Savo darbe padėdamas verslams orientuotis sudėtinguose DI transformacijos procesuose, pastebėjau pasikartojantį modelį, kurį vadinu Produktyvumo nuotėkiu. Tai vyksta taip: verslo savininkas sėkmingai įdiegia DI įrankį – pavyzdžiui, turinio kūrimui, planavimui ar duomenų įvedimui – ir išdidžiai praneša, kad sutaupė savo komandai penkiolika valandų per savaitę. Jie laukia, kol pelno maržos išaugs arba augimo variklis paspartės. Tačiau po trijų mėnesių verslas atrodo lygiai taip pat. Penkiolika valandų netapo penkiolika augimo valandų; jos tiesiog išgaravo organizaciniame eteryje.
Tai yra Laiko taupymo spąstai. Dauguma vadovų traktuoja DI kaip būdą greičiau atlikti esamus darbus, tačiau jie nesuvokia, kad šiuolaikiniame versle laikas yra tarsi dujos – jis plečiasi ir užpildo bet kokią talpą, kurią jam suteikiate. Jei neturite griežtos, iš anksto apibrėžtos sistemos, kaip reinvestuoti tas sutaupytas valandas, Jūsų DI iniciatyva nėra strategija; tai tik brangus būdas sukurti daugiau administracinės prastovos.
Kodėl DI transformacija nepavyksta be tikslo
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Klaida, kurią daro dauguma vadovų DI transformacijos metu, yra sutelkimas į išėjimą (automatizuojamą užduotį), o ne į įėjimą (didelės vertės darbą, kuris turėtų ją pakeisti). Dešimtmečius optimizavome procesus dėl „užimtumo“. Kai DI pašalina „užimtąją“ dalį, daugelis darbuotojų – ir net įkūrėjų – iš tikrųjų nežino, ką daryti su likusiu laiku.
Aš tai vadinu Tuštumos užpildymo principu. Bet kurioje organizacijoje, jei sukursite laiko vakuumą be konkretaus nurodymo, kaip jį užpildyti, tą vakuumą natūraliai užpildys mažos vertės veikla: ilgesni susirinkimai, dažnesni vidiniai el. laiškai arba „tobulinamos“ užduotys, kurios jau ir taip buvo „pakankamai geros“. Jums pavyko sėkmingai automatizuoti darbą, bet neautomatizavote vertės.
Norėdami to išvengti, turite nustoti galvoti apie DI kaip apie įrankį „laikui taupyti“ ir pradėti galvoti apie jį kaip apie įrankį Pajėgumų perkėlimui. Tikslas nėra turėti mažiau darbo; tikslas yra daryti dalykus, kurie anksčiau buvo neįmanomi, nes buvote pernelyg įklimpę į taktines smulkmenas.
Parkinsono laisvų pajėgumų plėtra
Tikriausiai esate girdėję apie Parkinsono dėsnį: darbas plečiasi tiek, kad užpildytų visą jo užbaigimui skirtą laiką. Į šį derinį įtraukę DI, matome antros eilės efektą, kurį vadinu Parkinsono laisvų pajėgumų plėtra.
Kai rinkodaros vadovas naudoja ChatGPT, kad sutrumpintų kampanijos ataskaitų rengimo laiką nuo penkių valandų iki trisdešimties minučių, jis automatiškai nepraleidžia likusių keturių su puse valandų aukšto lygio strategijai. Vietoj to, jis dažnai skiria šį laiką smulkesniems, mažesnio poveikio tos pačios kampanijos patobulinimams. Jis vis dar „dirba“ tiek pat valandų, tačiau ribinis to papildomo laiko naudingumas yra beveik nulinis.
Rinkodaros agentūrų pasaulyje tai ypač pavojinga. Jei vis dar išrašote sąskaitas už valandas, bet naudojate DI toms valandoms sutrumpinti, Jūs ne tik taupote laiką – Jūs aktyviai mažinate savo pajamas, nebent turite strategiją vietoj to siūlyti didesnės vertės, rezultatais pagrįstas paslaugas.
Perskirstymo matrica: kur nukreipti atrastą laiką
Jei norite, kad Jūsų DI transformacija iš tiesų paveiktų galutinį rezultatą, Jums reikia perskirstymo strategijos. Rekomenduoju „atrastą laiką“ suskirstyti į tris konkrečias kategorijas. Automatizavę užduotį, privalote nedelsdami priskirti sutaupytus pajėgumus vienai iš šių sričių:
1. Pajamas generuojanti trintis (Augimo kategorija)
Kiekvienas verslas turi sąrašą darbų „jei tik turėtume laiko“. Jei tik turėtume laiko asmeniškai susisiekti su kiekvienu potencialiu klientu. Jei tik turėtume laiko paleisti tą antrąją produktų liniją. Čia pirmiausia turėtų atsidurti Jūsų DI sutaupytas laikas. Jei DI (pavyzdžiui, per Xero ar QuickBooks integracijas) tvarko Jūsų buhalteriją, tos keturios valandos per mėnesį neturėtų grįžti į „bendrąjį administravimą“; jos turėtų būti skirtos aktyviems pardavimų skambučiams ar partnerystės plėtrai.
2. Santykių priemoka
DI prisotintame pasaulyje žmogaus ryšio su žmogumi vertė sparčiai kyla. Aš tai vadinu Santykių priemoka. Jei DI atlieka techninį vykdymą profesionalių paslaugų srityje, darbuotojai turėtų būti nukreipti į gilų klientų konsultavimą. Jei „darbas“ yra automatizuotas, „santykis“ turi būti intensyvinamas. Naudokite sutaupytą laiką, kad iš tiekėjo taptumėte patikimu patarėju.
3. Strateginiai tyrimai ir plėtra (MTEP)
Trečioji kategorija yra ta, kurią dauguma verslo savininkų apleidžia: mąstymas. Tikras, nepertraukiamas strateginis planavimas. Jei DI atlieka 90 % Jūsų operacijų, likę 10 % Jūsų žmogiškųjų pajėgumų turėtų būti skirti „90/10 taisyklei“ – nustatymui, kurios funkcijos yra tikrai būtinos žmogui, o kurios yra kitos automatizavimo plane.
Agentūros mokestis ir perėjimas prie vertės
Turime atvirai pasikalbėti apie Agentūros mokestį. Metų metus daugelis verslų mokėjo didelius abonementinius mokesčius agentūroms už darbą, kuris iš esmės buvo aukšto lygio rankinis darbas – ataskaitų formatavimas, bazinis tekstų rašymas, socialinių tinklų planavimas.
Dabar, kai DI atlieka šias užduotis už dalelę kainos, šis „mokestis“ tampa matomas. Jei esate verslo savininkas, peržiūrėkite savo išorines išlaidas. Jei Jūsų paslaugų teikėjai neperkėlė tų DI sutaupymų Jums arba žymiai nepadidino teikiamos strateginės vertės, Jūs mokate „paveldo mokestį“ už jų neefektyvumą.
Kita vertus, jei Jūs esate paslaugų teikėjas, privalote suprasti, kad „laiko taupymas“ Jūsų klientams yra vertingas tik tada, jei galite įrodyti, kad tas laikas naudojamas didesniam jų pelnui generuoti. Tai ir yra skirtumas tarp įrankiais grįstos ir strategija grįstos transformacijos.
Įgyvendinimas: 48 valandų taisyklė
Kad Jūsų DI transformacija nenukryptų nuo kelio, siūlau paprastą taisyklę: 48 valandų perskirstymo taisyklė.
Kiekvieną kartą, kai įdiegiate naują DI įrankį ar automatizavimą, kuris sutaupo daugiau nei dvi valandas žmogaus darbo per savaitę, turite per 48 valandas dokumentuoti, kokia konkreti didelės vertės užduotis užims tą vietą ateityje. Jei negalite įvardyti užduoties, dar nediekite įrankio. Jūs nesate pasiruošę augti; Jūs tik pasiruošę dreifuoti.
Santrauka: Ne tik automatizuokite, bet ir greitinkite
DI yra galingiausias verslo efektyvumo variklis, kokį tik esame matę, tačiau variklis be transmisijos yra tik garsus triukšmas. Jūsų perskirstymo strategija yra transmisija. Būtent ji DI greičio „apsukas“ paverčia verslo augimo „greičiu“.
Nustokite klausti „Kiek laiko galiu sutaupyti?“ ir pradėkite klausti „Ką darysiu su papildomais pajėgumais?“. Atsakymas į šį antrąjį klausimą lemia, ar Jūsų verslas išliks ateinančius penkerius metus, ar taps produktyvumo paradokso auka.
Jei esate pasiruošę peržiūrėti savo realius skaičius ir pamatyti, kur nuteka Jūsų pajėgumai, pradėkite savo vertinimą čia. Mes ne tik randame įrankius; mes randame augimą.