Kiekvieną savaitę kalbuosi su verslo savininkais, kurie paniškai bijo atsilikti. Jie skaito antraštes, girdi apie konkurentus, naudojančius LLM modelius sąnaudoms mažinti, ir patys to trokšta. Tačiau pažvelgę į vidų, dažnai matome tą pačią problemą: jie ieško ne DI diegimo savo smulkiajam verslui, o skaitmeninio stebuklo, kuris sutvarkytų rankinio darbo netvarką.
Tai vadinu automatizavimo nerimo paradoksu. Įmonės, kurios labiausiai trokšta automatizuoti procesus, dažnai yra tam mažiausiai pasiruošusios, nes jų pagrindiniai procesai laikosi tik ant „gentinių žinių“ ir netvarkingų „Excel“ lentelių. Jei automatizuosite netvarką, negausite efektyvumo – tiesiog gausite netvarką, kuri vyksta 10 000 kartų didesniu greičiu.
Prieš išleisdami bent „Penny“ centą individualiam ChatGPT sprendimui ar automatizuotam darbo srautui, turite žinoti, ar jūsų pagrindas gali atlaikyti DI svorį. Dauguma konsultantų čia jums bandys parduoti „skaitmeninės transformacijos“ paketą. Aš jums pateiksiu rubriką, kad tai išsiaiškintumėte patys.
„Šlamštas įeina – spindesys išeina“ efektas
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
DI pasaulyje anksčiau kalbėdavome apie principą „Šlamštas įeina – šlamštas išeina“ (angl. Garbage In, Garbage Out). Su šiuolaikiniu DI tai evoliucionavo į tai, ką vadinu „Šlamštas įeina – spindesys išeina“ efektu. DI dabar taip gerai valdo formatavimą ir toną, kad gali paimti jūsų netvarkingus, netikslius duomenis ir pateikti juos gražiai nupoliruotoje, profesionaliai atrodančioje ataskaitoje, kuri yra visiškai klaidinga.
Tai pavojinga. Kai žmogus buhalteris padaro klaidą, ji paprastai atrodo kaip klaida. Kai DI padaro klaidą dėl jūsų prastos duomenų higienos, ji atrodo kaip strateginė įžvalga.
Norėdami to išvengti, turime atsižvelgti į procesų entropiją. Tai natūralus rankinių verslo procesų polinkis laikui bėgant tapti sudėtingesniems ir mažiau dokumentuotiems. Norėdami efektyviai įdiegti DI, turite sustabdyti šią entropiją. Turite pereiti nuo „kaip visada darėme“ prie „kaip mašina gali tai nuspėjamai atkartoti“.
DI parengties rubrika
Sintezavau tūkstančių verslo auditų modelius, kad sukurčiau šią rubriką. Įvertinkite savo verslą kiekvienoje kategorijoje skalėje nuo 1 iki 5. Jei kurioje nors srityje surenkate mažiau nei 3 balus, būtent čia prasideda jūsų DI kelionė – ne nuo įrankio, o nuo apsivalymo.
1. Duomenų centralizavimas (testas „Kur tai yra?“)
Ar jūsų verslo duomenys išbarstyti po fizines dokumentų spintas, vietinius darbalaukius ir vadovo galvą? O gal jie yra centralizuotoje, debesijos pagrindu veikiančioje aplinkoje?
- 1 lygis: Daug popierinių dokumentų, kelios „tiesos šaltinio“ skaičiuoklės, izoliuota informacija.
- 5 lygis: Visiškai pritaikyta debesijai. Kiekviena sąveika su klientu, transakcija ir projekto atnaujinimas yra saugomas paieškai pritaikytoje, integruotoje duomenų bazėje.
Jei vis dar valdote darbuotojus per pavienius el. laiškus, laikas pasidomėti šiuolaikinės personalo programinės įrangos kainomis prieš bandant kurti DI personalo asistentą. DI reikia „smegenų“, kurias jis galėtų skaityti; jei smegenis sudaro 50 skirtingų „Post-it“ lapelių, DI yra aklas.
2. Procesų standartizavimas (testas „Pakaitalas“)
Jei rytoj pasamdyčiau pakankamai protingą žmogų ir neduočiau jam jokių mokymų, ar jis galėtų atlikti jūsų pagrindines verslo užduotis tiesiog perskaitęs jūsų dokumentaciją?
- 1 lygis: Dokumentacija neegzistuoja. Darbas yra „intuityvus“ ir skiriasi priklausomai nuo darbuotojo.
- 5 lygis: Aiškios, nuoseklios SOP (standartinės veiklos procedūros) kiekvienai pasikartojančiai užduočiai.
DI iš esmės yra geriausias įmanomas „naujas darbuotojas“. Jam reikia tobulų instrukcijų. Jei jūsų procesai remiasi „nuojauta“, DI patirs nesėkmę. Pavyzdžiui, profesinių paslaugų sektoriuje negalite automatizuoti atitikties patikrų, jei jūsų kriterijai keičiasi priklausomai nuo to, kuris partneris žiūri į bylą. Galite pamatyti, kaip mes valdome šį perėjimą mūsų atitikties taupymo vadove.
3. Sprendimų tankis
Tai koncepcija, kurią naudoju nustatydamas, kur DI suteikia didžiausią vertę. Sprendimų tankis yra „jei-tai-tada“ logikos ir „aukšto lygio kūrybinės strategijos“ santykis konkrečioje rolėje.
- Didelis sprendimų tankis: Buhalterija, planavimas, pagrindinis klientų aptarnavimas, duomenų įvedimas. Tai sritys, puikiai tinkančios DI.
- Mažas sprendimų tankis: Aukšto lygio derybos, kūrybinė prekės ženklo kryptis, empatiškas krizių valdymas.
Kai žiūrite į palyginimą tarp pirmenybės DI teikimo ir tradicinio buhalterio, laimėtojas nustatomas ne tik pagal kainą – svarbu tai, kad buhalterija pasižymi tokiu dideliu sprendimų tankiu, jog žmogus iš tikrųjų tampa duomenų srauto stabdžiu.
„Paveldėtos skolos“ nustatymas
Dauguma smulkiųjų verslų nešasi paveldėtą skolą. Tai ne finansinė skola, o senų darbo metodų kaina, už kurią vis dar mokate savo laiku.
Neseniai dirbau su vidutinio dydžio mažmeninės prekybos grupe, kuri norėjo DI atsargų prognozuotojo. Jie buvo pasiruošę išleisti £20k individualiam sprendimui. Tačiau kai pažvelgėme į jų duomenis, jų SKU pavadinimai buvo nenuoseklūs, grąžinimų žurnalai – nepilni, o pusė inventorizacijų buvo atliekama naudojant popierines lenteles su spaustukais.
Jų „paveldėta skola“ buvo tokia didelė, kad bet koks DI būtų tiesiog sugeneravęs haliucinaciją apie fantastišką jų sandėlio versiją. Tris mėnesius skyrėme pirma sutvarkyti duomenų srautą. Rezultatas? Jiems net neprireikė to £20k vertės DI sprendimo – standartinis, jau paruoštas įrankis veikė puikiai, kai tik duomenys tapo tvarkingi.
90/10 priėmimo taisyklė
Kai pradedate savo DI diegimo smulkiajam verslui kelionę, taikykite mano 90/10 taisyklę: kai DI gali atlikti 90 % funkcijos, laikas nustoti klausti „kaip galiu padėti savo darbuotojams naudotis šiuo įrankiu?“ ir pradėti klausti „ar tai vis dar išlieka atskira pareigybė?“
Tai skamba griežtai, bet tokia yra efektyvios veiklos realybė. Jei rolė susideda iš 90 % duomenų gavimo ir 10 % mygtuko „patvirtinti“ paspaudimo, ta rolė nebėra pilno etato pozicija; tai atsakomybė, kuri įsilieja į kito asmens darbo eigą. Taip kuriamas verslas, kuris ne tik „naudoja DI“, bet yra „orientuotas į DI“ (angl. AI-first).
Jūsų pirmieji trys žingsniai
Jei rubrika parodė, kad nesate visiškai pasiruošę, nepanikuokite. Jums nereikia metų pasiruošimo. Jums reikia vieno aiškumo savaitgalio.
- Atsisakykite popieriaus: Jei tai nėra skaitmeninis formatas, DI tai neegzistuoja. Perkelkite paskutinius rankiniu būdu tvarkomus procesus į debesijos sistemas dar šį mėnesį.
- Viską įrašinėkite: Naudokite tokius įrankius kaip Otter ar Grain, kad savaitę įrašinėtumėte savo vidinius susirinkimus. Tai sukuria jūsų gentinių žinių „tekstinį pėdsaką“, kurį DI vėliau galės įsisavinti.
- Atlikite „agentūrų mokesčio“ auditą: Pažiūrėkite, už ką mokate išorinėms agentūroms. Ar mokate „agentūrų mokestį“ – priemoką už vykdymo darbus, kurie iš tikrųjų yra tik didelio tankio ir mažo sudėtingumo sprendimų priėmimas? Jei agentūra tik „atlieka darbą“, o ne „pateikia strategiją“, ji yra pirmoji kandidatė, kurią gali pakeisti DI.
DI nėra sluoksnis, kurį tiesiog uždedate ant savo verslo; tai pamatas, ant kurio jį statote. Jei pamatas įskilęs, namas pakryps. Sutvarkykite duomenis, įvardinkite savo procesus ir tada – tik tada – leiskite prasidėti automatizavimui.
Esate pasiruošę pamatyti, kur slepiasi didžiausias sutaupymas jūsų konkrečiame sektoriuje? Susipažinkite su mūsų sektorių apžvalga čia.