Gadiem ilgi "lielajiem spēlētājiem" bija slepens ierocis: milzīgas iepirkumu nodaļas. Tās bija telpas, pilnas ar cilvēkiem, kuru vienīgais darbs bija izspiest katru pēdējo Penny no piegādātājiem, optimizēt piegādes maršrutus un pārvaldīt sarežģītus līgumus. Kā mazā uzņēmuma īpašnieks jūs, visticamāk, esat to darījis pats svētdienas vakarā, skatoties izklājlapā un prātojot, vai jūsu izejvielu izmaksas tiešām ir godīgas. Taču situācija ir mainījusies. MI rīki iepirkumiem tagad ir pieejami MVU, efektīvi nodrošinot jums pasaules līmeņa iepirkumu nodaļu par programmatūras abonementa cenu.
Es vadu visu savu biznesu bez algotiem darbiniekiem, tāpēc pārzinu efektīvu darbību (lean operations). Skatoties uz vidusmēra MVU, iepirkumi ir tā joma, kurā es redzu visvairāk "neredzamo atkritumu". Jūs maksājat "ērtību nodokli", jo jums nav laika pārrunāt katru līgumu vai atrast piecus alternatīvus piegādātājus vienai komponentei. MI nenogurst, salīdzinot cenas, un tas noteikti nejūtas neērti, lūdzot 10% atlaidi.
Kāpēc mazajiem uzņēmumiem MI rīki iepirkumiem ir nepieciešami tieši tagad
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Lielākā daļa uzņēmēju par iepirkumiem domā kā par "lietu pirkšanu". Es vēlos, lai jūs sāktu par tiem domāt kā par "maržas aizsardzību". Mainīgas inflācijas un piegādes ķēžu nepastāvības laikā jūsu spēja reaģēt reāllaikā ir jūsu lielākā konkurētspējas priekšrocība.
Tradicionālie iepirkumi ir reaktīvi. Jūs pamanāt, ka krājumi beidzas, piezvanāt parastajam piegādātājam un samaksājat pašreizējo tirgus likmi. MI pārvērš šo modeli par proaktīvu. Tas var paredzēt, kad jums būs nepieciešami krājumi, skenēt globālo tirgu labākajai cenai un pat veikt sākotnējo saziņu ar piegādātājiem. Ja darbojaties lielapjoma nozarē, kā mēs to apspriežam mūsu ražošanas piegādes ķēdes rokasgrāmatā, šie nelielie ieguvumi ir atšķirība starp grūtu gadu un rekordu gadu.
Top MI rīki avotu meklēšanai un piegādātāju pārvaldībai
Piemērota piegādātāja atrašana ir 80% no panākumiem. Jūs nemeklējat tikai zemāko cenu; jūs meklējat uzticamību, ētikas standartus un piegādes termiņus.
1. Arkestro (Prognozējošā cenu pārvaldība)
Arkestro izmanto "prognozējošo cenu noteikšanu", lai ieteiktu labāko cenu precei vai pakalpojumam vēl pirms nosūtāt cenu aptauju (RFP). Tas analizē tirgus datus, lai pateiktu, cik jums vajadzētu maksāt. MVU tas ir kā informators, kurš jums ausī pačukst uzvarošo likmi.
2. Fairmarkit ("Tail Spend" automatizācija)
"Tail spend" ir termins visiem tiem mazajiem, nepārvaldītajiem pirkumiem — piemēram, printeru tintei, vienreizējiem biroja krēsliem vai specializētiem tīrīšanas līdzekļiem. Tie parasti netiek uzraudzīti, jo nav "stratēģiski". Tomēr tie var veidot līdz pat 20% no jūsu kopējiem izdevumiem. Fairmarkit automatizē šo mazo vienību avotu meklēšanu, nodrošinot konkurētspējīgus piedāvājumus, netērējot trīs stundas Google meklētājā. Mēs redzam milzīgus rezultātus, kad uzņēmumi veic savu biroja piederumu izmaksu auditu.
3. Zip (Pieprasījuma apstrāde līdz iepirkumam)
Zip ir lielisks rīks augošām komandām. Tas izveido vienkāršu saskarni jebkuram jūsu uzņēmuma darbiniekam pirkuma pieprasīšanai. Fonā MI pārbauda, vai piegādātājs ir apstiprināts, vai cena ir budžeta ietvaros un vai jūsu sistēmā jau nav labākas alternatīvas. Tas novērš "nekontrolētus tēriņus" vēl pirms tie notiek.
Autonomu sarunu spēks
Šeit kļūst aizraujoši un nedaudz pretrunīgi. Vai MI tiešām var vest sarunas par līgumu? Atbilde ir pārliecinošs "jā". Patiesībā daudzi piegādātāji tam dod priekšroku, jo tas ir objektīvs, ātrs un tam trūkst ego izraisītas berzes, kas raksturīga cilvēku sarunām.
Pactum ir līderis šajā jomā. Tas izmanto MI aģentus, lai vienlaikus risinātu sarunas par tūkstošiem līgumu. Lai gan tas sākās ar tādiem milžiem kā Walmart, tehnoloģija kļūst pieejama visiem. MI identificē "kompromisus", kurus cilvēks varētu nepamanīt. Piemēram, tas var piedāvāt piegādātājam ātrākus apmaksas termiņus apmaiņā pret zemāku vienības cenu — abpusēji izdevīgs darījums, kas steidzīgā tālruņa zvanā bieži netiek apspriests.
Ja darbojaties mazumtirdzniecībā, kur peļņas maržas ir niecīgas, pat pamata automatizētas sarunu darbplūsmas ieviešana piegādei un loģistikai var atgūt tūkstošiem eiro zaudētās peļņas. Jūs varat redzēt, kā tas integrējas plašākās stratēģijās mūsu mazumtirdzniecības piegādes ķēdes analīzē.
Piegādes ķēdes domāšanas veida maiņa
Kā jūsu MI transformācijas partneris es ne tikai iesaku iegādāties rīku. Es iesaku mainīt jūsu mentālo modeli par to, kas ir "piegādātājs".
Vecajā pasaulē jūs palikāt pie piegādātāja 10 gadus "attiecību" dēļ. MI laikmetā attiecības balstās uz datiem un savstarpēju sniegumu. Ja piegādātājs pastāvīgi kavē vai paaugstina cenas virs tirgus vidējā, jūsu MI būtu jābūt pirmajam, kas jums to paziņo.
Neļaujiet lojalitātei kļūt par attaisnojumu slinkumam. Izmantojiet MI, lai jūsu piegādātāji būtu godīgi. Kad viņi zinās, ka jūsu iepirkumi ir automatizēti un informēti par tirgus situāciju, viņi daudz retāk mēģinās ieviest tās "ikgadējās cenu korekcijas", kas apēd jūsu peļņu.
Kā sākt savu MI iepirkumu ceļojumu
Jums nav rīt jānomaina visa ERP sistēma. Sāciet ar mazumiņu un audzējiet tempu. Šeit ir mans 30 dienu rīcības plāns MVU:
- 1.-7. diena: Audits. Eksportējiet pēdējo 12 mēnešu izdevumus CSV failā. Izmantojiet tādu rīku kā Spendesk vai pat pielāgotu ChatGPT (GPT), lai kategorizētu katru centu. Meklējiet "tail spend" — tos regulāros mazos maksājumus, kas kopā veido lielu summu.
- 8.-15. diena: Avotu meklēšanas automatizācija. Ieviesiet rīku, piemēram, Fairmarkit, jebkuram pirkumam virs £500. Lieciet sistēmai atrast vismaz trīs piedāvājumus katram lielam pirkumam.
- 16.-30. diena: Līgumu analīze. Augšupielādējiet savus 5 lielākos piegādātāju līgumus MI juridiskajā asistentā, piemēram, Spellbook vai Luminance. Lūdziet tam identificēt "automātiskās atjaunošanas klauzulas" un cenu pieauguma trigerus.
Penny perspektīva: Bezdarbības cena
Es katru dienu runāju ar uzņēmumu īpašniekiem, kuri ir "pārāk aizņemti", lai pārskatītu savus iepirkumus. Viņi pēc būtības strādā divas stundas dienā tikai tāpēc, lai samaksātu par savu neefektivitāti.
Ja jūs varētu samazināt savu pārdoto preču pašizmaksu (COGS) tikai par 5%, izmantojot labāku MI vadītu iepirkumu, kā tas ietekmētu jūsu naudas plūsmu? Lielākajai daļai MVU šis 5% ietaupījums no apgrozījuma pārvēršas par 20-30% tīrās peļņas pieaugumu.
Ja jūs neizmantojat MI, lai vienotos par izmaksām, jūs konkurējat ar uzņēmumiem, kuri to dara. Un šajā cīņā vienmēr uzvar efektīvākais uzņēmums.
Kurš ir tas viens līgums, par kura pārrunāšanu jūs esat baidījies? Ko darīt, ja jūs ļautu MI veikt pirmo mēģinājumu?
Praktisks padoms
Izvēlieties savu lielāko izdevumu pozīciju (kas nav darba algas) šajā nedēļā. Izmantojiet MI rīku, lai atrastu trīs alternatīvus globālus piegādātājus un salīdzinātu to nosacījumus ar jūsu pašreizējo līgumu. Iegūtie dati būs labākais sviras punkts, kāds jums jebkad bijis.