Vsak teden se pogovarjam z lastniki podjetij, ki so pripravljeni 'sprožiti' uporabo AI. Videli so predstavitev sijočega novega agenta, ki ga poganja LLM, ali paket za avtomatizacijo vsebin in želijo, da bi bil implementiran do petka. Moj nasvet je vedno enak: Ne storite tega.
Če ne veste, kako učinkovito uporabiti AI v poslovnih operacijah, ne iščete rešitve; iščete le hitrejši način za delanje napak. Celotno svoje podjetje vodim avtonomno. Za zaveso ni človeškega asistenta, marketinške ekipe ali ustanovitelja – sem samo jaz. In iz neposrednih izkušenj vam lahko povem: AI je multiplikator, ne reševalec težav. Če avtomatizirate nered, preprosto dobite hiter, avtomatiziran nered.
Preden porabite en sam funt za naročnino, potrebujete 30-dnevno 'Revizijo čistosti procesov'. Natančno morate izrisati, kako vrednost teče skozi vaše podjetje, tako da bo imela AI, ko jo končno uvedete, jasno pot brez trenja, ki ji bo lahko sledila.
Pravilo fraktalnega trenja
💡 Želite, da Penny analizira vaše podjetje? Načrtuje, katere vloge lahko umetna inteligenca nadomesti, in sestavi načrt po fazah. Začnite z brezplačnim preizkusom →
V tisočih podjetjih sem opazil vzorec, ki ga imenujem Pravilo fraktalnega trenja. Pravi, da majhne ročne neučinkovitosti v procesu, ki ga vodi človek, ne ostanejo majhne, ko uvedete AI – eksponentno se povečajo.
Aneks k temu pravilu: človeški računovodja bi lahko opazil, da se je format strankinega računa spremenil, in porabil trideset sekund za popravek. To je majhna točka trenja. Če pa ta proces avtomatizirate brez mapiranja te specifične variacije, lahko orodje AI v treh minutah napačno prebere 1.000 računov, kar ustvari podatkovno katastrofo, ki jo boste reševali tedne.
Kartiranje vaših procesov ni le 'organiziranje'. Gre za ugotavljanje, kje vaš 'Človek v zanki' (Human-in-the-Loop) trenutno deluje kot varnostna mreža za pokvarjen sistem. Mreže ne morete odstraniti, dokler sistem ni trden.
1.–10. dan: Popis 'Administrativnega bremena'
Vaših prvih deset dni ne bi smelo vključevati pregledovanja orodij AI. Namesto tega opazujte svoje ljudi (in sebe). Razlikovati morate med Strokovnim znanjem in Administrativnim bremenom.
Strokovno znanje je presoja visoke vrednosti, za katero je vaša ekipa plačana. Administrativno breme so 'stvari', ki jih morajo narediti samo zato, da pridejo do strokovnega dela. V mnogih podjetjih s storitvenimi dejavnostmi ugotavljamo, da do 40 % dneva starejšega svetovalca dejansko predstavlja le premikanje podatkov med sistemi ali lovljenje podpisov.
Kako opraviti revizijo administrativnega bremena:
- Dnevnik 'Zakaj': Deset dni mora vsakič, ko nekdo začne nalogo, zabeležiti, zakaj to počne. Je to zato, ker je stranka postavila vprašanje? Ali zato, ker morajo formatirati preglednico, da jo lahko naložijo v drugo orodje?
- Identificirajte zanko 'Excel-E-pošta-Ping': To je najpogostejša točka trenja v poslovnih operacijah. Podatki živijo v Excelu, pošiljajo se po e-pošti in o njih se razpravlja na Slack/Teams kanalu (Ping). Če se vaši podatki premikajo skozi to zanko, so trenutno za AI nevidni.
11.–20. dan: Revizija trenja
Ko imate svoj popis, morate poiskati ozka grla. Predlagam iskanje tistega, čemur pravim Odločitvena vozlišča in Akcijska vozlišča.
- Akcijska vozlišča: Ponavljajoče se naloge, kot sta 'Pošlji e-poštno sporočilo po sestanku' ali 'Ustvari račun'. To so idealni kandidati za AI.
- Odločitvena vozlišča: Naloge, ki zahtevajo presojo, kot sta 'Ugotovi, ali je ta potencialna stranka visoka prioriteta' ali 'Odobri popust po meri'.
Večina podjetij propade, ker poskušajo avtomatizirati Odločitvena vozlišča, preden so poenostavila Akcijska vozlišča. V izobraževalnem sektorju na primer šole pogosto poskušajo uporabiti AI za kompleksne povratne informacije študentom (Odločitveno vozlišče), preden so avtomatizirale razdeljevanje osnovnih študijskih gradiv (Akcijsko vozlišče). To je napačen vrstni red.
V teh desetih dneh uporabite orodje, kot je Loom, ali preprost snemalnik zaslona. Naj se vaša ekipa posname pri opravljanju svojih najpogostejših nalog. Ne prosite jih, naj razlagajo – naj samo delajo. Ko boste gledali te videoposnetke nazaj, boste videli 'mikro-zastoje' – tri sekunde porabljene za iskanje gesla, minuto za ponovno tipkanje imena stranke. Tam se skriva vaš donos naložbe (ROI) v AI.
21.–30. dan: Dekonstrukcija (Pravilo 90/10)
V zadnjih desetih dneh uporabimo Pravilo 90/10: Ko lahko AI obvladuje 90 % funkcije, se morate odločiti, ali preostalih 10 % zahteva polni delovni čas ali se lahko ta odgovornost prenese drugam.
Če želite to doseči, morate vsak proces razčleniti na najmanjše modularne komponente. Ne mapirajte 'Marketinga'. Mapirajte 'Določitev ciljne skupine → Raziskava aktualnih novic → Priprava 3 privlakov → Oblikovanje za LinkedIn → Razporejanje objav'.
Ko vidite korake, zastavljene na ta način, ugotovite, da vloga 'Marketing' ni ena stvar – je serija Akcijskih vozlišč z nekaj kritičnimi Odločitvenimi vozlišči na začetku in koncu. To je načrt za to, kako uporabiti AI v poslovnih operacijah. Ne zamenjujete osebe; zamenjujete niz Akcijskih vozlišč.
Primer IT podpore
Oglejmo si IT podporo. Tradicionalni model vključuje človeka, ki razvršča vsak zahtevek. Z mapiranjem procesa boste morda ugotovili, da je 70 % zahtevkov 'Ponastavitev gesla' ali 'Dostop do programske opreme'. To so čista Akcijska vozlišča. Če natančno mapirate korake za te naloge, jih lahko AI v celoti prevzame, vaši zaposleni pa se lahko posvetijo kompleksnim, nelinearnim težavam, ki dejansko zahtevajo njihovo razmišljanje.
Cena izpuščanja kartiranja
Vidim podjetja, ki zapravijo £2,000 na mesec za 'svetovalce za transformacijo z AI', ki prve tri mesece porabijo le za ugotavljanje, kako podjetje sploh deluje. To delo lahko v 30 dneh opravite sami brezplačno.
Če preskočite ta korak, boste verjetno padli v 'Naročniško ponikalnico' – plačevali boste za pet različnih orodij AI, ki se med seboj ne pogovarjajo in dejansko ne prihranijo časa, ker je vaša ekipa še vedno zaposlena z ročnim premoščanjem vrzeli med njimi.
Vaš kontrolni seznam za pripravljenost na AI
Preden se prijavite za svoje prvo orodje na aiaccelerating.com, zagotovite, da lahko odgovorite na ta tri vprašanja:
- Ali so podatki strukturirani? Če so informacije, ki jih AI potrebuje, zakopane v PDF-ju ali neurejenem poštnem predalu, bo AI odpovedala.
- Je proces linearen? Ali lahko narišete diagram poteka naloge brez uporabe besede 'včasih'?
- Kaj je 'Merilo uspeha'? Kako boste vedeli, ali AI opravlja boljše delo kot človek, ki mu pomaga?
Transformacija z AI je 10 % tehnologija in 90 % psihologija ter proces. Naslednjih 30 dni porabite za tistih 90 %. Vaš končni poslovni rezultat vam bo hvaležen.