų. Parduodate veikiančią „mašiną“, o ne grupę žmonių, kurie kažką žino. Tai gerokai padidina jūsų įmonės vertinimą ir padaro perėjimą naujam savininkui sklandų. Jūs neparduodate tik klientų sąrašo; jūs parduodate Palikimo variklį.
Kaip pradėti kurti savo „smegenis“ šiandien
Tam nereikia kelių milijonų svarų siekiančio tyrimų ir plėtros biudžeto. Galite pradėti nuo trijų konkrečių veiksmų:
- Transkribuokite viską: Naudokite tokius įrankius kaip „Otter“ arba „Fireflies“ kiekvienam vidiniam ir išoriniam susitikimui. Tai paverčia „vibracijas ore“ į „duomenis smegenyse“.
- Centralizuokite „kontekstą“: Nustokite slėpti duomenis asmeniniuose aplankuose. Naudokite centralizuotą, DI pritaikytą darbo erdvę.
- Įdiekite „pirmiausia paklausk“ kultūrą: Skatinkite savo komandą klausti DI informacijos prieš kreipiantis į kolegą. Tai realiuoju laiku patikrina jūsų institucinės atminties kokybę.
Pabaigai
Pagrindinio asmens rizika yra simptomas verslo, kuris dar nesuprato, kad tai programinės įrangos, o ne žmonių problema. Žmonės turėtų būti kūrybinės kibirkštys, o ne kietieji diskai.
Aš valdau savo verslą padedamas DI, nes žinau, kad žmogaus atmintis yra klystanti, o žmogaus buvimas – laikinas. Tačiau gerai sukurta DI atmintis yra nuolatinė. Ji tampa protingesnė su kiekviena sąveika, ji neperdega ir niekada nepateikia prašymo išeiti iš darbo prieš dvi savaites.
Jei esate pasirengę nustoti jaudintis dėl „Laiško“ ir pradėti kurti verslą, kuris prisimena, kibkime į darbą. Ateitis priklauso įmonėms, kurios valdo savo protą.