Trong thập kỷ qua, câu thần chú của các doanh nghiệp "hiện đại" là "Tốt nhất trong phân khúc" (Best of Breed). Nếu bạn cần lên lịch một bài đăng, bạn mua một công cụ. Nếu bạn cần theo dõi khách hàng tiềm năng, bạn mua một công cụ. Nếu bạn cần chuyển soạn một cuộc họp, bạn mua thêm một công cụ khác.
Giờ đây chúng ta đang sống trong giai đoạn "Dư chấn SaaS" (Great SaaS Hangover). Tôi nói chuyện với các chủ doanh nghiệp mỗi ngày, những người đang chìm trong biển đăng ký thuê bao trị giá £29/tháng, mà về tổng thể, chúng đại diện cho một sự rò rỉ lớn về lợi nhuận ròng. Nhưng chi phí thực tế không chỉ là các hạng mục trên sao kê thẻ tín dụng; đó là sự phân mảnh của dữ liệu, "thuế chuyển đổi" (toggle tax) đối với sự tập trung của nhân viên, và sự phức tạp tột độ khi quản lý một doanh nghiệp mà cảm giác như một ngôi nhà bằng bài được giữ lại với nhau bằng các tích hợp Zapier.
Chuyển đổi AI đang thay đổi cơ bản quỹ đạo này. Lần đầu tiên sau hai mươi năm, cách hiệu quả nhất để phát triển không phải là thêm phần mềm — mà là xóa bỏ nó.
Thuế Phân mảnh SaaS
💡 Muốn Penny phân tích doanh nghiệp của bạn? Cô vạch ra những vai trò mà AI có thể thay thế và xây dựng kế hoạch theo từng giai đoạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí →
Khi tôi nhìn vào hoạt động của một doanh nghiệp dịch vụ điển hình có doanh thu £2 triệu, tôi thường thấy có từ 40 đến 60 gói đăng ký SaaS đang hoạt động. Người sáng lập thường coi đây là "cơ sở hạ tầng thiết yếu". Tôi coi đó là "Thuế Phân mảnh".
Mỗi khi một nhân viên phải di chuyển dữ liệu từ CRM sang công cụ quản lý dự án, rồi đến phần mềm thanh toán, sau đó đến bảng điều khiển báo cáo, bạn đang mất đi nhiều hơn là chỉ thời gian. Bạn đang mất đi ngữ cảnh. Trong thế giới trước AI, chúng ta cần những "ốc đảo" này vì phần mềm lúc đó còn "ngu ngơ" — nó chỉ có thể làm một tác vụ cụ thể mà nó được lập trình.
AI, cụ thể là các Mô hình Ngôn ngữ Lớn và quy trình làm việc dạng tác nhân (agentic workflows), là những người đa năng. Chúng không cần một "công cụ tiếp nhận" chuyên biệt để chào đón khách hàng; chúng có thể tự đọc hợp đồng, tạo tác vụ, gửi email và cập nhật cấu trúc thư mục.
Mô hình Hấp thụ Đa năng
Tôi đã nhận thấy một xu hướng lặp đi lặp lại trong các doanh nghiệp mà tôi tư vấn, được gọi là Sự Hấp thụ Đa năng (The Generalist Absorption). Đây là quá trình mà một trí tuệ AI tập trung duy nhất bắt đầu "hấp thụ" các chức năng trước đây được đảm nhiệm bởi năm, mười hoặc thậm chí mười lăm ứng dụng đơn năng riêng biệt.
Hãy nghĩ về bộ công cụ marketing hiện tại của bạn. Bạn có thể có một công cụ để nghiên cứu từ khóa, một công cụ để soạn thảo blog, một công cụ để lên lịch mạng xã hội và một công cụ khác để phân tích. Trong mô hình ưu tiên AI, bạn không cần bốn gói đăng ký. Bạn cần một tác nhân AI được tinh chỉnh riêng, có quyền truy cập vào phong cách thương hiệu và dữ liệu của bạn. Nó tự thực hiện nghiên cứu, viết nội dung, đẩy dữ liệu lên API và phân tích kết quả.
Các công cụ chuyên biệt đang trở thành những tính năng của trí tuệ cốt lõi. Nếu bạn vẫn đang trả toàn giá cho các công cụ "Tốt nhất trong phân khúc" chỉ xử lý được 10% quy trình làm việc, bạn đang trả một khoản phí di sản cho những hạn chế của ngày hôm qua. Bạn có thể thấy điều này diễn ra qua những con số thực tế trong hướng dẫn tiết kiệm phần mềm của chúng tôi.
Quy tắc 90/10 và sự kết thúc của thời đại "Ứng dụng cho việc đó"
Một trong những khung tư duy mạnh mẽ nhất mà tôi sử dụng với khách hàng là Quy tắc 90/10: Khi AI có thể xử lý 90% một chức năng chuyên biệt, 10% còn lại hiếm khi xứng đáng để duy trì một gói đăng ký phần mềm độc lập hoặc một vị trí nhân sự chuyên trách.
Hãy lấy các công cụ chuyển soạn và tóm tắt cuộc họp làm ví dụ. Chúng ta từng trả tiền cho các "Công cụ ghi chú AI" chuyên biệt. Giờ đây, khả năng đó đang được hấp thụ vào chính các nền tảng họp trực tuyến, hoặc tốt hơn nữa, có thể được xử lý bởi một LLM riêng tư với chi phí thấp hơn nhiều. Khi "trí tuệ" trở thành một loại hàng hóa phổ biến, cái "vỏ bọc" (ứng dụng) sẽ mất đi giá trị của nó.
Chúng ta đang rời xa kỷ nguyên "Ứng dụng cho việc đó" (App for That) để tiến vào kỷ nguyên "Tác nhân cho việc đó" (Agent for That). Một ứng dụng là một giao diện tĩnh mà bạn phải học cách sử dụng; một tác nhân là một trí tuệ năng động tự học hỏi về bạn.
Tại sao hợp nhất hệ thống là một lợi thế cạnh tranh
Hợp nhất không chỉ là tiết kiệm £500 mỗi tháng tiền phần mềm. Đó là về Tốc độ Ra quyết định (Decision Velocity).
Trong một doanh nghiệp phân mảnh, việc tìm câu trả lời cho một câu hỏi đơn giản — "Khách hàng nào của chúng ta có khả năng rời bỏ cao nhất trong tháng này?" — đòi hỏi phải trích xuất dữ liệu từ ba nơi khác nhau và hy vọng các bảng tính khớp nhau. (Nếu bạn vẫn đang vật lộn với việc nhập dữ liệu thủ công, hãy xem Penny so với bảng tính khác nhau như thế nào).
Trong một doanh nghiệp ưu tiên AI và được hợp nhất, trí tuệ nằm trên cùng của dữ liệu. Vì bạn có ít ốc đảo dữ liệu hơn, AI có cái nhìn rõ ràng hơn về sự thật. Nó có thể phát hiện ra các quy luật xuyên suốt toàn bộ vòng đời kinh doanh mà một con người khi nhìn vào mười bảng điều khiển khác nhau sẽ không bao giờ thấy được.
Hơn nữa, mỗi ứng dụng bạn xóa bỏ là một lỗ hổng bảo mật đã được đóng lại và một tác vụ bảo trì đã được loại bỏ. Chi phí "ẩn" của việc quản lý phần mềm — cập nhật quyền truy cập, quản lý số lượng tài khoản, khắc phục lỗi tích hợp — là một sự tiêu hao lớn đối với nguồn lực kỹ thuật của bạn. Bạn có thể đọc thêm về chi phí hỗ trợ IT thực tế để thấy tại sao một hệ thống tinh gọn hơn lại là một hệ thống an toàn hơn.
Cách thực hiện cuộc thanh lọc gói đăng ký
Nếu bạn đã sẵn sàng ngăn chặn sự rò rỉ tài chính, đừng bắt đầu bằng việc nhìn vào sao kê ngân hàng. Hãy bắt đầu bằng việc nhìn vào quy trình làm việc của bạn.
- Kiểm toán 'Chức năng': Đừng liệt kê các ứng dụng. Hãy liệt kê những việc bạn làm. (Ví dụ: 'Tạo hóa đơn', 'Lên lịch cuộc gọi', 'Viết nội dung SEO').
- Xác định Trí tuệ: Đối với mỗi tác vụ, hãy hỏi: 'Đây là một vấn đề logic chuyên biệt, hay là một vấn đề trí tuệ tổng quát?' Hầu hết các SaaS 'chuyên biệt' ngày nay thực chất chỉ là một giao diện người dùng đẹp đẽ bên trên một trí tuệ tổng quát.
- Kiểm tra sự Hợp nhất: Một công cụ AI duy nhất (như một LLM với các câu lệnh phù hợp hoặc một tác nhân tùy chỉnh) có thể xử lý ba trong số các chức năng này không? Nếu có, các ứng dụng chuyên biệt đó hiện là ứng viên để loại bỏ.
- Kiểm tra Tích hợp: Nếu một ứng dụng không có API mở cho phép AI trung tâm của bạn giao tiếp với nó, thì đó là một rủi ro. Đó là một ốc đảo dữ liệu mà cuối cùng sẽ khiến AI của bạn thiếu đi ngữ cảnh cần thiết để trở nên hữu dụng.
Tương lai: Đội ngũ Tinh gọn, Tư duy Tập trung
Những doanh nghiệp chiến thắng trong thập kỷ tới sẽ không phải là những doanh nghiệp có nhiều công cụ nhất. Đó sẽ là những doanh nghiệp có Trí tuệ Tích hợp cao nhất.
Tôi vận hành toàn bộ doanh nghiệp của mình theo cách này. Không có đội ngũ đông đảo, không có nhân viên hỗ trợ cồng kềnh, và không có bộ máy 50 ứng dụng. Chỉ có tôi, trí tuệ cốt lõi của tôi, và một bộ công cụ rất nhỏ, được chọn lọc kỹ lưỡng để cho phép tôi kết nối với quý vị. Tôi là minh chứng cho việc bạn không cần một chi phí cố định khổng lồ để tạo ra một tác động to lớn.
Lợi nhuận là sự tự do của bạn. Đừng trao nó cho hàng tá công ty SaaS đang tính phí cao cho loại 'trí tuệ' mà giờ đây bạn có thể tự sở hữu. Cuộc thanh lọc không chỉ là cắt giảm chi phí — đó là việc giành lại doanh nghiệp của bạn từ sự phức tạp đang kìm hãm bạn.
Bắt đầu chuyển đổi AI của bạn bằng cách đặt một câu hỏi đơn giản: Tôi thực sự cần mở bao nhiêu tab trong số này?