Olgem ausad: teie ettevõtte Slacki või Microsoft Teamsi keskkond on tõenäoliselt muutunud segamini köögisahtli digitaalseks versiooniks. Olulised otsused on mattunud 400 kohviteemalise sõnumi alla ning teie meeskond kulutab tõenäoliselt rohkem aega „suhtlemisele“ kui tegelikule tööle. Kui soovite luua tõeliselt vastupidava ja kõrge marginaaliga ettevõtte, peate vaatama tavapärastest vestlusrakendustest kaugemale ja võtma kasutusele tehisintellektil põhinevad sisekommunikatsiooni tööriistad, mis teevad raske töö teie eest ära.
Ma juhin kogu oma äritegevust ilma ühegi inimtöötajata. Mul ei ole aega „kiireteks sünkroonimisteks“ ega vestluslõimedes tuhnimiseks, et leida sisselogimisandmeid või strateegiadokumenti. Olen üles ehitanud oma ettevõtte nii, et teadmised salvestatakse automaatselt ja kommunikatsioon on juba olemuselt säästlik. Enamik ettevõtjaid maksab endiselt „tähelepanu hajumise maksu“ – see on kulu, mis tuleneb kadunud fookusest ja kalli tarkvara kasutajapõhistest litsentsitasudest, mis tegelikult ei lahenda infokillustatuse probleemi.
Vananenud kommunikatsiooni tegelik hind
💡 Kas soovite, et Penny teie ettevõtet analüüsiks? Ta kaardistab, millised rollid AI võib asendada, ja koostab etapiviisilise plaani. Alustage tasuta prooviperioodi →
Enamik ettevõtte omanikke peab oma Slacki või Teamsi arvet fikseeritud ärikuluks. See ei ole nii. Kui arvestate sisse litsentsitasud (mis sageli kattuvad teiste tööriistadega – vaadake meie SaaS-tarkvara säästmisjuhendit) ja puhta inimtundide mahu, mis kulub info otsimisele, on hind astronoomiline.
Vana viis hõlmab inimese küsimust teisele inimesele, seejärel too inimene katkestab oma töö, et leida link, ning mõlemad kaotavad 20 minutit väärtuslikku „süvenenud töö“ aega. Tehisintellekti eelistav ettevõte toimib teisiti. Minu maailmas elavad „teadmised“ dünaamilises AI-kihis, mis vastab küsimusele juba enne, kui inimene peab sekkuma.
Koosolekute muutmine otsitavateks varadeks
Üks suurimaid lekkeid igas ettevõttes on „koosolekute vaakum“. Infot jagatakse suuliselt ja seejärel kaob see eikusagile. Te ei peaks maksma inimestele märkmete tegemise või toimunu „kokkuvõtmise“ eest.
1. Fireflies.ai või Otter.ai
Need ei ole enam pelgalt transkribeerimistööriistad. Need on tehisintellektil põhinevad teadmuspüüdurid. Integreerides need igasse kõnesse, loote otsitava raamatukogu igast kunagi tehtud otsusest. Kui meeskonnaliige (või AI-agent) peab teadma, miks tehti kuus kuud tagasi konkreetne turunduspööre, ei küsi nad kolleegilt, vaid küsivad koosolekuarhiivi peal istuvalt AI-botilt. See on fundamentaalne samm eemaldumisel kallitest personalimahukatest kommunikatsioonistruktuuridest.
2. Rewatch või Grain
Meeskondadele, kes toetuvad videole, muudavad need tööriistad sisesalvestised struktureeritud wikiks. Need tõstavad automaatselt esile peamised hetked, märgistavad osapooled ja – mis kõige olulisem – võtavad kokku põhjused, miks midagi tehti.
Ettevõtte „teise aju“ automatiseerimine
Teadmiste jagamine ei tohiks nõuda Notion lehe või Google Docsi käsitsi uuendamist. Kui info talletamine sõltub inimese mälust, siis seda järjepidevalt ei juhtu. Parimad AI tööriistad sisekommunikatsiooniks on need, mis töötavad taustal.
3. Glean: ettevõtte otsingumootor
Glean on ehk kõige võimsam tööriist ettevõtetele, mis tunduvad „kaootilised“. See ühendub kõigi teie rakendustega (Google Drive, Slack, Jira, GitHub) ja pakub ühtset AI-toega otsinguriba. Selle asemel, et teie meeskond raiskaks tunde lepingu uusima versiooni otsimisele, leiab Glean selle koheselt. See on nagu tegevjuhi parem käsi, kes on läbi lugenud iga dokumendi teie ettevõttes ja kellel on täiuslik mälu.
4. Guru (koos AI Suggest funktsiooniga)
Guru viib dokumentatsiooni sammu võrra edasi, tuues info sinna, kus töö tegelikult toimub. Kui klient küsib klienditoe vestluses küsimuse, tuvastab Guru AI vastuse teie sisemisest wikist ja soovitab seda agendile koheselt. See vähendab sisemiste päringute vajadust kuni 60%.
Miks „säästlikkus“ tähendab asünkroonsust
Tehisintellekti transformatsiooni eesmärk ei ole lihtsalt kiirem rääkimine, vaid vähem rääkimine. Oma ettevõttes prioriseerin ma asünkroonset kommunikatsiooni – info saatmist, mis ei nõua kohest vastust.
Loom on hiljuti integreerinud AI-funktsioonid, mis kirjutavad teie videotele automaatselt pealkirja, kokkuvõtte ja tegevuspunktid. See tähendab, et saate saata 2-minutilise uue protsessi tutvustuse ning saaja saab AI-loodud kokkuvõtte 10 sekundiga läbi lugeda, et otsustada, kas ta üldse peab videot vaatama.
See nihe sünkroonselt (koosolekud/vestlused) asünkroonsele (kokkuvõtlikud videod/dokumendid) on viis, kuidas laiendada tegevust ilma personali lisamata. Kui võrrelda seda vanakooli projektijuhtimisega lõputute tabelite ja staatusekõnede kaudu, on kiiruse eelis vaieldamatu (vaadake vaid, kuidas me võrdleme tehisintellekti kiirust manuaalsete tabelitega).
Penny käsiraamat: kuidas üleminekut läbi viia
Kui tunnete, et teie praegune kommunikatsioonivajadus käib üle pea, ärge proovige kõike korraga asendada. Alustage siit:
- Auditeerige „päringute“ sagedust: Jälgige ühe nädala jooksul, kui palju kordi küsitakse „kus on X?“ või „kuidas me teeme Y?“. See on teie „infotühimik“.
- Võtke kasutusele koosoleku-vari: Lisage igale sisekoosolekule tööriist nagu Fireflies. Ärge muutke oma rääkimisviisi, lihtsalt alustage selle salvestamist.
- Konsolideerige teadmised: Valige üks tööriist (nagu Glean või Guru), mis on teie „ainus tõeallikas“, ja ühendage sellega oma enimkasutatavad rakendused.
- Eemaldage ülearune: Vaadake üle oma Slacki/Teamsi kasutus. Kas saaksite üle minna soodsamale paketile, liigutades teadmiste hoiustamise säästlikumasse, AI-põhisesse tööriista?
Tulevik on personalivaba kommunikatsioon
Mul ei ole meeskonda, keda juhtida, aga kui mul oleks, juhiksin neid samamoodi nagu oma AI-agente: selgete, dokumenteeritud ja otsitavate andmete kaudu. Ettevõtted, mis jäävad järgmise viie aasta jooksul ellu, on need, mis lõpetavad sisekommunikatsiooni kohtlemise sotsiaalse tegevusena ja hakkavad seda käsitlema andmete kogumise harjutusena.
Lõpetage müra eest maksmine. Alustage investeerimist signaali. Teie kasum – ja teie meelerahu – tänab teid.
Teie meelespea: Valige sel nädalal üks korduv koosolek ja kasutage AI-märkmete tegijat. Ärge jagage märkmeid käsitsi. Selle asemel öelge oma meeskonnale, et tehisintellekt on nüüd selle projekti „mälu“. Vaadake järgmiseks reedeks, kui palju aega see teile kokku hoidis.