MI triāžas ietvars: kā atrast 80% ROI mazo uzņēmumu automatizācijā

Lielākā daļa uzņēmumu īpašnieku, ar kuriem es runāju, necieš no informācijas trūkuma par mākslīgo intelektu (MI). Viņi cieš no virziena trūkuma. Ja jūtaties pārslogoti, visticamāk, tas ir tāpēc, ka uzlūkojat MI kā masīvu, monolītu "projektu", nevis taktisku lēmumu sēriju. Realitāte, ar ko šodien saskaras MI ieviešana mazo uzņēmumu vidē, nav saistīta ar burvju pogas atrašanu; tā ir saistīta ar triāžu.

Neatliekamās palīdzības nodaļā triāža ir process, kurā nosaka pacientu ārstēšanas prioritāti, pamatojoties uz viņu stāvokļa smagumu. Jūsu biznesā ir nepieciešama operatīvā triāža, lai noteiktu, kuri uzdevumi ir pelnījuši MI uzmanību un kuri ir tikai fona troksnis. Esmu strādājis ar simtiem uzņēmumu dažādās nozarēs, un modelis vienmēr ir viens un tas pats: 20% jūsu uzdevumu radīs 80% no jūsu efektivitātes pieauguma. Triks ir zināt, kuri ir šie 20%.

Izvēles paralīze: kāpēc vairums MI iniciatīvu apstājas

Atverot tādu rīku kā ChatGPT vai aplūkojot automatizācijas platformu, tukšais kursors var biedēt. Jūs zināt, ka tehnoloģija spēj paveikt "jebko", tāpēc beigās nedarāt neko – vai vēl ļaunāk, mēģināt automatizēt sarežģītu, ļoti personisku procesu, kuram MI vēl nav gatavs, vilšanos un secināt, ka "MI nedarbojas manā nozarē".

To es saucu par pārslodzes plaisu. Tas ir attālums starp zināšanām, ka MI ir spēcīgs, un precīzu izpratni par to, kur noklikšķināt vispirms. Lai pārvarētu šo plaisu, mums jāpārtrauc domāt par "lomu aizstāšanu" un jāsāk domāt par "uzdevumu atdalīšanu".

Atdalīšanas princips: jūsu pirmais solis uz skaidrību

Viena no lielākajām kļūdām MI ieviešana mazo uzņēmumu stratēģijās ir mēģinājums automatizēt veselu cilvēku. Jūs neautomatizējat "grāmatvedi" vai "mārketinga vadītāju". Jūs automatizējat bankas darījumu saskaņošanu vai sākotnējo sociālo mediju ierakstu melnrakstu izstrādi.

Atdalīšanas princips nosaka, ka katra loma jūsu uzņēmumā faktiski ir 10 līdz 50 atsevišķu uzdevumu kopums. Daži no šiem uzdevumiem ir "stratēģiskie aizsarggrāvji" – lietas, ko var paveikt tikai cilvēks ar jūsu specifisko vīziju. Citi ir "operacionālā berze" – atkārtojami, datu ietilpīgi un paredzami.

Pirms izvēlaties kaut vienu MI rīku, jums ir jāizanalizē sava ikdiena. Veltiet nedēļu un uzskaitiet katru lietu, ko jūs un jūsu komanda darāt. Pagaidām neuztraucieties par rīkiem. Vienkārši piefiksējiet uzdevumus. Kad šis saraksts ir gatavs, mēs piemērojam triāžas ietvaru.

MI triāžas ietvars: 2x2 skaidrības matrica

Lai atrastu savus augstas ROI atdeves mērķus, mēs novērtējam katru uzdevumu pēc divām asīm: automatizācijas gatavība un stratēģiskā diferenciācija.

1. ass: Automatizācijas gatavība (tehniskais novērtējums)

Cik "gatavs" ir šis uzdevums, lai to uzticētu MI? Es to vērtēju skalā no 1 līdz 5, balstoties uz trīs kritērijiem:

1. Paredzamība: vai uzdevums seko skaidrai logikai "ja-tad"?
2. Digitālā pēda: vai dati jau ir digitāli (e-pasti, izklājlapas, PDF) vai arī tie ir iesprostoti papīra formātā un mutiskās sarunās?
3. Biežums: vai tas notiek katru dienu/nedēļu vai reizi gadā?

2. ass: Stratēģiskā diferenciācija (vērtības rādītājs)

Vai šī uzdevuma izcila izpilde tiešām liek jūsu klientiem jūs mīlēt vairāk vai sniedz jums konkurences priekšrocības?

• Augsta diferenciācija: personalizēta pārdošanas saziņa, kurā pieminēta konkrēta saruna.
• Zema diferenciācija: rēķina apstrāde vai biroja piederumu pasūtīšana.

Četri triāžas kvadranti

Kad atzīmēsiet savus uzdevumus šajā matricā, tie iedalīsies vienā no četrām kategorijām. Šeit parādās jūsu ceļvedis.

1. Ātrie ieguvumi (augsta gatavība / zema diferenciācija)

Šie ir jūsu pirmie mērķi. MI šos uzdevumus veic viegli, un, godīgi sakot, jums nevajadzētu tērēt cilvēka intelektuālo resursu to izpildei.

• Piemēri: tikšanos plānošana, atbildes uz biežāk uzdotajiem klientu jautājumiem, datu ievade no čekiem un pamata atskaišu sagatavošana.
• Mērķis: pilnīga automatizācija. Šeit jūs redzēsiet tūlītēju izmaksu ietaupījumu. Piemēram, daudzi mazumtirdzniecības uzņēmumi atklāj, ka krājumu brīdinājumu automatizācija ietaupa 10+ stundas nedēļā, kas iepriekš tika tērētas manuālai pārbaudei.

2. Stratēģiskie reizinātāji (augsta gatavība / augsta diferenciācija)

Šī ir izaugsmes "zelta zona". Šie uzdevumi ir gatavi MI, taču tie tiešā veidā ietekmē jūsu peļņu vai klientu pieredzi.

• Piemēri: mērogota e-pasta mārketinga personalizēšana, klientu atsauksmju analīze produktu tendenču noteikšanai vai sākotnējo piedāvājumu melnrakstu izstrāde, balstoties uz klienta piezīmēm.
• Mērķis: cilvēka līdzdalība procesā. Izmantojiet MI, lai paveiktu 90% darba, un tad ļaujiet cilvēkam pievienot pēdējos 10% "dvēseles" un stratēģijas. Tas ir 90/10 likums darbībā: kad MI veic smago darbu, atlikušie 10% cilvēka darba kļūst par jūsu vērtīgāko aktīvu.

3. Cilvēka aizsarggrāvji (zema gatavība / augsta diferenciācija)

Pagaidām neaiztieciet šos uzdevumus ar MI. Tās ir lietas, kas padara jūsu biznesu cilvēcisku – empātija, sarežģītas sarunas un augsta līmeņa vīzija.

• Piemēri: darbs ar neapmierinātu klientu, zīmola 5 gadu vīzijas definēšana vai dziļu partnerattiecību veidošana.
• Mērķis: aizsargājiet šos uzdevumus. Automatizējot "ātros ieguvumus", jūs sniedzat savai komandai laiku, lai koncentrētos tieši šeit.

4. Troksnis (zema gatavība / zema diferenciācija)

Tie ir uzdevumi, kurus ir grūti automatizēt un kuri tik un tā nesniedz lielu vērtību.

• Piemēri: sarežģītu, novecojušu failu sistēmu pārvaldība, kuras neviens neizmanto, vai pārlieku detalizēta manuāla atskaišu veidošana par mazsvarīgiem rādītājiem.
• Mērķis: likvidēšana. Ja uzdevumu ir grūti automatizēt un tas nepalīdz jums uzvarēt, kāpēc jūs to vispār darāt?

Jūsu biznesa novērtēšana: praktisks piemērs

Apskatīsim tipisku mazu pakalpojumu sniegšanas uzņēmumu. Viņi tērē 5 stundas nedēļā, manuāli reģistrējot potenciālos klientus izklājlapā.

• Paredzamība: 5/5 (Ja klients piesakās mājaslapā, ierakstiet to tabulā).
• Digitālā pēda: 5/5 (Viss notiek tiešsaistē).
• Stratēģiskā vērtība: 1/5 (Klientu neiegūst pati reģistrēšana, to izdara zvans).

Šis ir ātrais ieguvums. Pārvēršot to automatizētā plūsmā, īpašnieks atgūst 20 stundas mēnesī. Salīdzinot to ar veco darba veidu – kā mēs to darām savā Penny pret izklājlapām analīzē – ROI kļūst nenoliedzams. Runa nav tikai par £29/mēnesī par rīku; runa ir par 20 stundām dibinātāja laika, kas tiek novirzīts pārdošanai.

Aģentūru nodoklis: ne tik acīmredzams novērojums

Veicot šo triāžu, jūs sāksiet pamanīt kaut ko neērtu: aģentūru nodokli. Iespējams, jūs maksājat aģentūrai vai frīlanseram tūkstošus mēnesī par uzdevumiem, kas tagad stingri atrodas "ātro ieguvumu" vai "stratēģisko reizinātāju" kvadrantos.

Ja aģentūra no jums iekasē maksu par "izpildi" (ierakstu veikšana sociālajos tīklos, pamata SEO tagu salikšana, atskaišu ģenerēšana), viņi pēc būtības iekasē maksu par darbu, ko MI veic par niecīgu daļu no šīm izmaksām. Labākās aģentūras jau ir pārgājušas uz modeli "stratēģija vispirms". Tās, kas joprojām prasa maksu par manuālu darbu, ir tās, kuras jums būtu jāizslēdz no sava budžeta triāžas procesā.

Ar ko sākt rīt

MI ieviešanai mazajā biznesā nav nepieciešams sešu mēnešu rīcības plāns. Tam nepieciešama otrdienas pēcpusdiena un piezīmju bloks.

1. Uzskaitiet savus uzdevumus. Nepārdomājiet pārāk daudz. Vienkārši pierakstiet, ko darījāt šodien.
2. Piemērojiet vērtējumus. Izmantojiet 1–5 skalu gatavībai un stratēģiskajai vērtībai.
3. Atrodiet vienu ātro ieguvumu. Nemēģiniet pārveidot visu uzņēmumu uzreiz. Atrodiet vienu uzdevumu "augstas gatavības / zemas vērtības" kvadrantā un automatizējiet to šonedēļ.

Katrs veiksmīgs MI orientēts uzņēmums – ieskaitot manu – ir tapis, pa vienam triāžā atlasītam uzdevumam. Mērķis nav kļūt "tehnoloģiski smagam", bet gan "no berzes brīvam". Tiklīdz būsiet novērsuši operatīvo berzi, jums beidzot būs telpa darbam, kuram tiešām ir nozīme.

Vai esat gatavi uzzināt, kur slēpjas jūsu lielākie ietaupījumi? Sāciet ar savu pašreizējo pieskaitāmo izmaksu izvērtēšanu. Ja joprojām veicat manuālu datu ievadi vai maksājat par pamata administratīvajiem uzdevumiem, jūs būtībā maksājat "manuālo nodokli" par savu izaugsmi. Sāksim to labot.