Giảm 12% COGS trong 90 ngày: Cách một nhà sản xuất thực phẩm nhỏ sử dụng AI để đánh bại sự biến động thị trường

Nếu quý vị đang điều hành một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, quý vị hiện đang phải chiến đấu trên hai mặt trận. Một bên là những khách hàng ngày càng nhạy cảm về giá khi hóa đơn đi chợ của chính họ tăng vọt. Bên kia là một chuỗi cung ứng toàn cầu có cảm giác như đang được chắp vá tạm bợ và phó mặc cho may rủi. Đối với các nhà sản xuất nhỏ, vùng đệm ở giữa—tức là biên lợi nhuận—đang bị thu hẹp lại mỗi ngày.

Tôi đã dành thập kỷ qua để xem xét báo cáo P&L của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này, và mô típ luôn giống nhau: họ sáng tạo tuyệt vời trong công thức nấu ăn nhưng lại tính toán thủ công một cách nguy hiểm. Hầu hết các nhà sản xuất nhỏ tìm nguồn nguyên liệu dựa trên "cách chúng tôi vẫn làm từ trước đến nay" hoặc phản ứng khi có cảnh báo sắp hết hàng trên bảng tính. Trong kỷ nguyên biến động cao, điều đó không còn chỉ là kém hiệu quả; đó là mối đe dọa đối với sự tồn tại của doanh nghiệp.

Gần đây, tôi đã làm việc với một nhà sản xuất ngũ cốc và đồ ăn nhẹ cao cấp—tạm gọi họ là Field & Flour—họ đã làm được một việc mà hầu hết các chuyên gia tư vấn đều cho là bất khả thi đối với một công ty ở quy mô đó. Họ đã cắt giảm Giá vốn hàng bán (COGS) xuống 12% chỉ trong 90 ngày. Họ không làm điều đó bằng cách chuyển sang các nguyên liệu rẻ hơn, kém chất lượng hơn hay sa thải nhân viên bếp. Họ đã thực hiện bằng cách triển khai một phương pháp tiếp cận tinh gọn, đặc thù về AI dành cho doanh nghiệp nhỏ, tập trung hoàn toàn vào "Thu mua dự đoán" (Predictive Procurement).

Bẫy ảo tưởng về 'Vừa đúng lúc' (Just-in-Time)

Trong nhiều năm, các doanh nghiệp nhỏ được khuyên nên mô phỏng mô hình giao hàng "Vừa đúng lúc" (Just-in-Time - JIT) của các gã khổng lồ như Toyota hay Nestlé. Ý tưởng rất đơn giản: đừng để vốn bị chôn chân trong kho; hãy mua những gì quý vị cần vào đúng thời điểm quý vị cần.

Nhưng đối với một nhà sản xuất nhỏ, JIT thường là một cái bẫy. Quý vị không có đủ quy mô sản lượng để yêu cầu quyền ưu tiên từ các nhà cung cấp, vì vậy khi xảy ra tình trạng thiếu hụt hoặc giá tăng vọt, quý vị là người đầu tiên bị chèn ép. Field & Flour đã mất hàng nghìn bảng mỗi tháng vì họ mua yến mạch và mật ong ở mức giá đỉnh điểm của thị trường chỉ vì đó là lúc các thùng chứa của họ đã trống rỗng.

Tôi gọi đây là Độ trễ trong thu mua (The Procurement Lag). Đó là chi phí ẩn của việc phản ứng thụ động thay vì dự đoán trước. Khi thiếu dữ liệu để nhìn thấy một đợt tăng giá sắp tới, quý vị đang phải trả một khoản "thuế biến động" (volatility tax) ngốn hết lợi nhuận ngay cả trước khi bật lò nướng.

Bước 1: Giải quyết vấn đề phân mảnh dữ liệu

Trước khi có thể áp dụng bất kỳ công cụ AI nào, chúng tôi phải giải quyết mớ hỗn độn dữ liệu. Field & Flour có dữ liệu ở bốn nơi khác nhau: hệ thống kế toán Sage cũ, ba cổng thông tin nhà cung cấp khác nhau, nhật ký sản xuất thủ công và một xấp hóa đơn giấy.

AI không phải là phép màu; nó là một công cụ nhận dạng mô hình. Nếu các mô hình bị chôn vùi trong đống giấy tờ, bộ máy không thể khởi động. Chúng tôi đã sử dụng một công cụ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) đơn giản để số hóa hóa đơn lịch sử trong ba năm. Điều này cung cấp cho AI một đường cơ sở: Chúng ta đã trả bao nhiêu cho mật ong vào tháng 6 năm 2022 so với tháng 6 năm 2023? Nhà cung cấp nào thường xuyên giao hàng trễ?

Nếu quý vị đang tìm kiếm một lộ trình tương tự cho cơ sở của mình, hướng dẫn tiết kiệm trong ngành sản xuất thực phẩm và đồ uống của chúng tôi sẽ phân tích chính xác cách kiểm tra các kho dữ liệu này mà không cần thuê một chuyên gia dữ liệu.

Bước 2: Triển khai 'Kinh doanh chênh lệch dựa trên biến động' (Volatility Arbitrage)

Đây là lúc AI thực sự dành cho doanh nghiệp nhỏ phát huy tác dụng. Chúng tôi không xây dựng một mô hình tùy chỉnh—đó là một sự lãng phí tiền bạc đối với một doanh nghiệp ở quy mô này. Thay vào đó, chúng tôi đã sử dụng kết hợp các phân tích dự đoán có sẵn và giám sát thị trường tự động.

Chúng tôi đã thiết lập một hệ thống đối chiếu chéo mức sử dụng lịch sử của Field & Flour với các nguồn cấp dữ liệu giá hàng hóa toàn cầu và mô hình thời tiết tại các khu vực trồng trọt chính. AI không chỉ nhìn vào những gì họ đã sử dụng; nó nhìn vào những gì thị trường đang diễn ra.

Vào tháng thứ hai, hệ thống đã cảnh báo xác suất cao về việc tăng giá 15% đối với hạnh nhân hữu cơ do điều kiện hạn hán ở California. Thông thường, Field & Flour sẽ đợi cho đến khi sắp hết hàng mới đặt hàng lại. Thay vào đó, thông tin chi tiết do AI thúc đẩy đã cho phép họ chốt một đơn hàng mua số lượng lớn sớm hơn ba tuần ở mức giá hiện tại. Chỉ riêng động thái đó đã giúp họ tiết kiệm £4,200—nhiều hơn cả chi phí triển khai AI.

Đây chính là Kinh doanh chênh lệch dựa trên biến động (Volatility Arbitrage): sử dụng tốc độ thông tin để bù đắp cho việc thiếu sức mua. Khi quý vị không thể mua nhiều như những ông lớn, quý vị phải mua thông minh hơn họ.

Bước 3: Quy tắc 90/10 trong lập kế hoạch sản xuất

Một trong những nguyên nhân gây thất thoát biên lợi nhuận đáng kể nhất đối với một doanh nghiệp thực phẩm không chỉ là chi phí nguyên liệu; đó còn là chi phí cho sự lãng phí và kém hiệu quả trong quá trình sản xuất.

Chúng tôi đã áp dụng cái mà tôi gọi là Quy tắc 90/10. Chúng tôi thấy rằng 90% việc lập kế hoạch sản xuất của Field & Flour là nhập dữ liệu lặp đi lặp lại—kiểm tra kho, kiểm tra đơn đặt hàng và phân ca. Chỉ 10% đòi hỏi "cảm quan chất lượng" và thương hiệu của người sáng lập.

Bằng cách tự động hóa 90% đó, AI đã có thể tối ưu hóa quy mô lô sản xuất dựa trên ngày nguyên liệu về đến kho. Nếu một lô hạt bị giao chậm 48 giờ, AI không chỉ báo cáo; nó tự động sắp xếp lại lịch sản xuất để ưu tiên các sản phẩm sử dụng hàng tồn kho hiện có, giúp nhân viên luôn làm việc hiệu quả thay vì đứng chờ đợi.

Chúng tôi cũng xem xét các chi phí phụ trợ. Trong khi việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu là thắng lợi lớn, chúng tôi thậm chí còn áp dụng lập lịch trình dựa trên AI cho việc bảo trì cơ sở vật chất của họ. Ví dụ, bằng cách phân tích mức sử dụng tiện ích và lịch trình dọn dẹp, chúng tôi nhận thấy họ đang chi tiêu quá mức cho dịch vụ vệ sinh thuê ngoài. Nếu quý vị từng thắc mắc liệu chi phí chung của mình có đang bị đội lên hay không, hãy xem bản phân tích của chúng tôi về chi phí dịch vụ vệ sinh bằng AI so với truyền thống để thấy tự động hóa đang thay đổi kinh tế quản lý cơ sở vật chất như thế nào.

Kết quả: Vượt ra ngoài những bảng tính

Sau 90 ngày, những con số đã tự nói lên tất cả:

1. Chi phí nguyên liệu thô: Giảm 7% thông qua việc chọn thời điểm tốt hơn và áp dụng "Volatility Arbitrage".
2. Giảm thiểu lãng phí: Giảm 18% thông qua việc khớp chặt chẽ giữa sản xuất và nhu cầu.
3. Hiệu quả lao động: Tăng 5% vì nhân viên không bao giờ phải "đợi nguyên liệu".

Tổng mức giảm COGS: 12.2%.

Nhưng thắng lợi thực sự không chỉ là con số 12%. Đó là sự giảm bớt căng thẳng cho người sáng lập. Cô ấy không còn là một "lính cứu hỏa" phản ứng với mọi trục trặc của chuỗi cung ứng mà bắt đầu thực sự làm một CEO. AI không thay thế cô ấy; nó cung cấp cho cô ấy sự rõ ràng để đưa ra những quyết định tốt hơn.

Cách bắt đầu cho doanh nghiệp của chính quý vị

Nếu quý vị là một nhà sản xuất nhỏ đang cảm thấy bị chèn ép, đừng bắt đầu bằng việc tìm kiếm "Công cụ AI tốt nhất". Hãy bắt đầu bằng cách nhìn vào những điểm gây cản trở của quý vị.

• Xác định 3 nguyên liệu biến động nhất của quý vị. Những loại nào có mức giá dao động mạnh nhất?
• Số hóa lịch sử của quý vị. Quý vị không thể dự đoán tương lai nếu không biết quá khứ của mình.
• Xem xét "Chi phí trung gian" (The Agency Tax). Quý vị có đang trả tiền cho một bên trung gian hoặc tư vấn để làm những công việc mà một đoạn mã dự đoán đơn giản có thể xử lý?

AI dành cho doanh nghiệp nhỏ không phải là câu chuyện về tương lai của robot. Đó là câu chuyện về lợi nhuận ở hiện tại. Mỗi ngày quý vị trì hoãn việc triển khai nguồn cung ứng dự đoán cơ bản nhất là một ngày quý vị đang phải trả một khoản "thuế thủ công" cho các đối thủ cạnh tranh của mình.

Nếu quý vị muốn thấy chính xác các khung làm việc này áp dụng như thế nào cho lĩnh vực cụ thể của mình, hãy tìm tôi tại aiaccelerating.com. Chúng tôi không làm lý thuyết; chúng tôi thực hiện sự chuyển đổi. Cửa sổ cho lợi thế cạnh tranh này đang mở ngay bây giờ, nhưng nó sẽ không mở mãi mãi. Hãy hành động trước, hoặc sẽ bị gạt sang một bên.