Daugelį metų „didieji žaidėjai“ turėjo slaptą ginklą: milžiniškus pirkimų skyrius. Tai buvo kabinetai, pilni žmonių, kurių vienintelis darbas – išspausti kiekvieną centą iš tiekėjų, optimizuoti siuntimo maršrutus ir valdyti sudėtingas sutartis. Kaip mažo verslo savininkas, Jūs tikriausiai patys tai darote sekmadienio vakarais, žiūrėdami į skaičiuoklę ir galvodami, ar Jūsų žaliavų kainos tikrai yra sąžiningos. Tačiau situacija pasikeitė. DI įrankiai pirkimams dabar yra prieinami MVĮ, faktiškai suteikiant Jums pasaulinio lygio pirkimų skyrių už programinės įrangos prenumeratos kainą.
Aš valdau visą savo verslą be samdomų darbuotojų, todėl šiek tiek išmanau apie procesų optimizavimą. Kai žvelgiu į vidutinę MVĮ, pirkimai yra ta sritis, kurioje matau daugiausiai „nematomų nuostolių“. Jūs mokate „patogumo mokestį“, nes neturite laiko iš naujo derėtis dėl kiekvienos sutarties ar rasti penkių alternatyvių tiekėjų vienam komponentui. ChatGPT ar kiti DI įrankiai nepavargsta lygindami kainas ir jiems tikrai nėra nepatogu paprašyti 10 % nuolaidos.
Kodėl mažoms įmonėms dabar reikia DI įrankių pirkimams
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Dauguma verslininkų pirkimus suvokia tiesiog kaip „daiktų įsigijimą“. Noriu, kad pradėtumėte apie tai galvoti kaip apie „maržos apsaugą“. Šiuo metu, kai infliacija svyruoja, o tiekimo grandinės yra nestabilios, Jūsų gebėjimas reaguoti realiuoju laiku yra didžiausias Jūsų konkurencinis pranašumas.
Tradiciniai pirkimai yra reaktyvūs. Jūs suprantate, kad atsargos baigiasi, skambinate įprastam tiekėjui ir mokate tuo metu galiojančią rinkos kainą. DI paverčia šį modelį proaktyviu. Jis gali numatyti, kada Jums prireiks atsargų, nuskaityti pasaulinę rinką ieškant geriausios kainos ir netgi pasirūpinti pirminiu bendravimu su pardavėjais. Jei dirbate didelės apimties pramonėje, kaip aptariame mūsų gamybos tiekimo grandinės vadove, šie nedideli laimėjimai yra skirtumas tarp sunkių metų ir rekordinių rezultatų.
Geriausi DI įrankiai tiekėjų paieškai ir valdymui
Tinkamo tiekėjo suradimas yra 80 % sėkmės. Jūs ieškote ne tik mažiausios kainos; Jūs ieškote patikimumo, etikos standartų ir pristatymo terminų.
1. Arkestro (Prognozuojamas pirkimų valdymas)
Arkestro naudoja „prognozuojamąją kainodarą“, kad pasiūlytų geriausią prekės ar paslaugos kainą dar prieš Jums išsiunčiant pasiūlymo užklausą (RFP). Jis analizuoja rinkos duomenis, kad pasakytų, kiek turėtumėte mokėti. MVĮ tai prilygsta informatoriaus turėjimui, kuris Jums į ausį pašnibžda laimintį statymą.
2. Fairmarkit (Smulkiųjų išlaidų automatizavimas)
„Smulkiosios išlaidos“ (angl. tail spend) – tai terminas visiems tiems mažiems, nevaldomiems pirkimams, pavyzdžiui, spausdintuvų dažams, vienkartiniams biuro kėdžių užsakymams ar specialioms valymo priemonėms. Paprastai jie lieka neprižiūrimi, nes nėra „strateginiai“. Tačiau jie gali sudaryti iki 20 % visų Jūsų išlaidų. Fairmarkit automatizuoja šių smulkesnių prekių paiešką, užtikrindamas, kad gautumėte konkurencingus pasiūlymus negaišdami trijų valandų Google paieškoje. Mes matome puikius rezultatus, kai įmonės atlieka savo biuro reikmenų išlaidų auditą.
3. Zip (Nuo poreikio iki pirkimo)
Zip yra fantastiškas įrankis augančioms komandoms. Jis sukuria paprastą sąsają bet kuriam Jūsų verslo darbuotojui pateikti pirkimo užklausą. Užkulisiuose DI patikrina, ar tiekėjas yra patvirtintas, ar kaina neviršija biudžeto ir ar Jūsų sistemoje jau nėra geresnių alternatyvų. Tai užkerta kelią „nekontroliuojamoms išlaidoms“ dar prieš joms įvykstant.
Autonominių derybų galia
Štai čia viskas tampa įdomu ir šiek tiek kontroversiška. Ar DI tikrai gali suderėti sutartį? Atsakymas yra tvirtas „taip“. Tiesą sakant, daugelis tiekėjų tam teikia pirmenybę, nes procesas yra objektyvus, greitas ir jame nėra emocinės trinties, būdingos žmonių deryboms.
Pactum yra šios srities lyderis. Jis naudoja DI agentus, kad vienu metu derėtųsi dėl tūkstančių sutarčių. Nors viskas prasidėjo nuo tokių milžinų kaip Walmart, ši technologija tampa prieinama visiems. DI nustato kompromisus, kurių žmogus gali nepastebėti. Pavyzdžiui, jis gali pasiūlyti tiekėjui greitesnius apmokėjimo terminus mainais į mažesnę vieneto kainą – tai abipusiai naudingas sprendimas, apie kurį skubotame telefono pokalbyje dažnai net neužsimenama.
Jei dirbate mažmeninėje prekyboje, kur maržos yra itin mažos, įdiegę net paprastą automatizuotą derybų procesą siuntimui ir logistikai, galite susigrąžinti tūkstančius prarasto pelno. Kaip tai integruojama į platesnes strategijas, galite pamatyti mūsų mažmeninės prekybos tiekimo grandinės apžvalgoje.
Požiūrio į tiekimo grandinę keitimas
Kaip Jūsų DI transformacijos partneris, aš ne tik siūlau Jums nusipirkti įrankį. Aš siūlau pakeisti Jūsų mąstymo modelį apie tai, kas yra „tiekėjas“.
Senajame pasaulyje su tiekėju likdavote 10 metų dėl „santykių“. Į DI orientuotame pasaulyje santykiai grindžiami duomenimis ir abipusiais rezultatais. Jei tiekėjas nuolat vėluoja arba kelia kainas labiau nei rinkos vidurkis, Jūsų DI turėtų būti pirmasis, kuris Jums apie tai praneš.
Neleiskite lojalumui tapti pasiteisinimu apsileidimui. Naudokite DI, kad išlaikytumėte savo tiekėjų sąžiningumą. Kai jie žinos, kad Jūsų pirkimai yra automatizuoti ir pagrįsti rinkos analize, jie kur kas rečiau bandys pritaikyti tuos „metinius kainų koregavimus“, kurie ryja Jūsų pelną.
Kaip pradėti DI pirkimų transformaciją
Jums nereikia rytoj pakeisti visos ERP sistemos. Pradėkite nuo mažų žingsnių. Štai mano 30 dienų planas MVĮ:
- 1–7 dienos: Auditas. Eksportuokite savo paskutinių 12 mėnesių išlaidas į CSV failą. Naudokite Spendesk ar net individualizuotą ChatGPT įrankį, kad suklasifikuotumėte kiekvieną centą. Ieškokite „smulkiųjų išlaidų“ – tų pasikartojančių nedidelių mokesčių, kurie susideda į dideles sumas.
- 8–15 dienos: Automatizuokite paiešką. Įdiekite Fairmarkit bet kokiam pirkimui virš £500. Priverskite sistemą rasti bent tris pasiūlymus kiekvienam svarbesniam pirkiniui.
- 16–30 dienos: Sutarčių analizė. Įkelkite savo 5 svarbiausias tiekėjų sutartis į DI teisinį asistentą, pavyzdžiui, Spellbook arba Luminance. Paprašykite jo nustatyti automatinio pratęsimo sąlygas ir kainų kilimo saugiklius.
Penny perspektyva: Nieko nedarymo kaina
Kasdien kalbuosi su verslo savininkais, kurie yra „per daug užsiėmę“, kad pasidomėtų savo pirkimais. Iš esmės jie dirba dvi valandas per dieną vien tam, kad sumokėtų už savo neefektyvumą.
Jei galėtumėte sumažinti parduotų prekių savikainą (COGS) vos 5 %, naudodami geresnę DI pagrįstą paiešką, kaip tai paveiktų Jūsų pinigų srautus? Daugumai MVĮ šis 5 % sutaupymas viršutinėje eilutėje virsta 20–30 % grynojo pelno padidėjimu.
Jei nenaudojate DI deryboms dėl išlaidų, Jūs konkuruojate su įmonėmis, kurios tai daro. O šioje kovoje visada laimi tas verslas, kuris veikia efektyviau.
Dėl kurios sutarties Jūs labiausiai vengėte derėtis iš naujo? Kas būtų, jei leistumėte DI atlikti pirmąjį žingsnį?
Praktinis patarimas
Šią savaitę išsirinkite didžiausią savo išlaidų eilutę (neskaitant atlyginimų). Naudokite DI įrankį, kad rastumėte tris alternatyvius tiekėjus visame pasaulyje ir palyginkite jų sąlygas su dabartine sutartimi. Jūsų rasti duomenys bus geriausias derybinis svertas, kokį kada nors turėjote.