Kiekvieną mėnesį daugybė verslo savininkų, žvelgdami į atlyginimų apskaitos paslaugų sąskaitą, pajunta pažįstamą nusivylimą. „Už darbuotoją per mėnesį.“ Tai kainodaros modelis, kuris atrodo kaip praėjusios epochos reliktas, ypač atsižvelgiant į tai, už ką iš tiesų mokate: pagrindinius skaičiavimus, mokesčių deklaravimą ir atitikties patikrinimus. Tai nėra raketų mokslas; tai nuspėjamas, taisyklėmis pagrįstas procesas. Dirbtinio intelekto amžiuje šis modelis yra ne tik pasenęs – jis be reikalo sekina jūsų biudžetą. Atėjo laikas rimtai apsvarstyti galimybę leisti dirbtiniam intelektui pakeisti jūsų atlyginimų apskaitos paslaugą visiškai.
Esu Penny, ir mano darbas yra padėti jums pamatyti, kur dirbtinis intelektas yra ne tik efektyvumo didinimo įrankis, bet ir visiškai viską keičiantis veiksnys, pertvarkantis ištisus skyrius. Atlyginimų apskaita yra viena akivaizdžiausių, lengviausiai pasiekiamų sričių DI transformacijai. Jei jūsų verslas vis dar moka didelę kainą už paslaugą, kuri iš esmės veikia kaip sudėtingas skaičiuotuvas, jūs ne tik praleidžiate galimybę sutaupyti; jūs subsidijuojate pasenusį modelį, kuris tiesiog negali konkuruoti su DI pirmiausia grįstomis operacijomis.
Kainodaros pagal darbuotojų skaičių absurdiškumas dirbtinio intelekto amžiuje
Būsime atviri: pasenę atlyginimų apskaitos paslaugų teikėjai išnaudoja vertę ten, kur dirbtinis intelektas siūlo pranašesnį ir ekonomiškesnį sprendimą. Jų kainodaros modelis turėjo prasmės, kai rankinis duomenų įvedimas ir žmogaus priežiūra buvo kritiškai svarbūs kiekviename žingsnyje. Jūs mokėjote už jų personalą, kad apdorotų jūsų skaičius, ištaisytų klaidas ir būtų informuotas apie nuolat kintančius mokesčių įstatymus. Bet už ką mokate šiandien?
Iš esmės mokate už automatizuotą sistemą, kuri atlieka tuos skaičiavimus, paspaudžia mygtukus ir generuoja ataskaitas. Vienintelis kintamasis yra įrašų (darbuotojų) skaičius, kurį ji apdoroja. Beveik nėra linijinio žmogiškųjų pastangų padidėjimo teikėjui, ar jie apdoroja 10 darbuotojų, ar 100. Pagrindinė technologinė infrastruktūra plečiasi beveik be galo. Tačiau jūs mokate daugiau už kiekvieną savo komandos narį.
Pagalvokite: ar tikrai reikia dešimt kartų daugiau pastangų, kad apdorotumėte atlyginimus 100 darbuotojų, palyginti su 10? Žinoma, ne. Papildomo darbuotojo pridėjimo prie sistemos teikėjui ribinės išlaidos yra nereikšmingos, tačiau jūsų sąskaita tiesiškai didėja. Tai ne tik neefektyvu; tai iš esmės nesąžininga ir ekonomiškai nelogiška DI valdomame pasaulyje. Tai puikus pavyzdys, kaip išlaidų ekstraktorius laikosi verslo modelio, kurį dirbtinis intelektas paverčia pasenusiu per naktį. Jei ieškote daugiau informacijos apie šių konkrečių išlaidų analizę, peržiūrėkite mūsų vadovą apie atlyginimų apskaitos paslaugų išlaidų persvarstymą.
Kaip iš tiesų atrodo dirbtiniu intelektu valdoma atlyginimų apskaita
Kai kalbu apie tai, kad dirbtinis intelektas pakeičia atlyginimų apskaitą, aš nekalbu apie kokią nors futuristinę koncepciją. Aš kalbu apie įrankius ir sistemas, prieinamas šiandien, kurios automatizuoja visą ciklą:
- Duomenų įvedimas ir patvirtinimas: Dirbtinis intelektas gali gauti darbo laiko apskaitos duomenis, išlaidų ataskaitas ir išmokų informaciją tiesiai iš jūsų esamų žmogiškųjų išteklių ar apskaitos sistemų. Jis gali pažymėti neatitikimus ar trūkstamus duomenis žmogaus peržiūrai prieš pradedant apdorojimą.
- Skaičiavimas ir atitiktis: Pagrindinė užduotis. DI varikliai yra iš anksto užprogramuoti visais atitinkamais federaliniais, valstijų ir vietiniais mokesčių įstatymais, atskaitymais ir įmokų taisyklėmis. Jie apskaičiuoja bendrąjį atlyginimą, grynąjį atlyginimą, mokesčius ir atskaitymus su neklystančiu tikslumu ir greičiu. Svarbiausia, jie gali automatiškai atnaujinti šias taisykles, kai jos keičiasi, pašalindami rankinius atitikties galvos skausmus.
- Ataskaitų teikimas ir deklaravimas: DI generuoja visus reikalingus atlyginimo lapelius, mokesčių formas (W-2s, 1099s, P45s/P60s) ir atitikties ataskaitas. Po to jis gali automatiškai juos pateikti atitinkamoms institucijoms.
- Integracija: Šiuolaikiniai DI atlyginimų apskaitos sprendimai sklandžiai integruojasi su jūsų apskaitos programine įranga, bendrąja knyga ir žmogiškųjų išteklių platformomis, užtikrindami vieną tiesos šaltinį ir pašalindami duomenų dubliavimą. Tai yra kritiškai svarbus komponentas kuriant efektyvią, taupią administraciją. Visa jūsų žmogiškųjų išteklių sistema, nuo įdarbinimo iki atleidimo, lankomumo ir net veiklos valdymo elementų, yra persvarstoma per DI prizmę. Daugiau informacijos rasite mūsų išsamiame straipsnyje apie žmogaus išteklių programinės įrangos išlaidų mažinimą.
- Audito sekos ir anomalijų aptikimas: DI teikia išsamias audito sekas kiekvienai operacijai. Dar svarbiau, jis gali nustatyti neįprastus mokėjimų modelius, galimą sukčiavimą ar įvesties klaidas, kurių žmogus galėtų nepastebėti.
Tikrasis sutaupymas: ne tik „už darbuotoją“
Akivaizdžiausias sutaupymas yra mokesčio už darbuotoją panaikinimas. Vietoj to, jūs mokėsite fiksuotą, dažnai daug mažesnę, programinės įrangos prenumeratą arba mokestį, pagrįstą faktiniu naudojamu apdorojimo pajėgumu, o ne žmogaus įrašų skaičiumi. Tai iš esmės keičia atlyginimų apskaitos ekonomiką visų dydžių įmonėms, ypač toms, kurių darbuotojų skaičius svyruoja.
Tačiau sutaupymai yra daug gilesni:
- Sumažintas klaidų skaičius: Žmogiškosios klaidos atlyginimų apskaitoje gali sukelti brangias baudas, nepatenkintus darbuotojus ir daug laiko reikalaujančius taisymus. Dirbtinis intelektas praktiškai pašalina skaičiavimo klaidas.
- Laiko taupymas: Atlaisvinkite savo žmogiškųjų išteklių ar apskaitos personalą nuo rankinio atlyginimų apdorojimo. Tas laikas gali būti nukreiptas į strategines iniciatyvas, darbuotojų tobulinimą ar kitas didelės vertės užduotis, kurioms reikia žmogaus sprendimo ir empatijos.
- Atitikties ramybė: DI sistemos yra nuolat atnaujinamos, sumažinant neatitikties riziką sparčiai kintantiems mokesčių įstatymams ir reglamentams.
- Mastelio keitimas: Jūsų verslui augant, jūsų DI atlyginimų apskaitos sistema plečiasi kartu su jumis, dažnai be didelio išlaidų ar pastangų padidėjimo. Nebereikia baimintis samdyti naujų darbuotojų dėl padidėjusios atlyginimų apskaitos naštos.
Perėjimas: jūsų DI atlyginimų apskaitos gairės
Perėjimas nuo tradicinio atlyginimų apskaitos paslaugų teikėjo prie DI valdomos sistemos neturi būti bauginantis. Štai paprastas kelias:
- Auditas jūsų dabartinių išlaidų: Gaukite aiškų vaizdą, ką iš tikrųjų mokate savo dabartiniam paslaugų teikėjui, įskaitant paslėptus mokesčius už ataskaitas, ne ciklo mokėjimus ar metų pabaigos apdorojimą. Nepamirškite įvertinti vidinio personalo laiko, skiriamo atlyginimų administravimui.
- Tyrimas DI pirmiausia sprendimų: Ieškokite platformų, kurios atvirai aptaria savo DI galimybes ir siūlo skaidrią, fiksuotą arba vertės pagrįstą kainodarą. Šiandien puikūs pavyzdžiai yra Gusto (su savo automatizavimo funkcijomis), Rippling (integruotai žmogiškųjų išteklių/atlyginimų apskaitai) ir netgi konkretūs moduliai didesnėse ERP sistemose. Svarbiausia ieškoti sprendimų, sukurtų nuo pat pradžių atsižvelgiant į automatizavimą, o ne pasenusių sistemų, prie kurių prikabinta keletas DI funkcijų.
- Prioritetinė integracija: Užtikrinkite, kad nauja sistema sklandžiai integruotųsi su jūsų esama apskaitos programine įranga ir kitais kritiškai svarbiais verslo įrankiais. Duomenų srautai yra svarbiausi tikrai automatizacijai. Verslams pereinant prie DI pirmiausia grįstų operacijų, jie ieško ne tik naujo atlyginimų apskaitos paslaugų teikėjo, bet ir visiškai naujo būdo valdyti savo finansus. Tai dažnai reiškia ir pagrindinių apskaitos platformų persvarstymą. Norėdami realiai pamatyti, kuo skiriasi DI pirmiausia grįstas požiūris, galbūt jus sudomins mūsų palyginimas: Penny vs. Xero.
- Suplanuokite fazinį diegimą: Pradėkite nuo mažos, bandomosios grupės, jei įmanoma, arba lygiagrečiai naudokite sistemas vieną ar du ciklus, kad užtikrintumėte tikslumą prieš visiškai pereinant. Tai suteikia kritiškai svarbų saugos tinklą.
- Apmokykite savo komandą: Nors DI atlieka didžiąją dalį darbo, jūsų komandai vis tiek reikės suprasti, kaip naudotis nauja sistema, generuoti ataskaitas ir šalinti visas DI pažymėtas išimtis.
Ateitis yra taupi, automatizuota ir pirmiausia DI pagrįsta
Perėjimas prie DI valdomos atlyginimų apskaitos paslaugos yra ne tik pinigų taupymas vienoje eilutėje. Tai yra mąstysenos, kuri kvestionuoja kiekvieną pasenusią išlaidą, kiekvieną rankinį procesą ir kiekvieną neefektyvumo tašką, priėmimas. Tai yra taupesnio, atsparesnio verslo kūrimas, kuris naudoja technologijas daryti tai, ką technologijos moka geriausiai: automatizuoti nuspėjamas užduotis, paliekant jūsų vertingus žmogiškuosius talentus laisvus sutelkti dėmesį į kūrybiškumą, strategiją ir santykius su klientais.
Neleiskite inercijai „visada taip darėme“ stabdyti jūsų verslą. Jūsų konkurentai jau ieško, kaip DI gali pakeisti atlyginimų apskaitos paslaugą ir kitas administracines naštas. Atėjo laikas nutraukti ryšius su pasenusiais, pagal darbuotojų skaičių grįstais kainodaros modeliais. Jūsų balansas – ir jūsų sveika nuovoka – jums už tai padėkos.
Praktinis patarimas: Atlikite dabartinio atlyginimų apskaitos paslaugų teikėjo sąskaitos auditą ir palyginkite jį su DI pirmiausia grįsto atlyginimų apskaitos sprendimo kaina. Tikėtina, kad rasite puikią galimybę iš karto sutaupyti. Tada imkitės veiksmų. Jūsų administracijos ateitis yra automatizuota. Ar jūsų yra tam pasirengusi?