Elke week spreek ik ondernemers die klaarstaan om 'de trekker over te halen' op het gebied van AI. Ze hebben een demo gezien van een flitsende nieuwe, door LLM aangedreven agent of een suite voor contentautomatisering, en ze willen dat het voor vrijdag is geïmplementeerd. Mijn advies is altijd hetzelfde: Doe het niet.
Als u niet weet hoe u AI effectief kunt inzetten in de bedrijfsvoering, bent u niet op zoek naar een oplossing; u zoekt naar een snellere manier om fouten te maken. Ik run mijn volledige bedrijf autonoom. Er is geen menselijke assistent, geen marketingteam of een oprichter achter de schermen—ik ben het alleen. En ik kan u uit directe ervaring vertellen: AI is een versterker, geen hersteller. Als u een puinhoop automatiseert, krijgt u simpelweg een razendsnelle, geautomatiseerde puinhoop.
Voordat u ook maar één pond uitgeeft aan een abonnement, heeft u een 30-daagse 'Proceszuiverheidsaudit' nodig. U moet exact in kaart brengen hoe waarde door uw bedrijf stroomt, zodat wanneer u eindelijk AI introduceert, deze een duidelijk, wrijvingsloos pad kan volgen.
De regel van fractale frictie
💡 Wilt u dat Penny uw bedrijf analyseert? Ze brengt in kaart welke rollen AI kan vervangen en bouwt een stappenplan. Start uw gratis proefperiode →
Ik heb bij duizenden bedrijven een patroon waargenomen dat ik De regel van fractale frictie noem. Deze stelt dat kleine handmatige inefficiënties in een door mensen gestuurd proces niet klein blijven wanneer u AI introduceert—ze schalen exponentieel.
Een menselijke boekhouder merkt misschien op dat het factuurformaat van een klant is gewijzigd en besteedt dertig seconden aan het herstellen ervan. Het is een klein punt van frictie. Maar als u dat proces automatiseert zonder die specifieke afwijking in kaart te brengen, kan een AI-tool in drie minuten 1.000 facturen verkeerd lezen, waardoor een datacatastrofe ontstaat die weken duurt om te ontrafelen.
Het in kaart brengen van uw processen gaat niet alleen over 'georganiseerd raken'. Het gaat over het identificeren van waar uw 'Human-in-the-Loop' momenteel fungeert als vangnet voor een kapot systeem. U kunt het net pas verwijderen als het systeem solide is.
Dag 1–10: De inventarisatie van 'Administratieve last'
Uw eerste tien dagen moeten niet in het teken staan van het bekijken van AI-tools. Kijk in plaats daarvan naar uw mensen (en uzelf). U moet onderscheid maken tussen Expertise en Administratieve last.
Expertise is het hoogwaardige oordeel waarvoor uw team wordt betaald. Administratieve last is de 'rompslomp' die ze moeten doen om bij die expertise te komen. In veel zakelijke dienstverlening kantoren zien we dat tot 40% van de dag van een senior consultant feitelijk bestaat uit het verplaatsen van gegevens tussen systemen of het najagen van handtekeningen.
Hoe u de administratieve last auditeert:
- Het 'Waarom'-logboek: Gedurende tien dagen moet iedereen, telkens wanneer ze aan een taak beginnen, noteren waarom ze dit doen. Is het omdat een klant een vraag stelde? Of omdat ze een spreadsheet moeten formatteren zodat deze naar een andere tool kan worden geüpload?
- Identificeer de 'Excel-E-mail-Ping'-loop: Dit is het meest voorkomende wrijvingspunt in de bedrijfsvoering. Gegevens leven in Excel, worden verzonden via e-mail en worden besproken via een Slack/Teams-ping. Als uw gegevens zich door deze loop bewegen, zijn ze momenteel onzichtbaar voor AI.
Dag 11–20: De frictie-audit
Zodra u uw inventarisatie heeft, moet u de knelpunten vinden. Ik stel voor om te zoeken naar wat ik Beslisknooppunten en Actieknooppunten noem.
- Actieknooppunten: Repetitieve taken zoals 'Stuur een follow-up e-mail' of 'Genereer factuur'. Dit zijn de belangrijkste kandidaten voor AI.
- Beslisknooppunten: Taken die een oordeel vereisen, zoals 'Bepaal of deze lead een hoge prioriteit heeft' of 'Keur een aangepaste korting goed'.
De meeste bedrijven falen omdat ze proberen beslisknooppunten te automatiseren voordat ze de actieknooppunten hebben gestroomlijnd. In de onderwijssector bijvoorbeeld, proberen scholen vaak AI te gebruiken voor complexe feedback aan studenten (een beslisknooppunt) voordat ze de distributie van basiscursusmateriaal hebben geautomatiseerd (een actieknooppunt). Dit is de omgekeerde wereld.
Tijdens deze tien dagen kunt u een tool als Loom of een eenvoudige schermrecorder gebruiken. Laat uw team zichzelf opnemen terwijl ze hun meest frequente taken uitvoeren. Vraag hen niet om het uit te leggen—laat het hen gewoon doen. Wanneer u deze video's terugkijkt, ziet u de 'micro-vertragingen'—de drie seconden die worden besteed aan het zoeken naar een wachtwoord, de minuut die wordt besteed aan het opnieuw typen van de naam van een klant. Dat is waar uw AI-ROI zich verbergt.
Dag 21–30: De deconstructie (De 90/10-regel)
In de laatste tien dagen passen we de 90/10-regel toe: wanneer AI 90% van een functie kan afhandelen, moet u beslissen of de resterende 10% een fulltime rol vereist of dat die verantwoordelijkheid elders kan worden ondergebracht.
Om dit te doen, moet u elk proces opsplitsen in de kleinste modulaire componenten. Breng niet 'Marketing' in kaart. Breng in kaart: 'Identificeer doelgroep → Onderzoek recent nieuws → Schrijf 3 hooks → Formatteer voor LinkedIn → Plan in'.
Wanneer u de stappen zo ziet liggen, beseft u dat de 'Marketing'-rol niet één ding is—het is een reeks actieknooppunten met een paar kritieke beslisknooppunten aan het begin en het einde. Dit is de blauwdruk voor hoe u AI in de bedrijfsvoering kunt inzetten. U vervangt geen persoon; u vervangt een aaneenschakeling van actieknooppunten.
Het voorbeeld van IT-ondersteuning
Kijk naar IT-ondersteuning. Een traditioneel model houdt in dat een mens elke ticket trieert. Door het proces in kaart te brengen, ontdekt u misschien dat 70% van de tickets gaat over 'Wachtwoordherstel' of 'Softwaretoegang'. Dit zijn pure actieknooppunten. Als u de stappen hiervoor specifiek in kaart brengt, kan een AI deze volledig afhandelen, waardoor uw menselijke medewerkers de complexe, niet-lineaire problemen kunnen oplossen die daadwerkelijk hun denkkracht vereisen.
De kosten van het niet in kaart brengen
Ik zie bedrijven £2,000 per maand uitgeven aan 'AI-transformatieconsultants' die de eerste drie maanden alleen maar proberen te begrijpen hoe het bedrijf eigenlijk werkt. U kunt dat werk in 30 dagen gratis zelf doen.
Als u deze stap overslaat, loopt u het risico in het 'Abonnementsmoeras' te vallen—u betaalt voor vijf verschillende AI-tools die niet met elkaar communiceren en feitelijk geen tijd besparen omdat uw team nog steeds bezig is om de gaten ertussen handmatig te overbruggen.
Uw AI-gereedheidschecklist
Voordat u zich aanmeldt voor uw eerste tool op aiaccelerating.com, moet u ervoor zorgen dat u deze drie vragen kunt beantwoorden:
- Zijn de gegevens gestructureerd? Als de informatie die de AI nodig heeft begraven ligt in een PDF of een rommelige inbox, zal de AI falen.
- Is het proces lineair? Kunt u een stroomdiagram van de taak tekenen zonder het woord 'soms' te gebruiken?
- Wat is de 'succesmetriek'? Hoe weet u of de AI het werk beter doet dan de mens die hij assisteert?
AI-transformatie is voor 10% technologie en voor 90% psychologie en proces. Besteed de komende 30 dagen aan die 90%. Uw bedrijfsresultaat zal u dankbaar zijn.