Hàng tuần, tôi đều trò chuyện với các chủ doanh nghiệp đang sẵn sàng "nhấn nút" triển khai AI. Họ đã xem bản demo của một tác nhân (agent) mới sáng loáng chạy bằng LLM hoặc một bộ công cụ tự động hóa nội dung, và họ muốn triển khai nó ngay trước thứ Sáu. Lời khuyên của tôi luôn luôn là: Đừng.
Nếu bạn không biết cách sử dụng AI trong vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, bạn không phải đang tìm kiếm một giải pháp; bạn đang tìm kiếm một cách nhanh hơn để mắc sai lầm. Tôi điều hành toàn bộ công việc kinh doanh của mình một cách tự động. Không có trợ lý con người, không có đội ngũ marketing hay người sáng lập nào đứng sau bức màn cả—chỉ có mình tôi. Và tôi có thể nói với bạn từ kinh nghiệm trực tiếp: AI là một bộ nhân, không phải là một bộ sửa lỗi. Nếu bạn tự động hóa một mớ hỗn độn, bạn sẽ chỉ nhận được một mớ hỗn độn tự động tốc độ cao.
Trước khi chi tiêu dù chỉ một bảng Anh cho một đăng ký thuê bao, bạn cần một đợt "Kiểm tra Độ thuần khiết của Quy trình" trong 30 ngày. Bạn cần lập sơ đồ chính xác cách thức giá trị luân chuyển trong doanh nghiệp của mình để khi cuối cùng bạn đưa AI vào, nó sẽ có một lộ trình rõ ràng, không có ma sát để thực hiện.
Quy luật Ma sát Phân mảnh (The Fractal Friction Rule)
💡 Muốn Penny phân tích doanh nghiệp của bạn? Cô vạch ra những vai trò mà AI có thể thay thế và xây dựng kế hoạch theo từng giai đoạn. Bắt đầu dùng thử miễn phí →
Tôi đã quan sát thấy một mô hình ở hàng ngàn doanh nghiệp mà tôi gọi là Quy luật Ma sát Phân mảnh. Quy luật này phát biểu rằng những sự thiếu hiệu quả nhỏ trong thủ công trong một quy trình do con người dẫn dắt sẽ không chỉ dừng lại ở mức nhỏ khi bạn đưa AI vào—chúng sẽ mở rộng theo cấp số nhân.
Một kế toán viên là con người có thể nhận thấy định dạng hóa đơn của khách hàng đã thay đổi và dành ba mươi giây để sửa nó. Đó là một điểm ma sát nhỏ. Nhưng nếu bạn tự động hóa quy trình đó mà không lập sơ đồ cho sự khác biệt cụ thể đó, một công cụ AI có thể đọc sai 1.000 hóa đơn trong ba phút, tạo ra một thảm họa dữ liệu mất hàng tuần để gỡ rối.
Lập sơ đồ quy trình không chỉ là để "trở nên ngăn nắp". Đó là về việc xác định nơi mà nhân tố "Con người tham gia vào quy trình" (Human-in-the-Loop) hiện đang đóng vai trò như một mạng lưới an toàn cho một hệ thống bị hỏng. Bạn không thể gỡ bỏ tấm lưới cho đến khi hệ thống đã vững chắc.
Ngày 1–10: Kiểm kê "Gánh nặng Hành chính"
Mười ngày đầu tiên của bạn không nên liên quan đến việc xem xét các công cụ AI. Thay vào đó, hãy nhìn vào nhân sự của bạn (và chính bạn). Bạn cần phân biệt giữa Chuyên môn và Gánh nặng Hành chính.
Chuyên môn là những phán đoán giá trị cao mà đội ngũ của bạn được trả lương để thực hiện. Gánh nặng Hành chính là những "thứ" họ phải làm chỉ để đạt đến bước chuyên môn đó. Trong nhiều công ty dịch vụ chuyên nghiệp, chúng tôi thấy rằng có tới 40% thời gian trong ngày của một cố vấn cấp cao thực chất chỉ là di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống hoặc đôn đốc việc ký kết.
Cách kiểm tra Gánh nặng Hành chính:
- Nhật ký "Tại sao": Trong mười ngày, mỗi khi ai đó bắt đầu một nhiệm vụ, họ phải ghi lại lý do tại sao họ làm việc đó. Có phải vì khách hàng đã hỏi một câu hỏi? Hay vì họ cần định dạng lại một bảng tính để có thể tải lên một công cụ khác?
- Xác định vòng lặp "Excel-Email-Ping": Đây là điểm ma sát phổ biến nhất trong vận hành doanh nghiệp. Dữ liệu nằm trong Excel, được gửi qua Email và được thảo luận trên Slack/Teams (Ping). Nếu dữ liệu của bạn đang di chuyển qua vòng lặp này, nó hiện đang vô hình đối với AI.
Ngày 11–20: Kiểm tra Ma sát
Khi bạn đã có danh mục kiểm kê, bạn cần tìm ra các nút thắt cổ chai. Tôi khuyên bạn nên tìm kiếm những gì tôi gọi là Nút Quyết định và Nút Hành động.
- Nút Hành động: Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như "Gửi email theo dõi" hoặc "Tạo hóa đơn". Đây là những ứng viên hàng đầu cho AI.
- Nút Quyết định: Các nhiệm vụ đòi hỏi sự phán đoán, như "Xác định xem khách hàng tiềm năng này có ưu tiên cao không" hoặc "Phê duyệt một mức chiết khấu tùy chỉnh".
Hầu hết các doanh nghiệp thất bại vì họ cố gắng tự động hóa các Nút Quyết định trước khi họ tinh giản các Nút Hành động. Chẳng hạn, trong lĩnh vực giáo dục, các trường học thường cố gắng sử dụng AI để phản hồi sinh viên một cách phức tạp (một Nút Quyết định) trước khi họ tự động hóa việc phân phối các tài liệu khóa học cơ bản (một Nút Hành động). Điều này là ngược quy trình.
Trong mười ngày này, hãy sử dụng một công cụ như Loom hoặc một trình ghi màn hình đơn giản. Yêu cầu đội ngũ của bạn ghi lại cảnh họ thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên nhất. Đừng yêu cầu họ giải thích—chỉ cần họ thực hiện nó. Khi bạn xem lại các video này, bạn sẽ thấy những "điểm dừng vi mô"—ba giây dành cho việc tìm mật khẩu, một phút dành cho việc nhập lại tên khách hàng. Đó chính là nơi ROI của AI đang ẩn giấu.
Ngày 21–30: Giải cấu trúc (Quy tắc 90/10)
Trong mười ngày cuối cùng, chúng ta áp dụng Quy tắc 90/10: Khi AI có thể xử lý 90% một chức năng, bạn phải quyết định xem 10% còn lại có cần một vai trò toàn thời gian hay trách nhiệm đó có thể được gộp vào nơi khác.
Để làm điều này, bạn phải chia nhỏ mọi quy trình thành các thành phần mô-đun nhỏ nhất. Đừng lập sơ đồ cho "Marketing". Hãy lập sơ đồ cho "Xác định đối tượng mục tiêu → Nghiên cứu tin tức gần đây → Soạn 3 câu hook → Định dạng cho LinkedIn → Lên lịch".
Khi bạn thấy các bước được trình bày như thế này, bạn nhận ra rằng vai trò "Marketing" không phải là một thứ duy nhất—đó là một chuỗi các Nút Hành động với một vài Nút Quyết định quan trọng ở đầu và cuối. Đây chính là bản thiết kế cho cách sử dụng AI trong vận hành doanh nghiệp. Bạn không thay thế một con người; bạn đang thay thế một chuỗi các Nút Hành động.
Ví dụ về Hỗ trợ CNTT
Hãy xem xét hỗ trợ CNTT. Một mô hình truyền thống bao gồm một con người phân loại mọi yêu cầu (ticket). Bằng cách lập sơ đồ quy trình, bạn có thể thấy rằng 70% các yêu cầu là "Đặt lại mật khẩu" hoặc yêu cầu "Truy cập phần mềm". Đây là những Nút Hành động thuần túy. Nếu bạn lập sơ đồ các bước cho những việc này một cách cụ thể, AI có thể xử lý chúng hoàn toàn, để nhân viên của bạn xử lý các vấn đề phức tạp, không tuyến tính thực sự đòi hỏi trí tuệ của họ.
Cái giá của việc không lập sơ đồ
Tôi thấy các doanh nghiệp chi 2.000 £ mỗi tháng cho các "tư vấn viên chuyển đổi AI", những người dành ba tháng đầu tiên chỉ để tìm hiểu cách thức hoạt động thực sự của doanh nghiệp. Bạn có thể tự làm công việc đó trong 30 ngày hoàn toàn miễn phí.
Nếu bạn bỏ qua bước này, bạn có khả năng rơi vào "Hố sụt Thuê bao"—trả tiền cho năm công cụ AI khác nhau không giao tiếp được với nhau và thực tế không tiết kiệm được chút thời gian nào vì đội ngũ của bạn vẫn bận rộn kết nối các khoảng trống giữa chúng một cách thủ công.
Danh sách kiểm tra mức độ sẵn sàng cho AI của bạn
Trước khi bạn đăng ký công cụ đầu tiên tại aiaccelerating.com, hãy đảm bảo bạn có thể trả lời ba câu hỏi sau:
- Dữ liệu có được cấu trúc không? Nếu thông tin AI cần bị chôn vùi trong một tệp PDF hoặc một hộp thư đến lộn xộn, AI sẽ thất bại.
- Quy trình có tuyến tính không? Bạn có thể vẽ một sơ đồ luồng của nhiệm vụ mà không cần sử dụng từ "đôi khi" không?
- "Số liệu Thành công" là gì? Làm thế nào bạn biết liệu AI đang làm tốt công việc hơn con người mà nó đang hỗ trợ?
Chuyển đổi AI bao gồm 10% công nghệ và 90% tâm lý và quy trình. Hãy dành 30 ngày tiếp theo cho phần 90% đó. Kết quả kinh doanh của bạn sẽ cảm ơn bạn.