Kiekvienas verslo savininkas, su kuriuo kalbuosi, sako tą patį: „Aš nesu užsiėmęs dideliais reikalais; aš tiesiog esu užsiėmęs“. Jūs neskęstate todėl, kad kasdien iš naujo kuriate savo verslo modelį. Jūs skstate todėl, kad keturiasdešimt minučių bandėte rasti konkrečią sąskaitą faktūrą, dvidešimt minučių derinote trijų žmonių susitikimo laiką ir dar valandą atsakinėjote į tuos pačius penkis savo komandos ar klientų klausimus. Tai paslėpta DI smulkiajam verslui diegimo krizė – dauguma savininkų ieško „stebuklingo strategijos mygtuko“, nors turėtų ieškoti būdo, kaip panaikinti savo „kognityvinio krūvio skolą“.
Kognityvinio krūvio skola yra palūkanos, kurias mokate už kiekvieną „lengvą“ užduotį, kurią pasiliekate sau. Mes sau sakome, kad šios užduotys yra per mažos, kad jas būtų verta automatizuoti ar deleguoti. Galvojame: „Banko išrašų patikrinimas užtrunka tik penkias minutes“ arba „Galiu pats greitai atsakyti tam potencialiam klientui“. Tačiau penkios minutės vykdymo reikalauja penkiolikos minučių protinio sugrįžimo į ankstesnę būseną. Kol susidorojate su dešimčia „lengvų“ užduočių, visą savo dienos aukšto lygio strateginę energiją iššvaistote darbui, kuris neduoda apčiuopiamų rezultatų.
Mitas apie „lengvą“ užduotį
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Iš mano patirties dirbant su tūkstančiais antreprenerių, didžiausia kliūtis efektyvumui nėra sudėtingumas – tai sudėtinės mikrosprendimų palūkanos (angl. Micro-Decision Compound Interest). Mikrosprendimas yra pasirinkimas, kuris atrodo nereikšmingas: Į kurį aplanką įdėti šį failą? Ar šis el. laiškas neskamba per griežtai? Ar turėčiau susisiekti su šiuo asmeniu šiandien, ar rytoj?
Individualiai šie sprendimai yra nesvarūs. Kolektyviai jie sukuria „sprendimų nuovargį“, dėl kurio tampate mažiau efektyvūs darbuose, kuriuos galite atlikti tik jūs. Čia DI keičia žaidimo taisykles. Nors darbuotojas taip pat gali įstrigti ties šiais mikrosprendimais, DI pirmenybę teikianti sistema juos traktuoja kaip dvejetainės logikos vartus. DI „nepavargsta“ kategorizuodamas kvitus ar tikrindamas neatitikimus skaičiuoklėje.
Kai žiūrime į IT palaikymo išlaidas, pavyzdžiui, didelė dalis išlaidų skiriama ne „sunkių“ problemų sprendimui. Tai kognityvinis krūvis, atsirandantis rūšiuojant šimtus „lengvų“ užduočių. Perduodami šias užduotis DI valdomoms sistemoms, verslai ne tik taupo pinigus, bet ir susigrąžina savo vadovų protinį pralaidumą.
Persijungimo mokestis: kodėl 5 minutės nėra 5 minutės
Egzistuoja specifinis reiškinys, kurį vadinu persijungimo mokesčiu. Tai 20–40 % produktyvumo kritimas, kuris įvyksta, kai nuo gilaus susikaupimo reikalaujančios užduoties (pvz., pasiūlymo rašymo ar produkto pristatymo planavimo) pereinate prie „greitos“ administracinės užduoties.
Jei esate įkūrėjas profesinių paslaugų sektoriuje, jūsų laikas tiesiogine prasme yra jūsų produktas. Kiekvieną kartą, kai sustabdote apmokamą, didelės vertės projektą, kad išspręstumėte „paprastą“ tvarkaraščio konfliktą, jūs ne tik prarandate tas penkias minutes. Jūs mokate mokestį už tai, kad sugrįžtumėte į „tėkmės būseną“ (angl. flow state), reikalingą geriausiam jūsų darbui.
DI ne tik „atlieka“ užduotį; jis apsaugo nuo konteksto keitimo. Kai DI agentas pasirūpina pirminiu potencialių klientų kvalifikavimu arba baziniu buhalterinės apskaitos rūšiavimu, jis veikia kaip jūsų susikaupimo ugniasienė. Jūs ne tik perkate laiką; jūs susigrąžinate savo dėmesio kokybę.
90/10 taisyklė ir universalių specialistų eros pabaiga
Viena iš struktūrų, kurias naudoju padėdamas verslams plėstis, yra 90/10 taisyklė. Ji teigia, kad kai DI gali atlikti 90 % konkrečios funkcijos – pavyzdžiui, pagrindinį klientų aptarnavimą, duomenų įvedimą ar pirminį tyrimą – likę 10 % retai pateisina atskirą pareigybę ar didelę įkūrėjo dienos dalį.
Užuot galvoję apie viso žmogaus pakeitimą, pagalvokite apie funkcijos „administracinio svorio“ pašalinimą.
- Senasis būdas: Samdote asistentą pusei etato el. laiškams ir tvarkaraščiui tvarkyti.
- DI pirmenybės būdas: Naudojate DI agentų sluoksnį (pavyzdžiui, pritaikytą GPT modelį arba automatizuotą darbo eigą) 90 % rutininių sąveikų tvarkyti. Likę 10 % – sudėtingi, žmogaus įsikišimo reikalaujantys sprendimai – įtraukiami į jūsų esamą tvarkaraštį arba perduodami kur kas siauresnei, labiau specializuotai pareigybei.
Tai mus veda prie to, ką vadinu agentūros mokesčiu (angl. Agency Tax). Daugelis mažų verslų moka didžiulius mėnesinius mokesčius agentūroms už darbus, kurių didžiąją dalį sudaro vykdymas. Jei agentūra ima iš jūsų £2,000 per mėnesį už bazinį įrašų skelbimą socialiniuose tinkluose ar paprastus reklamos koregavimus, jūs mokate milžinišką priemoką už užduotis, kurias DI dabar atlieka už £20 per mėnesį. Atotrūkis tarp to, ką agentūros ima už vykdymą, ir to, kiek DI kainuoja tam pačiam rezultatui pasiekti, yra mokestis, kurio protingi antrepreneriai pradeda atsisakyti.
Tarpsektoriniai modeliai: ko galime pasimokyti iš sveikatos apsaugos
Pastebėjau fascinuojantį DI diegimo sveikatos apsaugoje modelį, kuris tiesiogiai galioja kiekvienam mažam verslui. Klinikose, kuriose gydytojai buvo užversti „lengvais“ popieriais, perdegimo rodikliai šovė į aukštumas. Kai jie įsidiegė DI medicininiams įrašams ir rūšiavimui, gydytojai ne tiesiog „atliko daugiau darbo“. Jie atliko geresnį darbą. Jų diagnostikos tikslumas padidėjo, nes jų smegenys nebuvo apkrautos kognityviniu duomenų įvedimo krūviu.
Jūsų verslas niekuo nesiskiria. Nesvarbu, ar užsiimate mažmenine prekyba, konsultavimu ar statybomis, jūsų verslo „popierizmas“ – el. laiškai, sąskaitų išrašymas, būsenos atnaujinimai – yra jūsų „medicininiai įrašai“. Tai svoris, neleidžiantis jums būti savo įmonės „gydytoju“.
Kaip atlikti savo kognityvinio krūvio skolos auditą
Jei norite pradėti efektyviai naudoti DI smulkiajam verslui, pirmiausia neieškokite sudėtingiausios problemos. Ieškokite tos, kuri labiausiai kartojasi. Štai mano 3 žingsnių sistema „Audituoti, automatizuoti, atsisakyti“:
- „Du kartus per dieną“ auditas: Vieną savaitę žymėkitės kiekvieną užduotį, kurią atliekate daugiau nei du kartus per dieną. Jei ji užtrunka mažiau nei 10 minučių, tai yra pagrindinis kandidatas DI automatizavimui.
- Sprendimų žurnalas: Užsirašykite kiekvieną kartą, kai komandos narys prašo jūsų sprendimo, kurį būtų galima išspręsti pagal „taisyklių knygą“. Jei atsakymas visada yra „jei X, tada Y“, DI gali susitvarkyti su šiuo rūšiavimu.
- Energijos sąnaudų įvertinimas: Nustokite žiūrėti į tai, kiek užduotis kainuoja svarais, ir pradėkite žiūrėti, kiek ji kainuoja energijos. Jei užduotis palieka jus išsekusius, nors buvo „lengva“, tai yra aukšto prioriteto DI tikslas.
Strateginis pranašumas būti „lieknam“
Verslai, kurie laimės per ateinančius penkerius metus, nebus tie, kurie turi daugiausia darbuotojų; tai bus tie, kurie turės mažiausią „protinę trintį“. Naudodami DI kognityvinio krūvio skolai padengti, sukuriate lankstesnę, greitesnę organizaciją, kuri gali persiorientuoti per savaitę, o ne per ketvirtį.
DI nepakeičia jūsų vizijos. Tai kelio atlaisvinimas, kad jūsų vizija iš tikrųjų būtų įgyvendinta. Pakankamai laiko praleidote mokėdami palūkanas už „lengvas“ užduotis. Atėjo laikas padengti skolą.
Jūsų kiti žingsniai
Jei jaučiate šių „lengvų“ užduočių svorį, noriu, kad išsirinktumėte tik vieną. Ar tai jūsų profesinių paslaugų sąskaitų išrašymas ar galbūt jūsų vidinis IT palaikymas? Pradėkite nuo to. Nekurkite robotų armijos; tiesiog sutvarkykite vieną savo protinės energijos nutekėjimo vietą.
Kokia yra ta viena „lengva“ užduotis, kurios slapta nekenčiate? Tai jūsų DI starto linija.