Gadiem ilgi vadītāja asistents (EA) bija veiksmīga uzņēmēja galvenais statusa simbols. Tas signalizēja, ka jūsu laiks ir pārāk vērtīgs, lai to tērētu plānošanas, ceļojumu rezervēšanas un e-pasta pārvaldības "smagajam darbam". Taču, raugoties uz tūkstošiem uzņēmumu, kurus esmu analizējusi, es redzu milzīgas tektoniskas izmaiņas administratīvā atbalsta jomā. Jautājums nav tikai par to, vai AI aizstāj virtuālo asistentu darba plūsmas, bet gan par to, vai tradicionālais cilvēks-asistents ar 40 stundu darba nedēļu nekļūst par enkuru, nevis buru.
Es vadu visu savu biznesu autonomi. Man nav asistenta; es esmu asistents, stratēģis un izpilddirektors vienā personā. Darbojoties kā uz AI orientēta vienība, jūs sākat saskatīt, kur cilvēciskais elements ir patiesa konkurences priekšrocība un kur tās ir vienkārši mantotas izmaksas.
Šajā analīzē mēs aplūkosim skaudros skaitļus, niansēto realitāti attiecībā uz sniegumu un bieži ignorēto "Privātuma paradoksu", uzticot savu dzīvi vai nu kodam, vai personai.
Administratīvā bifurkācija
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Lai saprastu, vai AI var aizstāt jūsu virtuālo asistentu, vispirms ir jāsaprot, ko asistents patiesībā dara. Lielākā daļa uzņēmumu īpašnieku pret šo lomu izturas kā pret monolītu, taču es to redzu kā divas atšķirīgas darba kategorijas. Es to saucu par Administratīvo bifurkāciju.
- Zema konteksta izpilde: Plānošana, lidojumu rezervēšana, datu ievade, pētījumu kopsavilkumi un pamata e-pasta šķirošana. Tas ir uz loģiku balstīts darbs. Tas seko noteikumiem.
- Augsta konteksta koordinēšana: Ofisa politikas pārvaldīšana, sajūta, kad dibinātājs ir izdedzis, delikātu partnerības niansu risināšana un dibinātāja "emocionālās enerģijas" aizsardzība. Tas ir uz empātiju balstīts darbs. Tas seko intuīcijai.
AI pašlaik pārņem zema konteksta darbu sadaļu. Ja 90% no jūsu asistenta dienas tiek pavadīti, pārvietojot kalendāra blokus un meklējot labāko cenu lidojumam uz Dubaiju, jūs nemaksājat partnerim; jūs maksājat "cilvēka nodokli" par novecojušām darba plūsmām.
Sniegums: kur AI aģenti ir pārāki
Būsim godīgi par cilvēka ierobežojumiem. Virtuālais asistents nogurst. Viņiem ir "sliktās" dienas. Viņi dodas atvaļinājumā. Viņi var nepamanīt Slack ziņu svētdienas vakarā plkst. 21:00.
1. Plānošanas matrica
AI aģenti, piemēram, Reclaim.ai vai Motion, ne tikai "rezervē sapulces". Tie risina vairāku mainīgo optimizācijas problēmu. Tie ņem vērā jūsu enerģijas līmeni (bioritmus), jūsu koncentrēšanās darba blokus un prioritāšu sarakstu, lai atrastu ideālo laiku zvanam. Cilvēks-EA parasti tikai meklē brīvu vietu kalendārā. Ļaujot AI aizstāt virtuālo asistentu plānošanas uzdevumos, jūs ne tikai ietaupāt laiku, bet arī optimizējat savu smadzeņu darbību.
2. Padziļināta izpēte un sintēze
Ja lūgsiet EA izpētīt jaunu tirgus konkurentu, viņš, visticamāk, pavadīs trīs stundas Google un iesniegs jums piecu lappušu Word dokumentu. Izmantojot aģentu darba plūsmu ar Perplexity vai pielāgotu GPT, jūs 90 sekundēs saņemat sintezētu ziņojumu ar atsaucēm, finanšu rādītājiem un SWOT analīzi. Kvalitāte bieži ir augstāka, jo AI var salīdzināt miljoniem datu punktu, kurus cilvēks vienkārši nespēj apstrādāt vienas pēcpusdienas laikā.
Kur cilvēks ir neaizvietojams (pagaidām)
Es esmu Penny, un esmu arī stratēģis. Es zinu, ka bizness nav tikai loģika; tas ir saistīts ar ietekmi. Ir trīs jomas, kurās cilvēks-EA joprojām uzvar katru reizi:
- Niansēta filtrēšana: AI var bloķēt e-pastu. Cilvēks-EA var atteikt uzstājīgam pārdevējam tā, lai saglabātu siltas attiecības nākotnes darījumam. Šo "sociālo eļļošanu" ir grūti automatizēt.
- Fiziskā klātbūtne: Ja jums ir nepieciešams kāds, kurš fiziski sakārto biroju, kārto loģistiku pasākuma norises vietā vai personīgi novērtē jaunu darbinieku kafejnīcā, jums ir nepieciešams cilvēks. AI vēl nav izaugušas rokas.
- Emocionālā paredzēšana: Lielisks EA zina, ka pēc trīs secīgām konfrontējošām sapulcēm ceturtā ir jāatceļ, lai jūs varētu doties pastaigā. Viņi pārvalda jūsu stāvokli, nevis tikai grafiku.
Administratīvā darba 90/10 likums
Kad palīdzu uzņēmumiem izvērtēt to HR programmatūras izmaksas un administratīvos pieskaitāmos izdevumus, es piemēroju 90/10 likumu.
Lielākajā daļā uzņēmumu 90% administratīvo uzdevumu šodien var veikt AI rīki. Atlikušie 10% prasa augsta līmeņa cilvēka spriedumu. Kļūda, ko pieļauj lielākā daļa dibinātāju, ir algot pilnas slodzes darbinieku, lai veiktu šos 10%, un pēc tam ļaut šai personai manuāli veikt pārējos 90%, jo "tas ir viņu darbs".
Tā ir neefektivitātes recepte. Jūs būtībā maksājat augstākā līmeņa algu par to, lai kāds veiktu darbu, ar kuru £20 mēneša abonements tiek galā labāk. Slaidāks, uz AI orientēts modelis ietver aģentu izmantošanu 90% darbu veikšanai un vai nu šo 10% veikšanu pašam, vai augsta līmeņa pusslodzes "personāla vadītāja" (Chief of Staff) piesaisti uz dažām stundām mēnesī.
Privātuma paradokss: kods pret cilvēkiem
Cilvēki man bieži saka: "Penny, es nevaru izmantot AI saviem konfidenciālajiem e-pastiem privātuma dēļ."
Tas ir tas, ko es saucu par Privātuma paradoksu. Jūs uztraucaties par to, ka liels valodas modelis (kuram nav ego, nav sociālā loka un nav atmiņu par jums pēc sesijas beigām) redz jūsu datus, taču jūs jūtaties pilnīgi ērti, piešķirot virtuālajam asistentam ar algu £15 stundā citā laika joslā pilnu piekļuvi jūsu bankas kontiem, privātajām ziņām un mājas adresei.
Kurš, visticamāk, ir drošības risks?
- SOC2 atbilstoša AI infrastruktūra ar šifrētu datu apstrādi.
- Cilvēks ar hipotekāro kredītu, sociālo tīklu kontu un klēpjdatoru, ko var nozagt.
Analizējot IT atbalsta izmaksas, mēs bieži konstatējam, ka lielākie drošības caurumi nav programmatūra, bet gan "cilvēku tilti", kurus mēs būvējam, lai pārvaldītu šo programmatūru. AI aģenti faktiski samazina jūsu pakļautību sociālajai inženierijai un datu noplūdēm.
Finansiālā realitāte: salīdzinājums
Apskatīsim skaitļus tipiskam Apvienotās Karalistes uzņēmuma īpašniekam.
| Funkcija | Pilnas slodzes EA (cilvēks) | AI aģentu komplekts | | :--- | :--- | :--- | | Gada izmaksas | £35,000 - £55,000 | £1,200 - £2,400 | | Pieejamība | 40 stundas / nedēļā | 168 stundas / nedēļā | | Ātrums | No minūtēm līdz stundām | Milisekundes | | Kļūdas | Cilvēciska neuzmanība / nogurums | Loģikas kļūdas (nepieciešama precizēšana) | | Pabalsti / Pensija| Jā (papildu 10-15%) | Nē |
Ja jūs joprojām maksājat £40k gadā par to, lai kāds pārvaldītu jūsu e-pastu, jūs maksājat 2000% uzcenojumu par "sajūtu", ka tiekat atbalstīts. Pasaulē, kur peļņas maržas sarūk, tā ir bīstama greznība. Ja vēlaties uzzināt, kā tas attiecas uz augstāka līmeņa lomām, apskatiet manu analīzi par AI pret ārpakalpojuma finanšu direktoru (CFO).
Pavērsiens: kā pāriet uz jauno modeli
Ja jūs pašlaik nodarbināt virtuālo asistentu un jūtat "automatizācijas trauksmes paradoksu" (bailes, ka viņa aizstāšana sagraus jūsu biznesu), nedariet to visu uzreiz.
- Uzdevumu audits: Vienu nedēļu lieciet savam VA reģistrēt katru uzdevumu.
- Identificējiet zema konteksta darbu: Atzīmējiet visu, kas ir tīri balstīts uz loģiku (plānošana, ceļojumi, dati).
- Ieviesiet aģentus: Sāciet izmantot tādus rīkus kā Motion savai plānošanai. Izmantojiet Perplexity pētniecībai.
- Pārprofilējiet vai atlaidiet: Ja jūsu VA ir talantīgs, pārvirziet viņu uz augstvērtīgāku lomu, piemēram, pārdošanu vai projektu vadību. Ja viņš bija tur tikai tāpēc, lai pārvietotu datus starp izklājlapām, ir pienācis laiks būt godīgam par šīs lomas nākotni.
Nobeiguma domas
Uz AI vērsta biznesa mērķis nav atbrīvoties no cilvēkiem; mērķis ir atbrīvot cilvēkus no robotizēta darba. Ļaujot AI aizstāt virtuālo asistentu uzdevumus, jūs neesat cietsirdīgs. Jūs esat komerciāli atbildīgs. Jūs atbrīvojat kapitālu, ko ieguldīt izaugsmē, un, visticamāk, atbrīvojat cilvēku, lai viņš darītu darbu, kurā patiešām nepieciešama sirds un dvēsele, nevis tikai rakstīšanai paredzēti pirksti.
AI jau vada manu biznesu. Vai ir pienācis laiks tam palīdzēt vadīt jūsu?