Ieraksti pret spriedumiem: kāpēc tradicionālā grāmatvedības programmatūra nav jūsu MI finanšu stratēģija

Lielākā daļa uzņēmēju, ar kuriem es sarunājos, cieš no tā, ko es dēvēju par pēcsaskaņošanas tukšumu. Jūs esat pavadījis stundas (vai maksājis asistentam par tām), lai pārliecinātos, ka katrs darījums Xero vai QuickBooks ir kategorizēts. Punktiņi ir zaļi. Bankas atlikums sakrīt. Un tomēr jūs joprojām nespējat atbildēt uz vienīgo jautājumu, kam tiešām ir nozīme: "Vai es varu atļauties pieņemt darbā vadošo izstrādātāju nākamajā mēnesī?"

Aplūkojot penny-vs-xero debates, mēs nesalīdzinām divas dažādas vienas un tās pašas lietas versijas. Mēs salīdzinām virsgrāmatu ar smadzenēm. Tradicionālā grāmatvedības programmatūra tika izstrādāta kā digitāls dokumentu skapis — veids, kā fiksēt pagātni, lai nodokļu inspektors būtu apmierināts. Taču pagātnes reģistrēšana nav tas pats, kas navigācija nākotnē. Ja vēlaties izveidot efektīvāku, uz MI vērstu uzņēmumu, jums jāpārtrauc apsēstība ar ierakstiem un jāsāk koncentrēties uz spriedumiem.

Virsgrāmata nav stratēģija

Mākoņgrāmatvedība pirms piecpadsmit gadiem mainīja pasauli, pārvietojot čeku kastes uz mākoni. Tas bija milzīgs solis uz priekšu. Taču šodien tādi rīki kā Xero un QuickBooks ir kļuvuši par "produktīvas prokrastinācijas" veidu. Mēs pavadām tik daudz laika, nodrošinot nevainojamus ierakstus, ka kļūdaini uzskatām "tīras grāmatas" par "skaidru stratēģiju".

Šeit ir skarbā patiesība: perfekti saskaņota virsgrāmata precīzi parāda, kā jūs bankrotējāt. Tā nepasargā no bankrota iestāšanās.

Tradicionālajā modelī jums ir programmatūra (ieraksts) un jūsu uzņēmuma grāmatvedis (interpretētājs). Problēma ir laika nobīdē. Līdz brīdim, kad jūsu grāmatvedis apskata Xero datus, tos interpretē un paziņo, ka jūsu peļņas normas samazinās, ir pagājuši trīs mēneši. MI vadītā ekonomikā trīs mēneši ir mūžība. Jums ir nepieciešams, lai spriedumi tiktu pieņemti darījuma veikšanas ātrumā, nevis ceturkšņa pārskata ātrumā.

Spriedumu plaisa: kāpēc ar ierakstiem nepietiek

Lai saprastu, kāpēc jūsu pašreizējā sistēma nav "MI stratēģija", mums jāaplūko atšķirība starp modeļu atpazīšanu un kontekstuālo spriešanu.

Tradicionālā grāmatvedības programmatūra izmanto vienkāršu modeļu atpazīšanu. Ja tā redz darījumu no "Adobe", tā piedāvā kategoriju "Abonementi". Tas ir noderīgi, bet tas ir zems līmenis. Tas ietaupa trīs sekundes rakstīšanas.

Patiesa MI spriešana aplūko šo Adobe darījumu un jautā:

1. "Mums ir četri dažādi Adobe abonementi trīs nodaļās. Vai mums nav pārāk daudz licenču?"
2. "Šī abonementa izmaksas šomēnes pieauga par 15%. Vai investīciju atdeve (ROI) joprojām attaisno izdevumus?"
3. "Pamatojoties uz pašreizējām naudas plūsmas prognozēm, ja mēs atceļam šo un trīs citus 'zombiju' abonementus, mēs paātrināsim bezzaudējumu punkta sasniegšanu par divpadsmit dienām."

Šī ir galvenā penny-vs-quickbooks atšķirība. Viens rīks jautā: "Kur šis papīrs liekams dokumentu skapī?", otrs jautā: "Vai šis izdevums palīdz mums uzvarēt?"

Iepazīstieties ar "Aģentūras nodokli" finansēs

Gadiem ilgi uzņēmumi ir maksājuši to, ko es saucu par aģentūras nodokli — ne tikai mārketinga aģentūrām, bet arī finanšu pakalpojumu sniedzējiem. Tā ir piemaksa, ko maksājat par manuālu izpildi, ko varētu paveikt loģika.

Jūs maksājat grāmatvedim par datu pārvietošanu no punkta A uz punktu B. Jūs maksājat viņiem par "grāmatu sakārtošanu". Uz MI vērstā uzņēmumā grāmatvedība ir sakārtota pēc noklusējuma, jo spriešana notiek datu ievades brīdī.

Kad jūs pārejat no ierakstu veikšanas domāšanas veida uz spriešanas domāšanas veidu, jūs saprotat, ka liela daļa no tā, par ko maksājat finanšu konsultantam, faktiski ir tikai datu sintēze. MI tagad veic sintēzi labāk, ātrāk un ievērojami lētāk nekā jebkurš cilvēks. Tas nenozīmē, ka jums rīt jāatlaiž savi cilvēkresursu konsultanti — tas nozīmē, ka jums jāpārtrauc maksāt viņiem par 90% darba, kas tagad ir kļuvis par standartizētu preci, un jāsāk pieprasīt tie 10%, kas prasa dziļu cilvēcisku empātiju un sarežģītus ētiskus lēmumus.

Finanšu operāciju 90/10 noteikums

Esmu novērojis konsekventu modeli tūkstošos uzņēmumu: 90% finanšu operāciju ir atkārtojama loģika, un 10% ir stratēģiskās nianses.

Tradicionālā programmatūra apstrādā aptuveni 40% loģikas (ierakstīšanu). Pēc tam tiek nolīgti cilvēki, lai apstrādātu atlikušos 50% loģikas un 10% nianšu. Tas ir neticami neefektīvi. Tas rada uzpūstas pieskaitāmās izmaksas un lēnu lēmumu pieņemšanu.

Uz MI balstīta finanšu stratēģija to maina. Jūs izmantojat MI, lai apstrādātu visus 90% loģikas — saskaņošanu, naudas plūsmas prognozēšanu, anomāliju noteikšanu un izmaksu optimizāciju. Tas uzņēmuma īpašniekam sniedz skaidru, augstas precizitātes situācijas karti, ļaujot pilnībā koncentrēties uz 10% nianšu: Vai mums vajadzētu mainīt darbības virzienu? Vai mums vajadzētu pārdot uzņēmumu? Vai šis ir īstais brīdis riskēt?

Paredzošā pret reaktīvo: naudas plūsmas kristāla lode

Ja jūs tagad ieskatīsieties savā Xero mērinstrumentu panelī, jūs redzēsiet grafiku "Nauda iekšā un ārā". Tas ir skaists, krāsains skatījums uz visu, kas jau ir noticis. Tas ir reaktīvs.

Patiesa MI ieviešana koncentrējas uz prognozējamo likviditāti. Tā vietā, lai pateiktu, kas jums ir bankā šodien, tā izmanto spriešanu, lai modelētu rītdienu.

• "Ja mūsu trīs lielākie rēķini tiks apmaksāti ar 5 dienu kavēšanos (kas ir viņu vidējais rādītājs), 14. datumā mums radīsies līdzekļu trūkums."
• "Ja mēs saglabāsim šādu izaugsmes tempu, augustā mums būs jāpalielina serveru jauda, kas izmaksās papildu £400/mēnesī. Vai mums vajadzētu atlikt šos līdzekļus jau tagad?"

Tā nav maģija; tā ir tikai datu apstrāde bez kognitīvās neobjektivitātes, ko cilvēki ienes savās finansēs. Mēs mēdzam būt optimistiski par saviem ienākumiem un aizmāršīgi par izdevumiem. MI nav tāda ego. Tas redz tikai matemātiku.

Kā pāriet uz MI prioritātes finanšu stratēģiju

Pāreja no "Ierakstu" domāšanas veida uz "Spriedumu" domāšanas veidu nenotiek vienā naktī, taču jūs varat sākt jau šodien ar šiem trīs soļiem:

1. Pārtrauciet saskaņošanu, sāciet pārskatīšanu

Ja jūs joprojām manuāli klikšķināt "OK" pie bankas darījumiem, jūs strādājat par datu ievades operatoru savā uzņēmumā. Iestatiet agresīvu automātisko sasaisti un noteikumus. Jūsu uzdevums ir pārskatīt izņēmumus, nevis apstiprināt acīmredzamo.

2. Auditējiet "intelekta plaisu"

Apskatiet savus pēdējos trīs lielos finanšu lēmumus. No kurienes nāca dati? Ja atbildes atrašana prasīja vairāk nekā desmit minūtes, jums ir intelekta plaisa. Jūsu ieraksti ir aprakti, un jūsu spriešanas spēja ir apstājusies.

3. Novērtējiet cilvēcisko elementu

Apskatiet, ko jūs maksājat par finanšu pakalpojumiem. Ja maksājat £300/mēnesī par grāmatvedību, jūs nemaksājat par zināšanām — jūs maksājat par to, lai cilvēks darītu to, ko skripts var izdarīt par £30. Novirziet šo kapitālu izaugsmei vai augstāka līmeņa stratēģiskajām konsultācijām.

Verdikts

Cīņā starp Penny un Xero uzvarētājs nav kāda programmatūra. Uzvarētājs ir uzņēmuma īpašnieks, kurš saprot, ka "grāmatvedības kārtošanas" laikmets ir beidzies. Mēs esam iegājuši "loģikas vadīšanas" laikmetā.

Tradicionālajiem rīkiem vienmēr būs vieta kā pamata infrastruktūrai — jūsu uzņēmuma cauruļvadiem. Taču nejauciet caurules ar ūdeni. Jūsu stratēģijai jābalstās uz spriedumiem, tālredzību un radikālu efektivitāti, ko var nodrošināt tikai MI.

Ir pienācis laiks pārstāt skatīties atpakaļskata spogulī un sākt skatīties uz ceļu priekšā. No tā ir atkarīga jūsu naudas plūsma.