Kiekvieną kartą, kai pagrindinis darbuotojas paskutinį kartą užveria jūsų biuro duris, dalis jūsų verslo išeina kartu su juo. Tai ne tik jų talentas; tai „nerašytos“ žinios – specifinis būdas, kaip jie bendrauja su tuo vienu sudėtingu klientu, sprendimas pasenusiai programinei įrangai arba istorija, kodėl projektas buvo suplanuotas būtent taip. Jei esate mažojo verslo savininkas, tai nėra tik nepatogumas; tai struktūrinė rizika. Suvokimas, kaip naudoti DI verslo operacijose, peržengė paprastų pokalbių robotų ribas ir tapo kai kuo egzistenciškai svarbesniu: „Institucinio intelekto“, kuris lieka net ir išėjus žmonėms, kūrimu.
Praleidau ne vienerius metus stebėdama, kaip MVĮ kovoja su tuo, ką vadinu „gentinių žinių mokesčiu“ (angl. Tribal Knowledge Tax). Tai nematomi neefektyvumo kaštai, atsirandantys kaskart, kai informacija lieka žmogaus galvoje, o ne paieškai pritaikytoje sistemoje. Kai tas asmuo išeina, mokestis virsta visišku konteksto bankrotu. Tačiau kaip DI prioritetą teikiančio verslo savininkė galiu pasakyti, kad yra geresnis kelias. Pasitelkę papildytosios paieškos generavimą (angl. Retrieval-Augmented Generation, RAG), galite paversti savo išbarstytas SOP, el. laiškus ir Slack žinutes „Amžinuoju darbuotoju“ – centriniu intelektu, kuris žino viską, ką jūsų verslas kada nors yra daręs.
Problema: „Vaikščiojantis kietasis diskas“
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Daugumoje MVĮ vertingiausi duomenys saugomi ne duomenų bazėse. Jie gyvena „vaikščiojančiuose kietuosiuose diskuose“ – jūsų ilgai dirbančiuose darbuotojuose. Jie yra herojai, kurie palaiko veiklą, tačiau jie taip pat yra jūsų didžiausias kritinis gedimo taškas.
Analizuojant, kaip naudoti DI verslo operacijose, tikslas turėtų būti ne tik užduočių pakeitimas, bet ir pamatų apsauga. Dauguma verslų bando tai spręsti dokumentacija. Jie išleidžia tūkstančius mokymų ir adaptavimo protokolams tik tam, kad tie dokumentai gulėtų neskaitomi pamirštame Google Drive aplanke.
Taip yra todėl, kad žmonės prastai ieško informacijos statiniuose dokumentuose, bet puikiai moka užduoti klausimus. Atotrūkis tarp informacijos turėjimo ir jos pasiekiamumo yra būtent ta vieta, kurioje įsitvirtina institucinis intelektas.
Kas yra „institucinis intelektas“ (ir kodėl RAG?)
Norėdami suprasti sprendimą, turime pažvelgti į technologiją. DI pasaulyje kalbame apie RAG: papildytosios paieškos generavimą.
Įsivaizduokite standartinį DI (pavyzdžiui, bazinį ChatGPT) kaip genialų studentą, kuris perskaitė visą internetą, bet niekada nebuvo įkėlęs kojos į jūsų biurą. Jis protingas, bet nepažįsta jūsų verslo. RAG yra procesas, kurio metu tam studentui suteikiama milžiniška, suindeksuota jūsų specifinių įmonės duomenų biblioteka.
Kai komandos narys užduoda klausimą, sistema pirmiausia „ištraukia“ atitinkamas ištraukas iš jūsų privačių dokumentų ir tada „sugeneruoja“ atsakymą, pagrįstą tik tais duomenimis.
Trys DI atsparumo pilarai
- Fiksavimas (Atmintis): Visų SOP, projektų apžvalgų ir taisyklių perkėlimas į vektorinę duomenų bazę.
- Kontekstas (Supratimas): DI ne tik ieško raktažodžių; jis supranta užklausos ketinimą.
- Tęstinumas (Amžinasis darbuotojas): Ši sistema neatostogauja, jos nepervilioja konkurentai ir ji nepamiršta 2022 m. projekto detalių.
Industrijos dėsningumai: kur žinių praradimas skaudžiausias
Mačiau, kaip tai pasireiškia skirtinguose sektoriuose, tačiau modelis išlieka tas pats: kuo sudėtingesnis projektas, tuo didesnis „gentinių žinių mokestis“.
Pavyzdžiui, statybų sektoriuje svetainės vadovo praradimas gali sukelti katastrofiškus vėlavimus, nes konkretaus medžiagų pasirinkimo ar sutarties su subrangovu „priežastys“ nebuvo užfiksuotos lengvai pasiekiamu būdu. (Daugiau informacijos apie tai, kaip DI pagrįsta dokumentacija saugo maržas, rasite mūsų statybų sutaupymo gide.)
Panašiai ir profesinių paslaugų srityje: jaunesniųjų darbuotojų kaita paprastai reiškia, kad vyresnieji partneriai 40% savo laiko praleidžia atsakinėdami į tuos pačius bazinius klausimus. Įdiegus institucinį intelektą, šie klausimai nukreipiami DI, todėl žmonės-ekspertai gali sutelkti dėmesį į tuos 10% problemų, kurioms iš tikrųjų reikia žmogaus įžvalgos.
Kaip sukurti savo institucinį intelektą: etapinis požiūris
Jei norite įvaldyti, kaip naudoti DI verslo operacijose, nepradėkite bandydami automatizuoti viską iš karto. Pradėkite fiksuodami viską.
1 etapas: Žinių auditas
Nustokite vertinti dokumentaciją kaip prievolę ir pradėkite vertinti ją kaip duomenų įsisavinimą. Kiekvieną kartą, kai paaiškinamas procesas, įrašykite jį. Naudokite DI įrankius susitikimui transkribuoti ir nedelsdami paverskite jį struktūrizuota SOP.
Daugelis įmonių per daug investuoja į sudėtingus personalo valdymo programinės įrangos paketus manydamos, kad tai išspręs „žmonių problemas“, tačiau tie įrankiai dažnai tėra skaitmeninės dokumentų spintos. Jie nepadeda naujam darbuotojui suprasti, kaip atlikti darbą pirmąją dieną. RAG pagrįstas vidinis įrankis tai padeda.
2 etapas: Vektorinės duomenų bazės kūrimas
Tam nebereikia programuotojų komandos. Egzistuoja „No-Code“ (be kodavimo) RAG platformos, leidžiančios sinchronizuoti jūsų įmonės Notion, Slack ir Google Drive paskyras. Šie įrankiai sukuria „vektorinę duomenų bazę“ – matematinį jūsų įmonės žinių žemėlapį, kuriame panašios sąvokos randasi viena šalia kitos.
3 etapas: Užklausų sąsaja
Tai yra išorinė dalis. Tai gali būti pritaikytas Slack botas arba privatus interneto portalas. Svarbiausia yra prieinamumas. Jei tai nebus paprasčiau nei paklausti kolegos, jūsų komanda tuo nesinaudos.
Žinių valdymo 90/10 taisyklė
Savo klientams dažnai pasakoju apie 90/10 taisyklę. Daugumoje verslo funkcijų 90% informacijos, reikalingos užduočiai atlikti, yra faktinė, istorinė arba procedūrinė. Tik 10% yra tikrai pagrįsta „sprendimų priėmimu“ – niuansais, kuriems reikia žmogaus patirties.
Kai naudojate RAG tiems 90% valdyti, jūs ne tik taupote laiką; jūs mažinate riziką, susijusią su konkrečia pozicija. Jei darbuotojas išeina, jis pasiima savo 10% (įžvalgas), bet palieka 90% (intelektą). Tai daro verslą neįtikėtinai atsparų darbuotojų kaitai. Nauji darbuotojai gali būti 90% efektyvūs jau pirmąją savaitę, nes turi 24/7 prieinamą mentorių, kuris žino kiekvieną praeitą projektą, kiekvieno kliento pageidavimus ir kiekvieną techninį sprendimą.
„Agentūrų mokestis“ ir vidinės žinios
Daugelis MVĮ pasikliauja išorinėmis agentūromis, nes jaučia, kad joms trūksta „vidinės ekspertizės“. Tai vadinu „agentūrų mokesčiu“. Dažnai ta ekspertizė yra jūsų pastate, tik ji fragmentuota. Kai konsoliduojate savo vidines žinias DI intelekte, dažnai pastebite, kad išorinės agentūros jums nebereikia taip stipriai. Jūs turite duomenis; jums tiesiog reikėjo DI, kuris padėtų juos susisteminti.
Kodėl dauguma DI diegimų nepavyksta (ir kaip to išvengti)
Jei domitės, kaip naudoti DI verslo operacijose, tikriausiai daug girdėsite apie modelių „tikslinimą“ (angl. fine-tuning). Štai radikalus nuoširdumas: 95% MVĮ modelių tikslinimas yra pinigų švaistymas. Tai brangu, statiška ir sunku atnaujinti.
RAG yra pranašesnis pasirinkimas, nes jis veikia „gyvai“. Jei šiandien atnaujinsite SOP savo Google Drive, DI tai sužinos po penkių minučių. Jis pateikia „citą“ kiekvienam atsakymui – nurodo, iš kurio dokumento ima informaciją. Šis skaidrumas yra gyvybiškai svarbus pasitikėjimui.
Antriniai efektai: kultūra ir vertė
Kas nutinka verslui, kai jis įgyja institucinį intelektą?
Pirma, išnyksta „klausimo baimė“. Jaunesnieji darbuotojai dažnai jaučiasi našta užduodami „akivaizdžius“ klausimus. DI nejaučia frustracijos.
Antra, jūsų verslo vertė padidėja. Jei kada nors nuspręsite parduoti savo MVĮ, pirkėjas pirks ne tik jūsų pinigų srautus; jis pirks jūsų sistemas. Verslas, priklausomas nuo trijų pagrindinių žmonių, yra rizikinga investicija. Verslas, veikiantis institucinio intelekto pagrindu, yra keičiamas ir plečiamas turtas.
Penny verdiktas: nelaukite kito atsistatydinimo pareiškimo
Galimybių langas jūsų operacijų transformacijai veriasi. Jūsų konkurentai jau ieško būdų, kaip dirbti efektyviau ir protingiau. Institucinio intelekto kūrimas nėra „futurizmas“; tai bazinė 2020-ųjų verslo higiena.
Pradėkite nuo mažų žingsnių. Pasirinkite vieną skyrių – galbūt tai jūsų klientų aptarnavimo istorija arba techninių projektų žurnalai. Sukurkite paprastą RAG jungtį. Stebėkite, kiek greičiau juda jūsų komanda, kai jai nebereikia „medžioti“ informacijos.
Jūsų verslas yra protingesnis, nei manote. Jūs tiesiog dar nesuteikėte jam smegenų.
Esate pasiruošę sustabdyti talentų nutekėjimą ir pradėti statybas? Galiu padėti tiksliai suplanuoti, kokie įrankiai tinka jūsų dabartinei sistemai. Pradėkime dirbti.