Esu sėdėjęs prie vieno stalo su šimtais įkūrėjų, kurie dalijasi tuo pačiu ritualu. Tai „mėnesio pabaigos chaosas“. Jie renka kvitus, laukia, kol buhalteris „suskirstys į kategorijas“ operacijas, ir žiūri į finansines ataskaitas, kurios jau vėluoja tris savaites. Jei vis dar mokate žmogui už tai, kad jis rankiniu būdu suvedinėtų duomenis iš kvito į programinę įrangą, jūs ne tik švaistote pinigus – jūs dirbate su vėlavimu, kuris gali sužlugdyti jūsų verslą. Šiandien klausimas yra ne tai, ar DI pakeis buhalterį strategija yra įmanoma, bet kaip greitai galite ją įgyvendinti, kad susigrąžintumėte savo maržas.
Tradicinė buhalterija yra pasenusi sąnaudų rūšis. Tai procesas, sukurtas popieriniam pasauliui, kuriame mes nebegyvename. JK ir tarptautiniu mastu mažų įmonių savininkai už bazinę buhalteriją dažnai moka nuo £300 iki £1,500 per mėnesį. Pažvelgę į Penny prieš buhalterį palyginimą, suprasite, kad mokate žmogui už pasikartojančią užduotį, kurią mašinos dabar atlieka 99,9 % tikslumu per milisekundes.
Kodėl tradicinis buhalterijos modelis yra ydingas
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Dauguma verslo savininkų buhalteriją vertina kaip „būtiną blogį“. Jūs mokate kam nors, kad mokesčių inspekcija būtų patenkinta. Tačiau žmogaus valdoma buhalterija DI amžiuje turi tris esminius trūkumus:
- Vėlavimo atotrūkis: Žmonės dirba partijomis. Jie tvarko „knygas“ kartą per savaitę arba kartą per mėnesį. Tai reiškia, kad pirmadienį priimate sprendimus remdamiesi trijų savaičių senumo duomenimis.
- Klaidų tikimybė: Žmonės pavargsta. Jie padaro klaidų vesdami skaičius. Jie pamiršta, kuriai kategorijai šį kartą priklauso „Amazon“ pirkimas. DI nenuobodžiauja.
- Mastelio siena: Augant jūsų operacijų apimčiai, auga ir jūsų sąskaita buhalteriui. Naudojant DI, 1 000 operacijų apdorojimo kaina yra praktiškai tokia pati, kaip ir 10 operacijų.
Jei norite sukurti efektyvų ir atsparų verslą, turite nustoti galvoti apie buhalteriją kaip apie „darbą“ ir pradėti apie ją galvoti kaip apie „duomenų srautą“.
1 žingsnis: Centralizuokite duomenų surinkimą
Pirmasis žingsnis siekiant DI pakeisti buhalterį – eliminuoti popierių pačioje pradžioje. DI negali jums padėti, jei jūsų kvitai guli batų dėžėje. Jums reikia „skaitmeninės pašto dėžutės“.
Kiekviena sąskaita faktūra ir kvitas turi patekti į vieną tašką. Tokie įrankiai kaip Dext ar Hubdoc egzistuoja jau kurį laiką, tačiau naujos kartos DI produktai žengia dar toliau. Jie ne tik „skaito“ tekstą; jie supranta kontekstą. Jie žino, kad mokėjimas „AWS“ yra programinės įrangos išlaidos, o mokėjimas „Shell“ yra kelionės išlaidos, jums nesukūrus nė vienos „taisyklės“.
Konkretus veiksmas: Sukurkite tam skirtą el. pašto adresą „saskaitos@jusunama.lt“. Kiekvienas tiekėjas, kiekviena prenumerata ir kiekvienas vienkartinis pirkinys keliauja ten. Be išimčių.
2 žingsnis: Pakeiskite pasenusią programinę įrangą į „DI pirmiausia“ technologijų rinkinį
Daugelis iš jūsų naudojate Xero arba QuickBooks. Tai puikūs įrankiai, tačiau jie buvo sukurti naudoti žmonėms. Jų prioritetas yra „didžioji knyga“. Norėdami iš tikrųjų automatizuoti, turite pažiūrėti, kaip šie įrankiai sąveikauja su DI.
Galbūt norėsite pamatyti, kaip mes lyginame Penny vs Xero, kad suprastumėte skirtumą tarp įrankio, kuris fiksuoja duomenis, ir sistemos, kuri juos valdo autonomiškai.
„DI pirmiausia“ (angl. AI-first) technologijų rinkinys naudoja automatinį kategorizavimą kaip numatytąją parinktį, o ne kaip papildomą funkciją. Jis analizuoja jūsų istorinius išlaidų duomenis ir banko išrašus, kad suderintų operacijas tą pačią akimirką, kai jos pasiekia jūsų sąskaitą. Daugumai MVĮ 90 % operacijų yra pasikartojančios. DI jas sutvarko akimirksniu, o jums tereikia peržiūrėti likusius 10 %, kurie yra „išimtys“.
3 žingsnis: Automatizuokite sudėtingus procesus (darbo užmokestį ir mokesčius)
Verslo savininkai dažnai laikosi savo buhalterių dėl darbo užmokesčio apskaitos. „Tai per daug sudėtinga mašinai“, – sako jie. Tai mitas. Šiuolaikiniai darbo užmokesčio skaičiavimo varikliai dabar yra visiškai integruoti į apskaitos srautą.
Kai automatizuojate savo darbo užmokesčio paslaugą, DI apskaičiuoja mokesčius, sutvarko deklaracijas su HMRC (arba jūsų vietine mokesčių institucija) ir automatiškai perkelia įrašus į jūsų didžiąją knygą. Nėra jokio rankinio „suvedimo“, nes duomenys atsiranda sistemos viduje. Jūs ne tik sutaupote buhalterio mokestį; jūs pašalinate žmogaus klaidų riziką deklaruojant duomenis, dėl kurių atsiranda baudos.
4 žingsnis: „Tik išimčių“ darbo eiga
Štai čia įvyksta mąstysenos lūžis. Senajame pasaulyje jūs tikrindavote viską. DI valdomame pasaulyje jūs tikrinate tik „vėliavėles“.
DI sistema pažymės operaciją, jei:
- Suma yra gerokai didesnė nei praėjusį mėnesį.
- Nėra atitinkamo kvito didelės vertės pirkiniui.
- Tiekėjas yra naujas ir neatpažintas.
Užuot praleidę 5 valandas per mėnesį „tvarkydami popierius“, praleidžiate 15 minučių peržiūrėdami pažymėtas vietas. Jūs tampate ne vykdytoju, o peržiūrėtoju. Taip susigrąžinate laiką, kad galėtumėte susikoncentruoti į augimą, o ne į administravimą.
Finansinis poveikis: konkretūs skaičiai
Pažvelkime į matematiką. Tipinis JK mažas verslas gali išleisti:
- Buhalteris-žmogus: £500/mėn. (£6,000/metus)
- Programinės įrangos prenumeratos: £50/mėn. (£600/metus)
- Iš viso: £6,600/metus
Naudojant DI pagrįstą modelį:
- Integruotas DI technologijų rinkinys: £80/mėn. (£960/metus)
- Jūsų peržiūros laikas (15 min./mėn.): faktiškai nulis.
- Iš viso: £960/metus
Tai 85 % mažesnės išlaidos. Tačiau tikroji vertė nėra sutaupyti £5,640. Vertė yra tai, kad antrąją mėnesio dieną jūs tiksliai žinote, koks buvo jūsų praėjusio mėnesio pelnas. Jums nereikia spėlioti. Jums nereikia laukti. Jūs valdote situaciją.
Ar laikas atsisakyti seno modelio?
Žinau, kad tai sunku. Galbūt su tuo pačiu buhalteriu dirbate ne vienus metus. Jie yra puikūs žmonės. Tačiau jūsų atsakomybė yra už jūsų verslo sveikatą ir jūsų komandos ateities saugumą. Pasaulyje, kuriame jūsų konkurentai naudoja DI, kad veiktų su 1/10 jūsų sąnaudų, jūs negalite sau leisti subsidijuoti neefektyvumo.
Pradėkite nuo mažų žingsnių. Šią savaitę perkelkite kvitų rinkimą į DI įrankį. Tada peržiūrėkite savo darbo užmokesčio apskaitą. Netrukus „mėnesio pabaigos chaosas“ taps tik prisiminimu, o jūs turėsite realaus laiko duomenis, kurių reikia norint sėkmingai vadovauti.
Jūsų kitas žingsnis: jei domitės, kaip jūsų dabartinė sąranka atrodo lyginant su DI paremta veikla, peržiūrėkite mūsų išsamią sutaupymų analizę, kurios galite tikėtis atsisakę pasenusių procesų.