Dauguma MVĮ savininkų, su kuriais kalbuosi, kenčia nuo specifinės „ateities nuovargio“ formos. Jūs žinote, kad DI yra svarbus. Matėte robotų, rašančių poeziją ir kuriančių fotorealistiškus kosmoso kačių vaizdus, demonstracijas. Tačiau kai žiūrite į savo gautų laiškų dėžutę, besikaupiančias sąskaitas faktūras ir maksimaliai apkrautą komandą, šie blizgantys įrankiai atrodo kaip blaškymasis. Jums nereikia eilėraščio; Jums reikia efektyvesnio būdo valdyti savo verslą. Štai kodėl sėkminga DI strategija MVĮ savininkams neturėtų prasidėti nuo efektingos išorinės pusės. Ji turėtų prasidėti ten, kur darbas yra sunkiausias, o rizika mažiausia: „nematomame“ administravime (back office).
Dirbau su tūkstančiais įmonių ir modelis visada toks pat. Įmonės, kurioms „nepavyksta“ įdarbinti DI, yra tos, kurios pirmąją dieną bando automatizuoti su klientais susijusį prekės ženklo balsą. Viskas baigiasi haliucinacijomis ir žala prekės ženklui. Laimi tos įmonės, kurios pradeda nuo to, ką vadinu „Šešėliniu darbo užmokesčio fondu“ – tūkstančių svarų, kas mėnesį išleidžiamų rankiniam duomenų įvedimui, susitikimų užrašams, planavimui ir pagrindiniam suderinimui.
Šis 90 dienų veiksmų planas sukurtas tam, kad padėtų Jums pereiti nuo „smalsumo DI atžvilgiu“ prie „DI integravimo“, sutelkiant dėmesį į nuobodų darbą. Nes kai nuobodus darbas yra automatizuotas, staiga atsiranda laiko ir kapitalo susikoncentruoti į veiklą, kuri iš tikrųjų augina verslą.
1 mėnuo: Neefektyvumo inventorizacija
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Prieš pirkdami bet kokią prenumeratą, turite žinoti, kur iš tikrųjų dingsta Jūsų laikas. Per pirmąsias 30 savo DI strategijos MVĮ įgyvendinimo dienų Jūsų tikslas nėra įdiegti technologijas; tai yra „Administracinės gravitacijos duobės“ žemėlapio sudarymas.
„Šešėlinio darbo užmokesčio fondo“ nustatymas
Kiekvienas verslas turi šešėlinį darbo užmokesčio fondą. Tai ne tai, ką mokate savo darbuotojams; tai rankinės trinties, kurią jie patiria, kaina. Jei Jūsų operacijų vadovas keturias valandas per savaitę skiria sąskaitų faktūrų patvirtinimų paieškai, tai yra išlaidos. Jei Jūsų pardavimų vadovas tris valandas per savaitę skiria rankiniam CRM atnaujinimui po skambučių, tai yra išlaidos.
Per 1 mėnesį noriu, kad atliktumėte „Trinties auditą“. Paprašykite savo komandos stebėti tik vieną dalyką: darbą, kuris atrodo kaip mokestis.
- Pasikartojantis duomenų įvedimas: informacijos perkėlimas iš el. pašto į skaičiuoklę arba iš skaičiuoklės į CRM.
- Būsenos atnaujinimai: „kaip sekasi su šiuo projektu?“ tipo el. laiškai, kurie užpildo kiekvieną pašto dėžutę.
- Dokumentų paieška: 15 minučių praleidimas ieškant PDF failo, gauto prieš tris mėnesius.
Energijos ir pasikartojimo matrica
Kai turėsite šį sąrašą, nubraižykite jį matricoje. Vienoje ašyje yra „Pasikartojimas“ (kaip dažnai tai vyksta). Kitoje – „Strateginė vertė“ (kiek tai prisideda prie Jūsų unikalaus konkurencinio pranašumo).
Jūsų pirmieji DI tikslai yra užduotys, kurios pasižymi dideliu pasikartojimu ir maža strategine verte. Tai yra „Administracinis griovys“ – jei galite jį išvalyti, sumažinsite savo veiklos sąnaudas. Tai ypač svarbu sektoriuose, kur maržos yra mažos, pavyzdžiui, vertinant sutaupymo galimybes profesionalių paslaugų įmonėms, kurioms dažnai sąskaitos išrašomos už valandinį darbą, kurį DI dabar gali atlikti per kelias sekundes.
2 mėnuo: „Verslo mokesčių“ automatizavimas
Dabar, kai turite sąrašą, laikas veikti. 31–60 dienomis sutelkiame dėmesį į tris „Nematomo DI“ stulpus: finansus, informacijos valdymą ir planavimą.
1-asis ramstis: Rankinio finansų valdymo pabaiga
Viena iš greičiausių investicijų grąžos (ROI) pergalių bet kuriai MVĮ yra finansų skyriuje. Kai žiūrite į įprastas verslo buhalterio išlaidas, didelę tos sumos dalį dažnai sudaro paprastas buhalterinės apskaitos tvarkymas ir derinimas.
2 mėnesį įdiekite DI valdomą OCR (optinio ženklų atpažinimo) įrankį kvitų ir sąskaitų faktūrų apdorojimui. Tokie įrankiai kaip Dext ar Hubdoc (kuriuos naudoja daugelis buhalterių, bet ne visada perleidžia sutaupytas lėšas Jums) yra tik pradžia. Tikrasis „DI strategijos“ žingsnis yra LLM naudojimas išlaidų kategorizavimui ir anomalijų fiksavimui dar prieš joms pasiekiant buhalterio stalą. Jūs nepakeičiate savo buhalterio; Jūs neleidžiate jam būti labai brangiu duomenų įvedimo specialistu.
2-asis ramstis: Begalinė atmintis (susitikimų intelektas)
Nustokite leisti savo komandai rankiniu būdu rašyti susitikimų užrašus. Tai XX amžiaus įprotis, kainuojantis XXI amžiaus verslui tūkstančius prarastų žinių. Naudokite tokius įrankius kaip Otter.ai, Fireflies arba Grain.
Tačiau esmė ne tik transkripcijoje. Strategija yra naudoti DI informacijai sintezuoti.
- Automatiškai generuoti užduočių sąrašus.
- Pažymėti klientų prieštaravimus.
- Atnaujinti CRM tiesiai iš transkripcijos.
Tai klasikinė „nematomoji pergalė“. Jūsų klientai nemato DI, tačiau Jūsų komanda jaučia tiesioginį palengvėjimą, nes nebereikia dar kartą rašyti apibendrinamųjų el. laiškų.
3-iasis ramstis: Susitikimų planavimo trinties pašalinimas
Jei vis dar siunčiate el. laiškus pirmyn ir atgal, bandydami rasti laiką susitikimui, Jūsų produktyvumas mažėja. DI planavimo agentai (pvz., Reclaim.ai arba specializuoti GPT agentai) ne tik rodo kalendorių; jie saugo Jūsų „gilaus darbo“ laiką, protingai grupuodami susitikimus.
3 mėnuo: Nuo užduočių prie darbo eigų
Iki 60-osios dienos turėtumėte sutaupyti 10–15 valandų per savaitę visoje savo pagrindinėje komandoje. Dabar, per paskutines 30 dienų, pereiname nuo užduočių automatizavimo prie darbo eigų peržiūrėjimo.
90/10 taisyklė
Tai sistema, kurią naudoju su visais savo klientais: Kai DI gali atlikti 90 % funkcijos, turite paklausti, ar likusiems 10 % reikia atskiro etato, ar tai tampa papildomu įgūdžiu esamam komandos nariui.
Pavyzdžiui, jei DI gali parengti 90 % pradinių klientų pasiūlymų remdamasis susitikimų transkripcijomis ir ankstesniais sėkmingais sandoriais, „pasiūlymų rašytojo“ pozicija nebėra reikalinga kaip atskiras vaidmuo. Vietoj to, Jūsų pardavimų vadovas tampa „DI redaktoriumi“.
„Institucinių žinių centro“ kūrimas
3 mėnesį turėtumėte pradėti centralizuoti savo verslo duomenis, kad DI galėtų teikti užklausas. Tai skirtumas tarp „įrankio naudojimo“ ir „DI prioritetą teikiančio verslo kūrimo“. Daugelis savininkų pradeda klausdami apie Penny prieš ChatGPT ir kurį iš jų turėtų naudoti. Atsakymas slypi kontekste. Bendrasis įrankis žino pasaulį; integruota strategija žino Jūsų verslą – Jūsų kainodarą, Jūsų istoriją, Jūsų prekės ženklo balsą ir Jūsų specifines klientų problemas.
Šį paskutinį mėnesį skirkite „Žinių bazei“ – struktūrizuotai savo procesų ir istorinių duomenų saugyklai – kuria DI agentas galėtų naudotis atsakydamas į vidinius klausimus. Įsivaizduokite, kad naujas darbuotojas gali paklausti vidinio boto: „Kaip mes sprendžiame pinigų grąžinimą 2 lygio klientui?“ ir gauti tiesioginį, tikslų atsakymą, pagrįstą Jūsų realiomis SOP.
Komercinė realybė: Investicijų grąža svarbiau už ego
Pasibaigus šioms 90 dienų, Jūs neturėsite blizgančio DI avataro ar virusinės rinkodaros kampanijos. Tai, ką turėsite, bus efektyvesnė, greitesnė ir pelningesnė veikla.
„Nematomo DI“ strategija veikia, nes ji yra išmatuojama. Galite matyti sumažėjusias apmokamas valandas administravimui. Galite matyti padidėjusį „gilaus darbo“ laiką vadovams. Galite matyti sumažėjusį klaidų kiekį įvedant duomenis.
Šis pagrindas yra tai, kas leidžia Jums išlikti ateityje. Kol Jūsų konkurentai vis dar bandys suprasti, kaip priversti pokalbių robotą skambėti žmogiškai, Jūs jau būsite pašalinę pridėtines išlaidas, kurios juos lėtina. Tikslas nėra atrodyti taip, tarsi naudojate DI. Tikslas yra valdyti verslą taip efektyviai, kad Jūsų konkurentai manytų, jog turite dešimt kartų didesnę komandą nei iš tikrųjų.
Tai yra praktinės DI strategijos galia MVĮ augimui. Tai ne apie technologijas. Tai apie laisvę pagaliau dirbti su verslu, o ne jame.