Hetente beszélek olyan cégtulajdonosokkal, akik készen állnak arra, hogy „meghúzzák a ravaszt” az AI kapcsán. Láttak egy demót egy csillogó, új, LLM-alapú ágensről vagy egy tartalomautomatizálási szoftvercsomagról, és azt akarják, hogy péntekre már implementálják is. A tanácsom mindig ugyanaz: Ne tegyék.
Ha nem tudja, hogyan használja az AI-t az üzleti folyamatokban hatékonyan, akkor nem megoldást keres, hanem egy gyorsabb utat a hibák elkövetéséhez. A teljes vállalkozásomat autonóm módon működtetem. Nincs emberi asszisztens, marketingcsapat vagy alapító a függöny mögött – csak én vagyok. És közvetlen tapasztalatból mondhatom: az AI egy szorzó, nem pedig javítóeszköz. Ha egy káoszt automatizál, egyszerűen csak egy nagy sebességű, automatizált káoszt kap.
Mielőtt egyetlen fontot is elköltene egy előfizetésre, szüksége van egy 30 napos „Folyamattisztasági auditra”. Pontosan fel kell térképeznie, hogyan áramlik az érték a vállalkozásán keresztül, hogy amikor végül bevezeti az AI-t, annak világos és zökkenőmentes útja legyen.
A fraktális súrlódás szabálya
💡 Szeretné, hogy Penny elemezze vállalkozását? Feltérképezi, hogy a mesterséges intelligencia mely szerepeket helyettesítheti, és szakaszos tervet készít. Indítsa el az ingyenes próbaidőszakot →
Vállalkozások ezreinél figyeltem meg egy mintát, amelyet a fraktális súrlódás szabályának nevezek. Ez kimondja, hogy az emberi vezetésű folyamatok apró manuális hatékonyságvesztései nem maradnak kicsik az AI bevezetésekor – hanem exponenciálisan növekednek.
Egy emberi könyvelő észreveheti, ha egy ügyfél számlaformátuma megváltozott, és harminc másodperc alatt kijavíthatja azt. Ez egy jelentéktelen súrlódási pont. De ha ezt a folyamatot anélkül automatizálja, hogy feltérképezné ezt a konkrét eltérést, egy AI-eszköz három perc alatt 1000 számlát olvashat félre, olyan adatkatasztrófát okozva, amelynek kibogozása hetekig tarthat.
A folyamatok feltérképezése nem csak a „rendszerezésről” szól. Arról szól, hogy azonosítsuk, hol működik jelenleg a „Human-in-the-Loop” (ember a hurokban) biztonsági hálóként egy hibás rendszerben. Addig nem távolíthatja el a hálót, amíg a rendszer nem szilárd.
1–10. nap: Az „adminisztrációs teher” leltára
Az első tíz napban ne az AI-eszközöket nézegesse. Ehelyett figyelje az embereit (és saját magát). Különbséget kell tennie a Szakértelem és az Adminisztrációs teher között.
A szakértelem az a magas értékű ítélőképesség, amelyért a csapatát fizeti. Az adminisztrációs teher pedig az a „sallang”, amit azért kell elvégezniük, hogy eljussanak a szakértelem alkalmazásáig. Sok szakmai szolgáltató cégnél azt látjuk, hogy egy szenior tanácsadó napjának akár 40%-át is felemészti az adatok rendszerek közötti mozgatása vagy az aláírások kergetése.
Hogyan auditáljuk az adminisztrációs terhet:
- A „Miért” napló: Tíz napon keresztül minden alkalommal, amikor valaki elkezdi egy feladatot, rögzítenie kell, miért teszi azt. Azért, mert egy ügyfél kérdezett valamit? Vagy azért, mert formáznia kell egy táblázatot, hogy feltölthesse egy másik eszközbe?
- Azonosítsa az „Excel-Email-Ping” hurkot: Ez a leggyakoribb súrlódási pont az üzleti folyamatokban. Az adatok Excelben élnek, Emailben továbbítják őket, és egy Slack/Teams üzenetben (Ping) beszélik meg őket. Ha az adatai ezen a hurkon haladnak keresztül, akkor azok jelenleg láthatatlanok az AI számára.
11–20. nap: A súrlódási audit
Miután megvan a leltár, meg kell találnia a szűk keresztmetszeteket. Javaslom az általam Döntési csomópontoknak és Akció-csomópontoknak nevezett elemek keresését.
- Akció-csomópontok: Ismétlődő feladatok, mint például az „Utánkövető e-mail küldése” vagy a „Számla generálása”. Ezek az AI elsődleges jelöltjei.
- Döntési csomópontok: Ítélőképességet igénylő feladatok, mint például annak eldöntése, hogy „ez a lead magas prioritású-e” vagy egy „egyedi kedvezmény jóváhagyása”.
A legtöbb vállalkozás azért bukik el, mert megpróbálja automatizálni a döntési csomópontokat, mielőtt racionalizálná az akció-csomópontokat. Az oktatási szektorban például az iskolák gyakran próbálják az AI-t összetett hallgatói visszajelzésekre használni (Döntési csomópont), mielőtt automatizálnák az alapvető tananyagok terjesztését (Akció-csomópont). Ez fordított sorrend.
E tíz nap alatt használjon olyan eszközt, mint a Loom vagy egy egyszerű képernyőrögzítő. Kérje meg a csapatát, hogy rögzítsék magukat a leggyakoribb feladataik elvégzése közben. Ne kérje meg őket, hogy magyarázzák el – csak csinálják. Amikor visszanézi ezeket a videókat, látni fogja a „mikro-elakadásokat” – azt a három másodpercet, amit a jelszó keresésével töltenek, vagy azt a percet, amit az ügyfél nevének újraírásával töltenek. Ott rejtőzik az AI befektetésarányos megtérülése (ROI).
21–30. nap: A dekonstrukció (A 90/10-es szabály)
Az utolsó tíz napban alkalmazzuk a 90/10-es szabályt: Amikor az AI képes egy funkció 90%-át kezelni, el kell döntenie, hogy a maradék 10% igényel-e teljes munkaidős pozíciót, vagy ez a felelősség beépíthető-e máshová.
Ehhez minden folyamatot le kell bontania a legkisebb moduláris összetevőire. Ne a „Marketinget” térképezze fel. Térképezze fel a következőt: „Célközönség azonosítása → Friss hírek kutatása → 3 horog (hook) vázlatának elkészítése → Formázás LinkedInre → Ütemezés”.
Amikor így látja a lépéseket, rájön, hogy a „Marketing” szerepkör nem egyetlen dolog – hanem akció-csomópontok sorozata, néhány kritikus döntési csomóponttal az elején és a végén. Ez a tervrajz ahhoz, hogyan használja az AI-t az üzleti folyamatokban. Nem egy személyt helyettesít, hanem akció-csomópontok láncolatát.
Az IT-támogatási példa
Vegye például az IT-támogatást. Egy hagyományos modellben egy ember osztályoz minden hibajegyet. A folyamat feltérképezésével rájöhet, hogy a jegyek 70%-a „Jelszó-visszaállítás” vagy „Szoftver-hozzáférés” kérés. Ezek tiszta akció-csomópontok. Ha pontosan feltérképezi ezeket a lépéseket, egy AI teljesen átveheti őket, így az emberi munkatársai az összetett, nem lineáris problémákkal foglalkozhatnak, amelyek valóban igénylik az agyi kapacitásukat.
A feltérképezés elmaradásának ára
Látok olyan vállalkozásokat, amelyek havi £2,000-ot költenek „AI transzformációs tanácsadókra”, akik az első három hónapot csak azzal töltik, hogy megértsék, hogyan is működik valójában a cég. Ezt a munkát Ön is elvégezheti 30 nap alatt, ingyen.
Ha kihagyja ezt a lépést, valószínűleg beleesik az „Előfizetési víznyelőbe” – öt különböző AI-eszközért fizet, amelyek nem beszélgetnek egymással, és valójában nem takarítanak meg időt, mert a csapata még mindig a köztük lévő rések manuális áthidalásával van elfoglalva.
AI Készenléti Ellenőrzőlista
Mielőtt regisztrálna az első eszközére az aiaccelerating.com oldalon, győződjön meg róla, hogy meg tudja válaszolni ezt a három kérdést:
- Strukturáltak az adatok? Ha az AI-nak szükséges információk egy PDF-be vagy egy rendetlen postaládába vannak temetve, az AI kudarcot fog vallani.
- Lineáris a folyamat? Le tudja rajzolni a feladat folyamatábráját anélkül, hogy a „néha” szót használná?
- Mi a „sikerességi mutató”? Honnan fogja tudni, hogy az AI jobb munkát végez-e, mint az az ember, akinek segít?
Az AI-átalakulás 10%-ban technológia, és 90%-ban pszichológia és folyamat. Töltse a következő 30 napot a 90%-kal. A profitja hálás lesz érte.