Dauguma verslo savininkų, su kuriais kalbuosi, jaučiasi taip, tarsi stovėtų prie didžiulio DI įrankių vandenyno kranto, svarstydami, kuri banga padės jiems skrosti vandenį, o kuri – nusitemps į dugną. Jūs girdėjote visas liaupses. Žinote, kad turėtumėte mokytis, kaip naudoti DI verslo operacijose, tačiau jūsų darbų sąrašas jau dabar yra trijų puslapių ilgio, o idėja „įgyvendinti strategiją“ atrodo kaip dar viena užduotis, kuriai tiesiog neturite laiko.
Štai realybė, kurią pastebėjau dirbdamas su tūkstančiais įmonių: sėkmingiausias DI diegimas neprasideda nuo 50 puslapių skaitmeninės transformacijos plano. Jis prasideda nuo 15 minučių jūsų kalendoriaus audito. Mes tai vadiname Trinties auditu. Tai būdas atsiriboti nuo triukšmo, kad „DI gali viską“, ir rasti tris konkrečius dalykus, kuriuos DI gali padaryti dėl jūsų jau šiandien, kad atgautumėte penkias valandas per savaitę.
Efektyvumo miražas
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Prieš pradedant auditą, turime aptarti tai, ką vadinu Efektyvumo miražu. Tai reiškinys, kai įkūrėjas mano, kad „plečia veiklą“, nes dirba po 14 valandų per parą, nors realybėje jis tėra žmogiškasis tiltas tarp nesujungtų sistemų.
Galite jaustis produktyvūs, nes esate užsiėmę, tačiau jei tas užimtumas susideda iš duomenų perkėlimo iš PDF į skaičiuoklę arba tų pačių trijų įžanginių el. laiškų perrašymo potencialiems klientams, jūs nevadovaujate – jūs atliekate techninį darbą. DI eroje buvimas „žmogiškuoju tiltu“ yra brangi ir mažą grąžą duodanti veikla.
Norėdami išsivaduoti iš šio miražo, turite nustatyti, kur jūsų verslas moka Agentūros mokestį – priemoką, kurią mokate (grynaisiais pinigais rangovams arba savo laiku) už techninį darbą, kurį DI dabar gali atlikti už centus. Norėdami rasti šias vietas, naudojame paprastą sistemą.
Penny sistema: trintis prieš dažnumą
Praleidau ne vienerius metus sintezuodamas įvairių pramonės šakų – nuo sveikatos priežiūros klinikų iki boutique tipo teisės kontorų – dėsningumus. Bendras bruožas yra tas, kad žmonės susitelkia į netinkamas užduotis, kurias bando automatizuoti. Jie bando automatizuoti „didelius, baisius“ dalykus, pavyzdžiui, strateginių sprendimų priėmimą, ignoruodami mažas, pasikartojančias užduotis, kurios iš tikrųjų sekina jų kognityvinius išteklius.
Kad tai ištaisytume, naudojame Trinties ir dažnumo matricą. Paimkite popieriaus lapą ir nupieškite paprastą keturių kvadrantų tinklelį.
- X ašis yra Dažnumas: kaip dažnai ši užduotis atliekama? (Kasdien, kas savaitę, kas mėnesį).
- Y ašis yra Trintis: kiek jūs (ar jūsų komanda) jos nemėgstate? Ar tai susiję su „kvailu“ rankiniu darbu? Ar tai reikalauja konteksto perjungimo? Ar čia dažnai pasitaiko žmogiškųjų klaidų?
1 žingsnis: 5 minučių minčių lietus
Peržiūrėkite savo kalendorių ir paskutinių septynių dienų išsiųstų laiškų aplanką. Išvardykite kiekvieną pasikartojančią užduotį. Kol kas negalvokite apie DI. Tiesiog surašykite darbus.
Dažni pavyzdžiai:
- Sąskaitų faktūrų išrašymas ir apmokėjimų stebėjimas
- Susitikimų pastabų apibendrinimas
- CRM įrašų atnaujinimas
- Klientų aptarnavimo užklausų rūšiavimas
- Projektų pasiūlymų rengimas
- Techninių problemų sprendimas (dažnai paslėptas laiko rijikas; žr. mūsų gidą apie IT palaikymo išlaidas)
2 žingsnis: Trinties vertinimas
Suteikite balą nuo 1 iki 10 už Dažnumą (1 = kartą per mėnesį; 10 = dešimt kartų per dieną) ir Trintį (1 = galėtumėte tai daryti miegodami ir tai malonu; 10 = geriau vaikščiotumėte stiklais nei dar kartą atidarytumėte tą skaičiuoklę).
3 žingsnis: Didelės investicijų grąžos zonos nustatymas
Dabar pažymėkite šias užduotis savo matricoje. Pamatysite keturias skirtingas zonas, tačiau tik viena iš jų yra jūsų neatidėliotinas prioritetas DI diegimui.
1 kvadrantas: Perdegimo zona (didelis dažnumas / didelė trintis)
Čia jūs pradedate. Tai užduotys, kurios vyksta nuolat ir sekina jus emociškai. Dažniausiai tai informacijos apdorojimo užduotys: duomenų paėmimas iš vienos vietos, jų transformavimas ir perkėlimas kitur.
Profesinėse paslaugose tai dažnai atrodo kaip klientų įvedimo procesas arba dokumentų peržiūra. Jei vis dar tai darote rankiniu būdu, mokate didžiulį nematomą mokestį. Pavyzdžiui, daugelis įmonių išleidžia tūkstančius specializuotai profesinių paslaugų programinei įrangai, kurią naudoja tik 10 % pajėgumu, nes duomenų įvedimo „trintis“ yra per didelė. DI pašalina šią trintį atlikdamas duomenų įvedimą už jus.
DI sprendimas: naudokite LLM (Claude arba ChatGPT) sintezei ir tokius įrankius kaip Zapier arba Make, kad sujungtumėte savo programėles.
2 kvadrantas: Nematomas mokestis (didelis dažnumas / maža trintis)
Šios užduotys „neskauda“, nes yra lengvos, todėl jos lieka nepastebėtos. Pagalvokite apie „greitus“ atsakymus į el. laiškus arba banko sąskaitos likučio tikrinimą. Kadangi trintis maža, manote: „Aš tiesiog padarysiu tai pats“.
Čia galioja 90/10 taisyklė. Kai DI gali atlikti 90 % funkcijos (pavyzdžiui, parengti 90 % jūsų įprastų el. laiškų juodraščių), verta paklausti, ar likusiems 10 % tikrai kiekvieną kartą reikia jūsų rankinio įsikišimo. Dažnai šias užduotis galima automatizuoti grupėmis, sutaupant šimtus „mikro-trukdžių“ per savaitę.
Kaip naudoti DI verslo operacijose: įgyvendinimas
Kai nustatysite savo 1-ojo kvadranto užduotis, nebandykite kurti individualaus DI sprendimo. Pradėkite nuo „tikslinių sprendimų“.
Jei jūsų trintis kyla iš finansų sekimo, nustokite naudoti rankinius žurnalus. Kai palyginate DI pagrįstus įrankius su tradicinėmis skaičiuoklėmis, sąnaudų ir naudos santykis net nepalyginamas. Skaičiuoklė jums „nieko“ nekainuoja programinės įrangos mokesčiais, tačiau kainuoja šimtus „žmogiškųjų klaidų mokesčio“ ir „laiko mokesčio“ pavidalu. DI įrankis gali kainuoti £30 per mėnesį, tačiau sugrąžina penkias jūsų gyvenimo valandas.
„Vardiniai“ konceptai, kuriuos verta prisiminti:
- Automatizavimo nerimo paradoksas: įmonės, kurios labiausiai dvejoja dėl DI naudojimo, paprastai yra tos, kurios turi daugiausiai rankinių, trinties kupinų procesų. Jos jaučiasi „neturinčios laiko“ automatizuoti, nes yra per daug užsiėmusios atlikdamos būtent tas užduotis, kurios turėtų būti automatizuotos.
- Agentūros mokestis: jei mokate išorinei agentūrai £2,000 per mėnesį už „SEO tinklaraščių“ rašymą ar pagrindinį duomenų tvarkymą, tikėtina, kad permokate. DI atlieka vykdymą; jūs (arba daug pigesnis jaunesnysis specialistas) atliekate redagavimą ir strategiją.
Jūsų veiksmų planas pirmadienio rytui
Norint pradėti, jums nereikia inžinerijos laipsnio. Jums tiesiog reikia sąžiningai įvertinti, kur dingsta jūsų laikas.
- Atlikite 15 minučių auditą naudodami aukščiau pateiktą matricą.
- Pasirinkite VIENĄ užduotį didelio dažnumo / didelės trinties kvadrante.
- Pritaikykite „DI pirmiausia“ testą: jei rytoj turėtumėte pasamdyti robotą, kad jis atliktų 80 % šios užduoties, kaip jam paaiškintumėte instrukcijas?
Dokumentuodami procesą DI įrankiui, dažnai pamatysite, kad pats procesas jau iš pradžių buvo netobulas. DI ne tik automatizuoja jūsų verslą; jis priverčia jus jį išgryninti. Tas aiškumas, labiau nei pati programinė įranga, padaro verslą taupų, pelningą ir paruoštą ateičiai.
Kur šiuo metu jūsų darbe yra didžiausia trintis? Jei galite ją įvardyti, tikriausiai galite ją ir automatizuoti. Pradėkime nuo to.