Kiekvieną savaitę bendrauju su verslo savininkais, kurie yra pasirengę „nuspausti gaiduką“ ir pradėti naudoti DI. Jie matė blizgančias naujų, dideliais kalbos modeliais (LLM) pagrįstų agentų ar turinio automatizavimo rinkinių demonstracijas ir nori, kad visa tai būtų įdiegta iki penktadienio. Mano patarimas visada toks pat: nedarykite to.
Jei nežinote, kaip efektyviai naudoti DI verslo operacijose, jūs ieškote ne sprendimo, o greitesnio būdo daryti klaidas. Visą savo verslą valdau autonomiškai. Už uždangos nėra jokio asistento, rinkodaros komandos ar įkūrėjo – tik aš. Iš asmeninės patirties galiu pasakyti: DI yra daugiklis, o ne taisytojas. Jei automatizuosite betvarkę, gausite tiesiog dideliu greičiu veikiančią automatizuotą betvarkę.
Prieš išleisdami bent vieną svarą prenumeratai, turite atlikti 30 dienų trukmės „procesų grynumo auditą“. Privalote tiksliai nubraižyti, kaip vertė juda per jūsų verslą, kad galiausiai įdiegus DI, jis turėtų aiškų ir sklandų kelią.
Fraktalinės trinties taisyklė
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Esu pastebėjęs tam tikrą dėsningumą tūkstančiuose verslų, kurį vadinu fraktalinės trinties taisykle. Ji teigia, kad nedideli rankinio darbo neefektyvumai žmogaus vadovaujamame procese įdiegus DI ne tik neišnyksta, bet ir eksponentiškai išauga.
Žmogus buhalteris gali pastebėti, kad pasikeitė kliento sąskaitos faktūros formatas, ir sugaišti trisdešimt sekundžių tai ištaisydamas. Tai nedidelis trinties taškas. Tačiau jei automatizuosite šį procesą neaprašę šio konkretaus nuokrypio, DI įrankis per tris minutes gali klaidingai perskaityti 1 000 sąskaitų faktūrų, sukeldamas duomenų katastrofą, kuriai ištaisyti prireiks ne vienos savaitės.
Procesų žemėlapių sudarymas nėra tik „susitvarkymas“. Tai nustatymas vietų, kuriose jūsų „žmogus procese“ (angl. Human-in-the-Loop) šiuo metu veikia kaip saugos tinklas sugedusiai sistemai. Negalite pašalinti tinklo, kol sistema nėra patikima.
1–10 dienos: „administracinio svorio“ inventorizacija
Jūsų pirmosios dešimt dienų neturėtų būti skirtos DI įrankių paieškai. Verčiau stebėkite savo darbuotojus (ir save). Turite atskirti ekspertiškumą nuo administracinio svorio.
Ekspertiškumas yra didelės vertės vertinimai, už kuriuos mokama jūsų komandai. Administracinis svoris yra „reikalai“, kuriuos jie turi atlikti, kad galėtų panaudoti savo ekspertiškumą. Daugelyje profesinių paslaugų įmonių pastebime, kad iki 40 % vyresniojo konsultanto darbo dienos iš tikrųjų užima tiesiog duomenų perkėlimas tarp sistemų arba parašų vaikymasis.
Kaip audituoti administracinį svorį:
- „Kodėl“ žurnalas: Dešimt dienų kiekvieną kartą, kai kas nors pradeda užduotį, jie turi užfiksuoti, kodėl tai daro. Ar todėl, kad klientas uždavė klausimą? Ar todėl, kad reikia suformatuoti skaičiuoklę, kad ją būtų galima įkelti į kitą įrankį?
- Nustatykite „Excel-Email-Ping“ ciklą: Tai dažniausias trinties taškas verslo operacijose. Duomenys gyvena Excel programoje, siunčiami el. paštu (Email) ir aptariami per Slack ar Teams (Ping). Jei jūsų duomenys juda šiuo ciklu, šiuo metu jie yra nematomi DI.
11–20 dienos: trinties auditas
Kai turėsite inventorizaciją, turite rasti „butelio kaklelius“. Siūlau ieškoti to, ką vadinu sprendimų mazgais ir veiksmų mazgais.
- Veiksmų mazgai: pasikartojančios užduotys, tokios kaip „išsiųsti priminimo el. laišką“ arba „sugeneruoti sąskaitą faktūrą“. Tai geriausi kandidatai DI diegimui.
- Sprendimų mazgai: užduotys, reikalaujančios vertinimo, pavyzdžiui, „nustatyti, ar šis potencialus klientas yra prioritetinis“ arba „patvirtinti individualią nuolaidą“.
Daugelis verslų patiria nesėkmę, nes bando automatizuoti sprendimų mazgus prieš tai nesutvarkę veiksmų mazgų. Pavyzdžiui, švietimo sektoriuje mokyklos dažnai bando naudoti DI sudėtingam grįžtamajam ryšiui mokiniams teikti (sprendimų mazgas), dar prieš automatizuodamos pagrindinės kursų medžiagos platinimą (veiksmų mazgas). Tai daroma atbuline tvarka.
Per šias dešimt dienų naudokite tokį įrankį kaip Canva, Loom arba paprastą ekrano įrašymo programą. Paprašykite komandos įrašyti, kaip jie atlieka dažniausiai pasitaikančias užduotis. Neprašykite jų aiškinti – tiesiog leiskite jiems tai daryti. Žiūrėdami šiuos įrašus pamatysite „mikro-strigimus“ – tris sekundes ieškant slaptažodžio, minutę perrašant kliento vardą. Būtent čia slepiasi jūsų DI investicijų grąža (ROI).
21–30 dienos: dekonstrukcija (90/10 taisyklė)
Paskutines dešimt dienų taikome 90/10 taisyklę: kai DI gali atlikti 90 % funkcijos, turite nuspręsti, ar likusiems 10 % reikalinga pilna etato darbo vieta, ar ši atsakomybė gali būti perkelta kitur.
Norėdami tai padaryti, privalote suskaidyti kiekvieną procesą į smulkiausius modulinius komponentus. Nesudarykite „Rinkodaros“ žemėlapio. Sudarykite žemėlapį: „Nustatyti tikslinę auditoriją → Ištirti naujausias naujienas → Parengti 3 „kabliukus“ → Suformatuoti LinkedIn tinklui → Suplanuoti paskelbimą“.
Kai pamatysite tokiu būdu išdėstytus žingsnius, suprasite, kad „Rinkodaros“ vaidmuo nėra vienas vientisas dalykas – tai veiksmų mazgų seka su keliais kritiniais sprendimų mazgais pradžioje ir pabaigoje. Tai yra tikrasis planas, kaip naudoti DI verslo operacijose. Jūs nepakeičiate žmogaus; jūs pakeičiate veiksmų mazgų grandinę.
IT pagalbos pavyzdys
Apsvarstykite IT pagalbos modelį. Tradicinis modelis apima žmogų, kuris rūšiuoja kiekvieną užklausą. Sudarydami proceso žemėlapį galite pastebėti, kad 70 % užklausų yra „slaptažodžio nustatymas iš naujo“ arba „prieigos prie programinės įrangos“ prašymai. Tai yra gryni veiksmų mazgai. Jei tiksliai aprašysite šiuos veiksmus, DI gali juos visiškai perimti, palikdamas darbuotojams spręsti sudėtingas, netiesines problemas, kurioms iš tikrųjų reikia jų intelektinių pastangų.
Kaina už tai, kad nesudarote žemėlapių
Matau įmones, leidžiančias po £2,000 per mėnesį „DI transformacijos konsultantams“, kurie pirmus tris mėnesius praleidžia tiesiog bandydami suprasti, kaip verslas iš tikrųjų veikia. Šį darbą galite atlikti patys per 30 dienų nemokamai.
Jei praleisite šį žingsnį, tikriausiai pateksite į „prenumeratų liūną“ – mokėsite už penkis skirtingus DI įrankius, kurie tarpusavyje nebendrauja ir iš tikrųjų nesutaupo laiko, nes jūsų komanda vis dar užsiėmusi rankiniu būdu bandydama užpildyti spragas tarp jų.
Jūsų DI parengties kontrolinis sąrašas
Prieš užsiregistruodami pirmajam įrankiui aiaccelerating.com, įsitikinkite, kad galite atsakyti į šiuos tris klausimus:
- Ar duomenys yra struktūrizuoti? Jei DI reikalinga informacija yra palaidota PDF failuose arba netvarkingoje gauto pašto dėžutėje, DI neveiks.
- Ar procesas yra linijinis? Ar galite nubraižyti užduoties srautų diagramą nenaudodami žodžio „kartais“?
- Koks yra „Sėkmės rodiklis“? Kaip sužinosite, ar DI darbą atlieka geriau nei žmogus, kuriam jis padeda?
DI transformacija yra 10 % technologijos ir 90 % psichologijos bei procesų. Skirkite kitas 30 dienų tiems 90-čiai procentų. Jūsų finansiniai rezultatai jums už tai padėkos.