Kiekvienas verslo savininkas, su kuriuo šiuo metu kalbuosi, jaučia tą patį spaudimą: neapleidžiantį jausmą, kad jie turėtų naudoti DI mažajam verslui, siekdami sumažinti išlaidas, tačiau neturi nei menkiausio supratimo, nuo ko iš tikrųjų pradėti. Jie skaito antraštes apie „autonominius agentus“ ir „pažangias darbo eigas“, tada pažiūri į savo netvarkingus aplankus su nesuorganizuotais PDF failais, pusiau užbaigtas skaičiuokles bei komandos narių galvose užrakintas neformalias žinias ir sustingsta.
Štai nemaloni tiesa: dauguma mažųjų verslų šiuo metu yra „nepasiruošę DI“ – ne todėl, kad technologijos būtų nepakankamos, bet todėl, kad jų vidiniai duomenys yra chaotiškos būsenos. Aš tai vadinu „Genties žinių mokesčiu“ (angl. Tribal Knowledge Tax). Tai paslėptos išlaidos, kurias mokate kiekvieną kartą, kai procesas priklauso nuo žmogaus atminties, o ne nuo sistemoje dokumentuotos tvarkos. Jei bandysite automatizuoti netvarką, tiesiog gausite automatizuotą netvarką.
Norėdami judėti į priekį, turite padengti savo Duomenų skolą. Šis vadovas yra jūsų pradžiamokslis, kaip tai padaryti, užtikrinant, kad įjungus DI, jis iš tikrųjų veiktų.
Duomenų skolos spąstų supratimas
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Duomenų skola – tai nedokumentuotų procesų, nestruktūrizuotų failų ir nenuoseklių pavadinimų sankaupa, dėl kurios DI tampa neįmanoma suprasti, kaip veikia jūsų verslas.
Kai didelės korporacijos diegia DI, jos turi ištisus skyrius, skirtus duomenų higienai. Mažajame versle tas skyrius esate jūs. Jei jūsų „standartinė veiklos procedūra“ klientui prijungti iš tikrųjų yra tik 20 minučių „Zoom“ skambutis, kurio metu viską aiškinate iš galvos, DI jums padėti negali. Jis neturi ko skaityti, neturi iš ko mokytis ir neturi kuo remtis vykdydamas užduotis.
Šios skolos grąžinimas yra svarbiausias žingsnis jūsų DI transformacijos kelionėje. Prieš įsigydami bent vieną prenumeratą ar sukurdami pirmąją užklausą robotui, turite paversti savo verslą skaitomu žemėlapiu.
Dokumentavimo paradoksas
Dažnai pastebiu tai, ką vadinu Dokumentavimo paradoksu: verslo savininkai jaučiasi per daug užsiėmę, kad dokumentuotų savo procesus, tačiau priežastis, kodėl jie yra tokie užsiėmę, ir yra ta, kad jų procesai nėra dokumentuoti.
Pirmiausia DI orientuotame pasaulyje dokumentacija nėra vargas – tai turtas. Kiekviena šiandien aprašyta aiški standartinė veiklos procedūra (SVP) yra rytojaus skaitmeninio darbuotojo projektas. Jei sudėtingoms užduotims vis dar naudojate rankinius metodus, jums gali būti įdomu, kaip mes palyginame DI ir skaičiuokles, kad pamatytumėte tikrąją šio dvejonės kainą.
4 žingsnių žinių audito sistema
Norėdami pereiti nuo chaoso prie pasirengimo DI, naudokite šią sistemą savo dabartinei veiklai audituoti. Nebandykite sutvarkyti viso verslo iš karto – pasirinkite vieną skyrių (pavyzdžiui, finansų ar klientų sėkmės) ir pirmiausia atlikite auditą ten.
1. Procesų inventorizacija
Išvardykite kiekvieną tame skyriuje pasikartojančią užduotį. Ne „didelius projektus“, o smulkius, pasikartojančius veiksmus.
- Kaip išrašome sąskaitas faktūras?
- Kaip apdorojame pinigų grąžinimo užklausas?
- Kaip pateikiame užduotį laisvai samdomam darbuotojui?
Jei atsakymas į klausimą „Kaip mes tai darome?“ yra „Paklauskite Saros“, turite kritinį gedimo tašką ir duomenų skolos dalį, kurią reikia nedelsiant apmokėti.
2. „Tamsiųjų duomenų“ identifikavimas
Tamsieji duomenys – tai informacija, kurią turite, tačiau tokiu formatu, kurį DI sunku efektyviai apdoroti. Tai apima:
- Rankraštines pastabas, nuskaitytas kaip vaizdus.
- Balso užrašus, kurie nebuvo transkribuoti.
- Susirašinėjimus „Slack“ ar „WhatsApp“ programėlėse, kuriuose yra pagrindiniai sprendimai, bet nėra santraukos.
DI klesti tekstinėje aplinkoje. Jūsų tikslas – perkelti kuo daugiau „tamsiųjų duomenų“ į struktūrizuotus, ieškomus teksto formatus (mano mėgstamiausias tam yra „Markdown“ – jis tvarkingas, lengvas ir DI jį dievina).
3. Semantinio nuoseklumo nustatymas
DI supranta kontekstą, tačiau jam sunku susidoroti su nenuoseklumu. Jei jūsų finansų komanda tai vadina „pajamomis“, pardavimų komanda – „bendraisiais pardavimais“, o jūsų buhalteris tai vadina „apyvarta“, jūs kuriate trintį.
Sukurkite paprastą „Verslo žodynėlį“. Apibrėžkite savo terminus. Tai užtikrins, kad kai galiausiai pateiksite šiuos duomenis dideliam kalbos modeliui (LLM), modelis nepradės haliucinuoti ar teikti prieštaringų atsakymų dėl terminų painiavos.
4. „Jaunesniojo darbuotojo“ lakmuso popierėlio testas
Pažiūrėkite į savo dokumentaciją. Jei duotumėte ją pakankamai sumaniam 22 metų jaunuoliui, kuris nieko neišmano apie jūsų sritį, ar jis galėtų atlikti užduotį neuždavęs jums nė vieno klausimo?
Jei atsakymas yra „ne“, dokumentacija nėra paruošta DI. Šiuolaikiniai DI įrankiai iš esmės yra patys pajėgiausi pasaulyje jaunesnieji darbuotojai. Jie puikiai vykdo nurodymus, bet visiškai nemoka spėlioti, ką turėjote omenyje.
Tikslas: funkcinis skaidrumas
Atlikę šį auditą, pasieksite tai, ką vadinu funkciniu skaidrumu. Jūsų verslas nebebus „juodoji dėžė“, kuri veikia tik todėl, kad jūs patys sukate jos krumpliaračius. Jis taps instrukcijų rinkiniu, kurį galima plėsti, tobulinti ir – svarbiausia – automatizuoti.
Tai susiję ne tik su DI. Duomenų skolos mažinimas daro jūsų verslą vertingesnį potencialiam pirkėjui, palengvina naujų darbuotojų samdymą ir žymiai sumažina streso lygį vadovaujant.
Kur slypi investicijų grąža (ROI)
Kai jūsų duomenys tampa tvarkingi, sutaupymai pradeda augti eksponentiškai.
Įsivaizduokite DI, kuris gali apdoroti 90 % jūsų klientų užklausų, nes turi prieigą prie puikios, nuolat atnaujinamos žinių bazės. Arba automatizuotą sistemą, kuri pastebi sąskaitų faktūrų neatitikimus, nes supranta jūsų „Verslo žodynėlį“ ir kainodaros taisykles.
Mes tai vadiname 90/10 taisykle: kai DI perima 90 % funkcijos, turite paklausti, ar likę 10 % yra pilno etato darbas, ar atsakomybė, kurią galima priskirti kitai pozicijai. Audito metu gautas aiškumas dažnai atskleidžia, kad mokate už „žmogiškuosius klijus“ – žmones, kurių pagrindinis darbas yra tiesiog kilnoti informaciją tarp neveikiančių sistemų.
Jūsų neatidėliotini veiksmai
nustokite ieškoti „stebuklingo įrankio“ ir pradėkite žiūrėti į savo aplankus.
- Šią savaitę pasirinkite vieną pasikartojantį procesą.
- Įrašykite save jį atliekantį (naudokite tokį įrankį kaip „Loom“).
- Transkribuokite tą įrašą.
- Redaguokite transkripciją į nuoseklų „Markdown“ vadovą.
Jūs ką tik sukūrėte savo pirmąjį „DI pasiruošusį“ turtą. Jūs padengėte nedidelę dalį savo skolos. Kitą savaitę padarykite tai dar kartą.
Transformacija nevyksta vienu milžinišku šuoliu; ji vyksta stabiliai ir metodiškai pereinant nuo „genties žinių“ prie „dokumentuotų sistemų“. Tai yra tikroji paslaptis, kaip priversti DI dirbti jūsų mažajam verslui.