Vsako leto, običajno okoli januarja ali aprila, odvisno od tega, kje se nahajate, na obrazih lastnikov podjetij opazim enak izraz. Gre za mešanico groze in vdanosti v usodo, ko svojemu računovodskemu podjetju izročijo zajeten znesek. Vedo, da potrebujejo skladnost s predpisi, vendar se ne morejo znebiti občutka, da plačujejo cene za 'nevrokirurge', dobijo pa rezultate za 'vnos podatkov'. To odpira vprašanje, ki trenutno odmeva v vseh malih in srednje velikih podjetjih (MSP): Bo UI nadomestila računovodje v celoti ali pa smo le priča spremembi načina, kako plačujemo za finančni mir?
Z delom sem pomagal tisočem podjetij pri navigaciji skozi ta prehod. Večina jih začne z napačnim vprašanjem. Sprašujejo se: "Ali lahko UI pripravi moje davčne napovedi?" Boljše vprašanje je: "Za katere dele računa svojega računovodje plačujem njihovo presojo in za katere dele plačujem njihove naročnine na programsko opremo?" Premakniti se moramo onkraj pretiranega oglaševanja in pogledati dejansko ekonomijo glavne knjige.
Arbitraža natančnosti
Da bi razumeli, kam sodi UI, moramo pogledati koncept, ki ga imenujem arbitraža natančnosti. V tradicionalnem modelu plačujete človeka, da zagotovi 100-odstotno celovitost podatkov, saj so stroški napake (revizija HMRC ali IRS) visoki. Vendar so ljudje pri transakcijskem delu velikega obsega naravno nedosledni. Postanemo utrujeni, spregledamo številko, pozabimo, da je bil določen račun iz Starbucksa sestanek s stranko in ne osebna kava.
UI se nasprotno odlično znajde pri vsakdanjih transakcijah. Ne naveliča se usklajevanja 500 bančnih postavk. Ko pogledamo stroške poslovnega računovodje, velik del tega zneska pogosto porabita ročno usklajevanje in 'urejanje' knjig, preden se sploh začne dejanska strategija. Tukaj obstaja arbitraža: UI lahko zdaj opravi 90 % transakcijskega dela za približno 1 % stroškov, z višjo osnovno natančnostjo.
Spekter med skladnostjo in vrednostjo
Za odločitev, kje uporabiti UI in kje obdržati človeško podjetje, morate svoje finančne naloge razvrstiti na to, kar imenujem spekter med skladnostjo in vrednostjo.
Na enem koncu imate skladnost velikega obsega. To vključuje usklajevanje bančnih izpiskov, obračun DDV/prometnega davka in plače. To so naloge za 'ohranjanje delovanja'. So binarne – ali so opravljene pravilno ali ne. V oddaji standardnega obračuna DDV je zelo malo 'strategije'. To je področje rešitev 'CFO v škatli'. Če še vedno plačujete visoke zneske človeku za ročno kategorizacijo stroškov, dejansko plačujete 'davek na zastarelo knjigovodstvo'.
Na drugem koncu imate strateške odločitve z visokimi vložki. Tukaj ima UI še vedno težave. Če se pogajate o kompleksnem zahtevku za davčne olajšave za raziskave in razvoj, strukturirate prevzem z več subjekti ali se ukvarjate s subtilno davčno preiskavo, ne želite klepetalnega robota. Želite partnerja, ki je videl notranjost revizijske sobe in zna govoriti specifičen jezik regulatorja.
Primerjava modelov: Stran ob strani
Ko gledamo primerjavo Penny proti računovodji, razlike niso le v ceni; gre za naravo interakcije.
| Lastnost | Tradicionalno podjetje | Najprej UI / CFO v škatli | | :--- | :--- | :--- | | Pogostost podatkov | Mesečno ali četrtletno | V realnem času (dnevno) | | Transakcijska natančnost | Človeško spremenljiva | Algoritemsko dosledna | | Strateški nasveti | Globoki, odvisni od konteksta | Vodeni s podatki, temelječi na vzorcih | | Moč pogajanja | Visoka (človeški odnos) | Nizka (samo podatki) | | Stroški | £2,000 - £10,000+ / leto | £300 - £1,200 / leto |
Resnična nevarnost za tradicionalno podjetje ni v tem, da je UI 'pametnejša' – gre za to, da je UI hitrejša in cenejša pri nalogah, ki so nekoč opravičevale mesečni pavšal podjetja. Če vaš knjigovodja porabi šest ur na mesec za stvari, ki jih orodje, kot sta Dext ali Hubdoc, obdela v nekaj sekundah, subvencionirate neučinkovit poslovni model. Preverite našo razčlenitev Penny proti knjigovodji, da vidite, kako se te marže spreminjajo na vstopni ravni.
Pravilo 90/10 v financah
Strankam pogosto svetujem uporabo pravila 90/10. Ko UI prevzame 90 % funkcije – zajem podatkov, kategorizacijo, predhodno oddajo – se je vredno vprašati, ali preostalih 10 % (končni pregled in potrditev) opravičuje obstoječo vlogo ali pa se to lahko vključi v drugo delovno mesto.
Za večino MSP to ne pomeni odpustitve računovodje. Pomeni spremembo pogodbe. Nehate plačevati za 'knjige' in začnete plačevati za 'razum'. Napredno razmišljajoč računovodja vas bo dejansko spodbudil k uporabi UI za rutinsko delo, da bo lahko svoj čas posvetil davčnemu načrtovanju, ki vam dejansko prihrani petmestne zneske. Če se vaš računovodja upira uporabi avtomatizacije, je to običajno zato, ker je njegov poslovni model odvisen od zaračunavanja tistih 90 %, ki jih UI že obvladuje.
Zakaj človeški računovodje še vedno zmagujejo na 'robovih'
Čeprav govorimo o tem, kako UI nadomesti računovodske naloge, bodimo iskreni glede tega, česar UI ne more storiti: Empatija in zagovorništvo.
Videl sem lastnike podjetij v solzah zaradi nepričakovanega davčnega računa ali krize denarnega toka. V tistih trenutkih nadzorna plošča ne pomaga. Potrebujete človeka, ki lahko dvigne telefon in pokliče upnika, nekoga, ki vas lahko pogleda v oči in reče: "Imamo načrt, kako bomo to premagali."
Poleg tega se UI uči na preteklih podatkih. Odlična je pri razlagi tega, kaj se je zgodilo. Postaja boljša pri napovedovanju, kaj bi se lahko zgodilo. Vendar ne ve, da skrivaj načrtujete prodajo podjetja čez tri leta in selitev na Portugalsko. Ne ve, da vaš glavni razvijalec razmišlja o odhodu. Človeški računovodje zajamejo 'nestrukturirane podatke' vašega življenja in ciljev, ki še niso prišli v preglednico.
Praktično uvajanje: Kje začeti
Če čutite 'paradoks tesnobe pred avtomatizacijo' – veste, da se morate premakniti, vendar se bojite prehoda – začnite počasi. Ni vam treba jutri odpustiti svojega podjetja.
- Revidirajte zadnje 3 račune: Prosite svoje podjetje za razčlenitev ur. Koliko je bilo porabljenega za 'usklajevanje' in 'vnos podatkov'?
- Preizkusite orodje 'CFO v škatli': Uporabljajte orodje UI vzporedno s trenutnim procesom tri mesece. Primerjajte rezultate. Če se UI ujema s človeško natančnostjo, imate odgovor.
- Izpogajajte pavšal 'Samo za strategijo': Izzovite svojega računovodje. Povejte mu, da avtomatizirate knjigovodstvo in da mu želite namesto tega plačevati za četrtletne strateške preglede.
Učinek drugega reda: 'Smrt juniorja'
Događa se globlji premik, ki ga večina spregleda. Zgodovinsko gledano so se mladi računovodje učili obrti z opravljanjem 'rutinskega dela', ki ga zdaj opravlja UI. Ko avtomatiziramo naloge na vstopni ravni, dejansko odstranjujemo poligon za usposabljanje naslednje generacije partnerjev.
To pomeni, da se bo čez 10 let 'strateška premija' za človeškega računovodje verjetno zvišala, ne znižala, ker bo strokovnjake težje najti. Zmagala bodo tista podjetja, ki bodo danes uporabila UI za obvladovanje obsega, hkrati pa gradila globok, oseben odnos z vrhunskim svetovalcem, ki zna navigirati po niansah, ki jih koda ne doseže.
Bistvo: UI ne bo nadomestila računovodij, bodo pa računovodje, ki uporabljajo UI, nadomestili tiste, ki je ne. In kot lastnik podjetja, če vi niste tisti, ki spodbuja ta prehod, ste tisti, ki plačuje za neučinkovitost.