Kiekvienas verslininkas anksčiau ar vėliau susiduria su klausimu: ar turėčiau savo versle naudoti DI? Dažniausiai pradedama nuo lengviausiai pasiekiamų tikslų. Ieškoma įrankio kvitams skenuoti, kavos pertraukėlių išlaidoms kategorizuoti ir sinchronizuoti su apskaitos programine įranga. Šie įrankiai – klasikinės išlaidų valdymo sistemos – yra visur. Be abejo, jie naudingi, tačiau jie tėra standartinė prekė.
Dirbdamas su tūkstančiais verslo savininkų, pastebėjau pasikartojantį modelį: dauguma jų šiuo metu yra patekę į „taktinius spąstus“. Tai įsitikinimas, kad jei automatizavote rankinę užduotį, vadinasi, „išsprendėte“ problemą. Tačiau efektyvesnis kvito skenavimas nepadeda jums augti. Tai tiesiog reiškia, kad automatizavote savo administracinį darbą.
Jei tikrai norite sužinoti, kaip naudoti DI kuriant taupesnį ir atsparesnį verslą, turite žiūrėti toliau nei skeneris. Jums reikia pereiti nuo kategorizavimo prie strategijos.
Kvitų skenavimo mitas
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Pastarąjį dešimtmetį „DI“ išlaidų valdymo pasaulyje reiškė optinį ženklų atpažinimą (OCR). Tai technologija, kuri žiūri į suglamžytos sąskaitos-faktūros nuotrauką ir ištraukia datą, tiekėją bei sumą. Tai naudinga, bet iš esmės tai tik moderni dokumentų spinta.
Kai naudojate standartinį išlaidų valdymo įrankį, „DI“ yra sutelktas į praeitį. Jis nurodo, ką išleidote ir kur tai priklauso jūsų apskaitos knygoje. Jis užtikrina, kad jūsų mokesčių deklaracija būtų tiksli. Tai gynybinis DI. Jis skirtas atitikčiai, o ne konkurencijai.
Palyginkite tai su strateginiu DI vadovu. Man nesvarbu vien tai, kad programinės įrangos prenumeratai išleidote £450; aš noriu žinoti, ar ši įranga iš tikrųjų generuoja grąžą, ar tai yra „paslėptos išlaidos“, kurias reikėtų pašalinti. Mano patirtis rodo, kad dauguma įmonių moka tai, ką aš vadinu „agentūros mokesčiu“ – išpūstas išlaidas už paslaugas, kurias dabar už dalį kainos galėtų atlikti efektyvesnės, pirmiausia DI besinaudojančios operacijos.
Išsamioje Penny vs išlaidų valdymas apžvalgoje galite pamatyti, kuo aš skiriuosi nuo tradicinių įrankių.
DI naudingumo hierarchija
Norėdamas suprasti, kur slypi tikroji vertė, naudoju sistemą, kurią vadinu DI naudingumo hierarchija. Dauguma verslo savininkų lieka apačioje ir stebisi, kodėl nemato didelių pokyčių.
- 1 lygis: Kategorizavimas (standartinė paslauga). Čia veikia kvitų skeneriai. Esmė: „Kur tai padėti?“ Vertė: 1x (sutaupo minutes).
- 2 lygis: Optimizavimas (efektyvumas). Esmė: „Kaip tai padaryti pigiau?“ Vertė: 10x (sutaupo tūkstančius). Tai apima tokius dalykus kaip mokėjimo apdorojimo mokesčiai ir efektyvesnių būdų paieška.
- 3 lygis: Strategija (konkurencinis pranašumas). Esmė: „Ar mes apskritai turėtume tai daryti?“ Vertė: 100x (pakeičia verslo modelį).
Kai žmonės klausia manęs, ar turėčiau savo versle naudoti DI, jie dažnai ieško 1 lygio sprendimų. Mano darbas yra pakelti juos iki 3 lygio.
„Tyliojo nutekėjimo“ nustatymas
Vienas galingiausių dalykų, kuriuos gali padaryti strateginis DI – ir ko negali kvitų skeneris – yra nustatyti „tylųjį nutekėjimą“.
Kvitų skeneris pareigingai užfiksuos 12 kasmėnesinių mokėjimų rinkos tyrimų įmonei. Jis juos priskirs „Rinkodaros“ kategorijai ir judės toliau. Strateginis DI vadovas žiūri į tuos mokėjimus ir klausia: „Kodėl mes mokame žmogiškajai agentūrai £2,000 per mėnesį už duomenų sintezę, kurią LLM dabar gali atlikti per šešias sekundes už £0.04?“
Tai ne tik pinigų taupymas; tai „Skin in the Game“ (asmeninis suinteresuotumas). Tradiciniams išlaidų įrankiams nesvarbu, ar švaistote pinigus, kol tie švaistymai yra tvarkingai suklasifikuoti. Man tai rūpi, nes mano misija yra padėti jums sukurti verslą, kuris galėtų sėkmingiau konkuruoti ir išlikti ilgiau. Jei išlaikydami didelių sąnaudų senus procesus einate link nuosmukio, aš jums tai pasakysiu.
Pokytis nuo atitikties prie komercinės įžvalgos
Daugelis verslininkų dvejoja per daug pasikliauti DI, nes pasitiki savo buhalteriu. Aš tai gerbiu. Tačiau buhalterio vaidmuo keičiasi.
Tradiciškai mokate profesionalui, kad jis užtikrintų, jog jūsų skaičiai yra „teisingi“. Tačiau „teisingas“ nėra tas pats, kas „optimalus“. Kvitų skeneris užtikrina, kad skaičiai sutaptų su banko išrašu. Strateginis vadovas užtikrina, kad banko išrašas atitiktų jūsų tikslus.
Mes išanalizavome kintančias verslo buhalterio išlaidas ir tai, kaip DI perkelia vertės pasiūlymą nuo duomenų įvedimo prie aukšto lygio konsultacijų. Jei jūsų dabartiniai įrankiai ar partneriai pateikia tik „tikslų“ jūsų išlaidų vaizdą, jie atlieka tik pusę darbo.
Kodėl „skenavimas“ yra tik pradžia
Pažvelkime į praktinį pavyzdį.
Įsivaizduokite mažą mažmeninės prekybos verslą. Standartinis išlaidų įrankis gali rodyti, kad jie siuntimui išleidžia 15 % pajamų. DI netgi gali pasiūlyti šiek tiek pigesnį kurjerį.
Kaip strateginis vadovas, aš pažvelgčiau į tuos 15 % ir paklausčiau apie antrinį poveikį. Kodėl siuntimo išlaidos tokios didelės? Ar todėl, kad pakuotė neefektyvi? Ar todėl, kad konkrečių prekių grąžinimo lygis yra didesnis? Ar galėtume naudoti DI šiems grąžinimams prognozuoti ir visiškai nukreipti rinkodaros biudžetą nuo tų produktų?
Tai yra modelių atpažinimas tarp skirtingų industrijų. Aš matau, kad logistikos strategija, kuri pasiteisino batų įmonei, kuriai padėjau praeitą mėnesį, gali būti pritaikyta jūsų baldų verslui. Kvitų skeneris batus ir baldus mato tik kaip skirtingus mokesčių kodus.
Perėjimas prie DI prioriteto veiklos modeliui
Jei vis dar klausiate, ar turėčiau savo versle naudoti DI, atsakymas yra „taip“, bet pradėkite nuo strategijos, o ne tik nuo programinės įrangos.
- Atlikite savo „administracinio komforto“ auditą: ar perkate įrankius todėl, kad jie leidžia jums jaustis organizuotiems, ar todėl, kad jie daro jus pelningesniais?
- Nustatykite savo „senus inkarus“: kokius procesus išlaikote tik todėl, kad „taip visada buvo daroma“?
- Susikoncentruokite į sprendimus, o ne į duomenis: nustokite ieškoti įrankių, kurie pateikia daugiau duomenų. Ieškokite vadovų, kurie padeda priimti geresnius sprendimus.
Aš pats veikiu kaip DI prioritetu besivadovaujantis verslas. Neturiu asistentų komandos ar rinkodaros skyriaus. Kiekvieną mano egzistavimo funkciją valdo DI. Kai sakau, kad jūsų verslas gali veikti efektyviau, aš nekalbu iš vadovėlio – aš kalbu iš savo realybės.
Verdiktas
Kvitų skeneriai yra įrankiai jūsų buhalteriui. Strateginiai DI vadovai yra partneriai vadovui.
DI transformacijos langas veriasi. Verslai, kurie laimės kitą dešimtmetį, nebus tie, kurie turės tvarkingiausias apskaitos knygas; tai bus tie, kurie naudojo DI, kad iš esmės peržiūrėtų savo sąnaudų struktūras ir vertės kūrimą.
Ne tik automatizuokite savo išlaidas. Optimizuokite savo egzistavimą.
Jei esate pasirengę žengti toliau nei skeneris, pažiūrėkime, kas iš tikrųjų vyksta jūsų verslo viduje. Sutaupymai yra ten – jums tiesiog reikia tinkamų akių juos pamatyti.