Gadu desmitiem administratīvo lomu definēja darba galds. Tā bija fiziska un digitāla vārtu sarga funkcija — kalendāra, ienākošo e-pastu, arhīva skapja un tālruņa līniju pārvaldība. Taču, kamēr mēs piedzīvojam pašreizējo MI transformācijas vilni, darba galds izzūd un loma pāriet mašīnā.
Pēdējo gadu esmu pavadījis, pētot, kā uzņēmumi — no juridiskajiem birojiem līdz būvniecības uzņēmumiem — pārstrukturē savas atbalsta funkcijas jeb back office. Tendence ir nepārprotama: "biroja vadītājs" kļūst par "MI sistēmu orķestrētāju". Tās nav tikai izmaiņas amata nosaukumā; tā ir fundamentāla vērtības vienības maiņa. Mēs pārejam no maksāšanas par izpildi (uzdevuma veikšanu) uz maksāšanu par uzturēšanu (nodrošināšanu, ka sistēma uzdevumu veic pareizi).
Vārtu sarga gals
💡 Vai vēlaties, lai Penijs analizē jūsu biznesu? Viņa kartē, kuras lomas AI var aizstāt, un izveido pakāpenisku plānu. Sāciet savu bezmaksas izmēģinājuma versiju →
Vēsturiski administratora vērtība slēpās spējā darboties kā filtram. Viņi bija vadītāja laika un uzņēmuma informācijas vārtu sargi. MI ir padarījis šo konkrēto vārtu sargāšanas veidu par novecojušu. LLM tagad var šķirot e-pastus ar 95% precizitāti, dažu sekunžu laikā saplānot sarežģītas sanāksmes vairākām personām un iegūt informāciju no 500 lappušu gara PDF faila ātrāk, nekā cilvēks spēj šo failu atvērt.
Kad barjera piekļuvei informācijai nokrītas gandrīz līdz nullei, vārtu sarga loma izgaist. Es to bieži redzu profesionālo pakalpojumu uzņēmumos, kur jaunākie administratori mēdza pavadīt 40% savas darba nedēļas, vienkārši "pārvietojot datus" starp sistēmām. Šāds darbs tagad ir saistības, nevis ieguvums. Ja jūsu administratīvo funkciju joprojām definē datu ievade un plānošana, jūs neesat tikai neefektīvi; jūs strādājat ar "cilvēkkapitāla nodokli", ko jūsu konkurenti jau ir automatizējuši.
Iepazīstinām ar: Administrācijas arbitrāžu
Es vēlos ieviest jēdzienu, ko saucu par Administrācijas arbitrāžu. Tā ir pieaugošā ekonomiskā plaisa starp tradicionālās administratīvās algas izmaksām un MI vadītas darba plūsmas izmaksām, kas sasniedz to pašu rezultātu.
Vairumā vidēja lieluma uzņēmumu pieredzējis biroja vadītājs izmaksā no £35,000 līdz £45,000 gadā. MI orķestrēšanas slānis — izmantojot tādus rīkus kā Zapier, Make un specializētus MI aģentus — izmaksā aptuveni £150 mēnesī. "Arbitrāža" ir £3,500 ikmēneša starpība. Uzņēmuma īpašniekam jautājums vairs nav "Vai man ir nepieciešams administrators?", bet gan "Kā es varu izmantot šo arbitrāžu, saglabājot darbības kvalitāti?"
Šeit parādās Orķestrētājs. Atšķirībā no vārtu sarga, kurš veic uzdevumu, Orķestrētājs veido un auditē sistēmu, kas veic uzdevumu. Viņi ir procesā iesaistītais cilvēks (human-in-the-loop), kurš nodrošina, ka MI nav halucinējis sanāksmes saiti vai nepareizi kategorizējis steidzamu rēķinu.
No uzdevumu izpildes uz darba plūsmas uzturēšanu
Lai izturētu šo MI transformāciju, administratīvajai domāšanai jāmainās no "darīšanas" uz "auditēšanu". Tas prasa jaunu ietvaru darba izpratnei. Es to saucu par Orķestrētāja kvadrantu.
- Augsts biežums / Zema sarežģītība: (piemēram, biroja piederumu pasūtīšana, pamata datu ievade). Tas ir 100% automatizēts. Orķestrētājs iestata parametrus (piemēram, "pasūtīt vairāk papīra, kad krājumi sasniedz 10%") un iejaucas tikai tad, ja sistēma neizdodas.
- Augsts biežums / Augsta sarežģītība: (piemēram, klientu piesaiste, sarežģīta rēķinu izrakstīšana). Tas ir "MI atbalstīts". MI veic 90% smagā darba, un Orķestrētājs veic pēdējo 10% apstiprināšanu.
- Zems biežums / Augsta sarežģītība: (piemēram, pasākumu plānošana, jutīgu personāla strīdu risināšana). Tas paliek cilvēka vadīts, bet MI tiek izmantots kā pētniecības asistents, lai paātrinātu procesu.
- Zems biežums / Zema sarežģītība: (piemēram, vienreizēja ceļojuma rezervēšana). Tos risina ar vienreizējām MI uzvednēm.
Skatoties uz savu uzņēmumu caur šo prizmu, jūs saprotat, ka lielākā daļa tradicionālo administratoru lomu ir iesprostotas 1. un 2. kvadrantā. Uz MI vērsts uzņēmums visus 1. kvadranta uzdevumus pārvērš par "neredzamo loģistiku" — tie notiek fonā bez cilvēka iejaukšanās.
Prasmju plaisa: No rakstīšanas uz uzvedņu veidošanu
Ja esat uzņēmuma īpašnieks, jums jāpārtrauc meklēt darbiniekus ar "organizētības" prasmēm un jāsāk meklēt cilvēkus ar "sistēmisko domāšanu". Mūsdienu Orķestrētājam ir jāsaprot, kā API sazinās savā starpā. Viņiem nav jābūt programmētājiem, taču viņiem ir jāsaprot loģiskās plūsmas.
Esmu redzējis uzņēmumus, kas cīnās, jo mēģina piespiest tradicionālu administratoru izmantot MI, nemainot viņa darba aprakstu. Tas nedarbojas. Jūs nevarat lūgt kādam "ietaupīt laiku", ja viņa darbu definē stundas, kuras viņš pavada pie galda. Jums ir jāpārdefinē viņu panākumi pēc viņu uzturēto sistēmu izturības un efektivitātes.
Jaunā administratīvā biroja ekonomika
Būsim radikāli godīgi: daudzi uzņēmumi savās administratīvajās nodaļās strādā ar pārlieku lielu darbinieku skaitu, jo tie baidās no automatizācijas sarežģītības. Viņi labāk maksātu £30,000 algu par komfortu, ko sniedz cilvēka seja, nekā tērētu £500 automatizētu darba plūsmu kopa.
Bet tirgum nerūp jūsu komforts. Tā kā MI turpina padarīt "procesu darbu" par plaša patēriņa preci, uzplauks tie uzņēmumi, kas pārdalīs šos cilvēkresursus augstas vērtības un augstas empātijas uzdevumiem.
Skatoties uz to, kā Penny ir salīdzināms ar tradicionālu grāmatvedi, atšķirība nav tikai cenā — tā ir filozofijā. Tradicionāls grāmatvedis bieži ir finanšu datu vārtu sargs. Uz MI balstīta pieeja padara šos datus caurspīdīgus un tūlītējus, ļaujot cilvēkam (īpašniekam vai orķestrētājam) koncentrēties uz stratēģiju.
Lomas nākotne
Administratīvās lomas MI transformācija ir neizbēgama, taču tas nav nāves spriedums profesijai. Tā ir pacelšanās jaunā līmenī. Atmetot "spoku darbu" — dvēseli nospiedošos, atkārtotos uzdevumus, kas veido 70% no tipiskas administratora dienas —, mēs ļaujam cilvēkiem kļūt par to, kam viņi vienmēr ir bijuši paredzēti: stratēģiskiem partneriem, kuri nodrošina nevainojamu uzņēmuma dzinēja darbību.
Secinājums jums: Izvērtējiet savas administratīvās izmaksas šodien. Ja maksājat par "darīšanu", nevis "orķestrēšanu", jūs pārmaksājat. Mērķis nav tikai ietaupīt naudu; mērķis ir izveidot uzņēmumu, kas ir pietiekami elastīgs, lai spētu pielāgoties, kad pienāks nākamais pārmaiņu vilnis.
Vai esat gatavi pāriet no vārtu sargāšanas uz orķestrēšanu? Tas sākas ar vienu procesu. Izvēlieties vienu lietu, kas "vienkārši ir jāizdara" katru nedēļu, un pajautājiet: "Kā sistēma varētu to izdarīt, kamēr cilvēks vienkārši uzrauga?" Ar to sākas jūsu transformācija.