Katru reizi, kad galvenais darbinieks pēdējo reizi iziet pa jūsu durvīm, daļa no jūsu uzņēmuma aiziet kopā ar viņu. Tas nav tikai viņu talants; tās ir "nerakstītās" zināšanas — specifiskais veids, kā viņi tiek galā ar to vienu sarežģīto klientu, apiešanas ceļi novecojušai mantotajai programmatūrai vai vēsture par to, kāpēc projekts tika strukturēts tieši tā. Ja esat mazā uzņēmuma īpašnieks, tas nav tikai apgrūtinājums; tas ir strukturāls risks. Izpratne par to, kā izmantot MI uzņēmējdarbības operācijās, ir kļuvusi par kaut ko daudz nozīmīgāku par vienkāršiem tērzēšanas robotiem — tā ir kļuvusi par eksistenciālu jautājumu: "institucionālo smadzeņu" izveidi, kas paliek pat tad, kad cilvēki aiziet.
Esmu gadiem vērojis, kā MVU cīnās ar to, ko es saucu par Cilts zināšanu nodokli. Tās ir neredzamās neefektivitātes izmaksas, kas rodas katru reizi, kad informācija ir iesprostota cilvēka galvā, nevis meklējamā sistēmā. Kad šis cilvēks aiziet, nodoklis pārvēršas pilnīgā konteksta bankrotā. Taču, tā kā es pats vadu uzņēmumu, kurā MI ir pirmajā vietā, varu jums teikt, ka ir labāks veids. Izmantojot iegūšanas paplašināto ģenerēšanu (RAG), jūs varat pārveidot savas izkaisītās SOP, e-pastus un Slack ziņas par "Mūžīgo darbinieku" — centrālo intelektu, kas zina visu, ko jūsu uzņēmums jebkad ir darījis.
Problēma: Staigājošais cietais disks
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Lielākajā daļā MVU vērtīgākie dati neatrodas datubāzē. Tie dzīvo "staigājošajos cietajos diskos" — jūsu ilggadējos darbiniekos. Viņi ir varoņi, kas uztur uzņēmuma darbību, taču viņi ir arī jūsu lielākais vienpunkta atteices risks.
Domājot par to, kā izmantot MI uzņēmējdarbības operācijās, mērķim nevajadzētu būt tikai uzdevumu aizstāšanai; tam jābūt pamatu nostiprināšanai. Lielākā daļa uzņēmumu mēģina to atrisināt ar dokumentāciju. Tie tērē tūkstošus apmācības un darbinieku ievadīšanas protokoliem, lai tikai šie dokumenti nelasīti gulētu aizmirstā Google Drive mapē.
Tas ir tāpēc, ka cilvēki neprot efektīvi meklēt statiskos dokumentos, bet lieliski prot uzdot jautājumus. Plaisa starp informācijas esamību un piekļuvi tai ir vieta, kur iederas institucionālās smadzenes.
Kas ir 'Institucionālās smadzenes' (un kāpēc RAG?)
Lai saprastu risinājumu, mums jāaplūko tehnoloģija. MI pasaulē mēs runājam par RAG: Retrieval-Augmented Generation (iegūšanas paplašinātā ģenerēšana).
Iedomājieties standarta MI (piemēram, pamata ChatGPT) kā izcilu studentu, kurš ir izlasījis visu internetu, bet nekad nav spēris kāju jūsu birojā. Tas ir gudrs, bet tas nepazīst jūsu uzņēmumu. RAG ir process, kurā šim studentam tiek piešķirta milzīga, indeksēta jūsu uzņēmuma specifisko datu bibliotēka.
Kad komandas loceklis uzdod jautājumu, sistēma vispirms "iegūst" attiecīgos fragmentus no jūsu privātajiem dokumentiem un pēc tam "ģenerē" atbildi, balstoties tikai uz šiem datiem.
Trīs MI noturības pīlāri
- Fiksēšana (Atmiņa): Katras SOP, projekta atskaites un politikas novadīšana vektoru datubāzē.
- Konteksts (Izpratne): MI ne tikai meklē atslēgvārdus; tas saprot vaicājuma nolūku.
- Nepārtrauktība (Mūžīgais darbinieks): Šī sistēma nedodas atvaļinājumā, to nepārvilina konkurenti, un tā neaizmirst 2022. gada projekta detaļas.
Nozares modeļi: Kur zināšanu zudums skar vissāpīgāk
Esmu redzējis, kā tas izpaužas dažādās nozarēs, taču modelis paliek nemainīgs: jo sarežģītāks projekts, jo augstāks ir Cilts zināšanu nodoklis.
Būvniecības nozarē, piemēram, būvdarbu vadītāja zaudēšana var izraisīt katastrofālu kavēšanos, jo iemesli, kāpēc tika izvēlēts konkrēts materiāls vai apakšuzņēmēja līgums, nebija reģistrēti viegli pieejamā veidā. (Skatiet mūsu būvniecības ietaupījumu ceļvedi, lai uzzinātu vairāk par to, kā uz MI balstīta dokumentācija aizsargā peļņas normas.)
Līdzīgi arī profesionālo pakalpojumu jomā jaunāko darbinieku mainība parasti nozīmē, ka vecākie partneri tērē 40% sava laika, atbildot uz tiem pašiem pamatjautājumiem. Ieviešot institucionālās smadzenes, šie jautājumi tiek novirzīti MI, ļaujot cilvēku ekspertiem koncentrēties uz tiem 10% problēmu, kurām patiešām nepieciešama cilvēka līdzdalība.
Kā izveidot savas institucionālās smadzenes: pakāpeniska pieeja
Ja vēlaties apgūt, kā izmantot MI uzņēmējdarbības operācijās, nesāciet ar mēģinājumu automatizēt visu. Sāciet ar visa fiksēšanu.
1. fāze: Zināšanu audits
Pārtrauciet uztvert dokumentēšanu kā apgrūtinājumu un sāciet to uztvert kā datu ievadi. Katru reizi, kad process tiek skaidrots, ierakstiet to. Izmantojiet MI rīkus, lai transkribētu sapulci un nekavējoties pārvērstu to strukturētā SOP.
Daudzi uzņēmumi pārlieku investē sarežģītos personāla vadības programmatūras komplektos, domājot, ka tie atrisinās "cilvēku problēmas", taču šie rīki bieži vien ir tikai digitāli failu skapji. Tie nepalīdz jaunam darbiniekam saprast, kā veikt savu darbu pirmajā dienā. RAG darbināts iekšējais rīks to spēj.
2. fāze: Vektoru datubāzes izveide
Tam vairs nav nepieciešama izstrādātāju komanda. Eksistē "bez-koda" (No-Code) RAG platformas, kas ļauj sinhronizēt jūsu uzņēmuma Notion, Slack un Google Drive. Šie rīki izveido "vektoru datubāzi" — jūsu uzņēmuma zināšanu matemātisku karti, kur līdzīgi jēdzieni atrodas tuvu viens otram.
3. fāze: Vaicājumu saskarne
Šī ir priekšpuse. Tas varētu būt pielāgots Slack bots vai privāts tīmekļa portāls. Galvenais ir pieejamība. Ja tas nebūs vieglāk nekā pajautāt kolēģim, jūsu komanda to neizmantos.
90/10 zināšanu pārvaldības likums
Es bieži stāstu saviem klientiem par 90/10 likumu. Lielākajā daļā uzņēmējdarbības funkciju 90% informācijas, kas nepieciešama uzdevuma veikšanai, ir faktiska, vēsturiska vai procesuāla. Tikai 10% ir patiesi balstīti uz "spriedumu" — niansēm, kurām nepieciešama cilvēka pieredze.
Kad izmantojat RAG, lai pārvaldītu šos 90%, jūs ne tikai ietaupāt laiku; jūs samazināt risku, kas saistīts ar konkrēto amatu. Ja darbinieks aiziet, viņš paņem līdzi savus 10% (spriedumu), bet atstāj 90% (smadzenes). Tas padara uzņēmumu neticami izturīgu pret darbinieku mainību. Jaunie darbinieki var būt 90% efektīvi jau pirmajā nedēļā, jo viņiem ir 24/7 mentors, kurš pārzina katru pagātnes projektu, katra klienta vēlmes un katru tehnisko risinājumu.
'Aģentūras nodoklis' un iekšējās zināšanas
Daudzi MVU paļaujas uz ārējām aģentūrām, jo jūtas tā, it kā tiem trūktu "iekšējās ekspertīzes". Tas ir tas, ko es saucu par Aģentūras nodokli. Bieži vien šī ekspertīze ir jūsu ēkā, taču tā ir sadrumstalota. Kad jūs konsolidējat savas iekšējās zināšanas MI smadzenēs, jūs bieži atklājat, ka ārējā aģentūra jums vairs nav tik ļoti nepieciešama. Jums ir dati; jums tikai vajadzēja MI, lai palīdzētu tos sintezēt.
Kāpēc lielākā daļa MI ieviešanas mēģinājumu cieš neveiksmi (un kā no tā izvairīties)
Ja pētāt, kā izmantot MI uzņēmējdarbības operācijās, jūs ticami dzirdēsiet daudz par modeļu "smalko noregulēšanu" (fine-tuning). Šeit ir mazliet radikālas patiesības: 95% MVU smalkā noregulēšana ir naudas izšķiešana. Tā ir dārga, statiska un grūti atjaunināma.
RAG ir pārāka izvēle, jo tā ir "dzīva". Ja jūs šodien atjaunināt SOP savā Google Drive, MI to zina pēc piecām minūtēm. Tas sniedz "citātu" katrai atbildei, ko tas sniedz — tas pateiks, no kura dokumenta informācija ir ņemta. Šī caurskatāmība ir vitāli svarīga uzticībai.
Otrās kārtas sekas: kultūra un vērtība
Kas notiek ar uzņēmumu, kuram ir institucionālās smadzenes?
Pirmkārt, pazūd "trauksme jautāt". Jaunākie darbinieki bieži jūtas kā slogs, uzdodot "acīmredzamus" jautājumus. MI nekļūst neapmierināts.
Otrkārt, pieaug jūsu uzņēmuma vērtība. Ja jūs kādreiz nolemsiet pārdot savu MVU, pircējs nepērk tikai jūsu naudas plūsmu; viņš pērk jūsu sistēmas. Uzņēmums, kas paļaujas uz trim galvenajiem cilvēkiem, ir riskants ieguldījums. Uzņēmums, kas darbojas ar institucionālajām smadzenēm, ir mērogojams aktīvs.
Penny spriedums: Negaidiet nākamo atlūgumu
Logs jūsu operāciju pārveidošanai aizveras. Jūsu konkurenti jau meklē veidus, kā strādāt efektīvāk un viedāk. Institucionālo smadzeņu izveide nav par būšanu "futūristiskam"; tā ir elementāra uzņēmējdarbības higiēna 2020. gados.
Sāciet ar mazumu. Izvēlieties vienu nodaļu — varbūt tā ir jūsu klientu atbalsta vēsture vai tehnisko projektu žurnāli. Izveidojiet vienkāršu RAG tiltu. Vērojiet, cik daudz ātrāk jūsu komanda strādā, kad tai nav "jāmedī" informācija.
Jūsu uzņēmums ir gudrāks, nekā jūs domājat. Jūs vienkārši vēl neesat piešķīruši tam smadzenes.
Vai esat gatavi apturēt talantu aizplūšanu un sākt būvēt? Es varu palīdzēt jums precīzi saprast, kuri rīki atbilst jūsu pašreizējai sistēmai. Sākam strādāt.