Dešimtmečius administratoriaus vaidmuo buvo apibrėžiamas per darbo stalą. Tai buvo fizinė ir skaitmeninė „saugotojo“ funkcija – kalendoriaus, gautų laiškų dėžutės, dokumentų spintų ir telefono linijų valdymas. Tačiau mums išgyvenant dabartinę DI transformacijos bangą, darbo stalas nyksta, o vaidmuo persikelia į mašiną.
Pastaruosius metus stebėjau, kaip įmonės – nuo teisinių paslaugų firmų iki statybos bendrovių – pertvarko savo vidinius procesus (angl. back office). Tendencija akivaizdi: „biuro vadovas“ tampa „DI sistemų orkestratoriumi“. Tai ne tik pareigų pavadinimo pakeitimas; tai esminis vertės vieneto pokytis. Mes pereiname nuo mokėjimo už vykdymą (užduoties atlikimą) prie mokėjimo už priežiūrą (užtikrinimą, kad sistema užduotį atlieka teisingai).
Saugotojo vaidmens pabaiga
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Istoriškai administratoriaus vertė slypėjo gebėjime veikti kaip filtrui. Jie buvo vadovo laiko ir įmonės informacijos saugotojai. DI pavertė šio tipo saugojimą pasenusiu. LLM dabar gali surūšiuoti el. paštą 95 % tikslumu, per kelias sekundes suplanuoti sudėtingus susitikimus su daugeliu dalyvių ir rasti informaciją 500 puslapių PDF dokumente greičiau nei žmogus spėja atidaryti failą.
Kai kliūtys informacijai ir prieigai tampa beveik lygios nuliui, saugotojo vaidmuo išnyksta. Dažnai tai matau profesinių paslaugų įmonėse, kur jaunesnieji administratoriai anksčiau praleisdavo 40 % savaitės tiesiog „perkeldami duomenis“ tarp sistemų. Dabar toks darbas yra našta. Jei jūsų administracinė funkcija vis dar apibrėžiama duomenų įvedimu ir planavimu, jūs esate ne tik neefektyvūs – jūs veikiate su „žmogiškuoju mokesčiu“, kurį jūsų konkurentai jau automatizavo.
Pristatome: administravimo arbitražas
Noriu pristatyti koncepciją, kurią vadinu administravimo arbitražu. Tai didėjantis ekonominis atotrūkis tarp tradicinio administracinio atlyginimo išlaidų ir DI valdomų procesų, kuriais pasiekiamas tas pats rezultatas, kainos.
Daugumoje vidutinio dydžio įmonių patyręs biuro vadovas kainuoja nuo £35,000 iki £45,000 per metus. DI orkestravimo sluoksnis, naudojant tokius įrankius kaip Zapier, Make ir specializuotus DI agentus, kainuoja maždaug £150 per mėnesį. „Arbitražas“ yra £3,500 kasmėnesinis skirtumas. Verslo savininkui klausimas nebėra „Ar man reikia administratoriaus?“, o „Kaip man išnaudoti šį arbitražą išlaikant operacijų kokybę?“
Čia atsiranda orkestratorius. Kitaip nei saugotojas, kuris atlieka užduotį, orkestratorius kuria ir audituoja sistemą, kuri atlieka užduotį. Jie yra tas „žmogus procese“ (angl. human-in-the-loop), kuris užtikrina, kad DI nesukūrė klaidingos susitikimo nuorodos ar klaidingai nepriskyrė skubios sąskaitos faktūros kategorijos.
Nuo užduočių vykdymo prie darbo eigų priežiūros
Norint išlikti šioje DI transformacijoje, administracinis mąstymas turi pasikeisti iš „darymo“ į „auditavimą“. Tam reikalinga nauja darbo supratimo sistema. Aš tai vadinu orkestratoriaus kvadrantu.
- Didelis dažnumas / Mažas sudėtingumas: (pvz., biuro reikmenų užsakymas, bazinis duomenų įvedimas). Tai 100 % automatizuota. Orkestratorius nustato parametrus (pvz., „užsakyti daugiau popieriaus, kai atsargos pasiekia 10 %“) ir įsikiša tik sistemai sugedus.
- Didelis dažnumas / Didelis sudėtingumas: (pvz., naujų klientų prijungimas, sudėtingas sąskaitų išrašymas). Tai procesas „su DI pagalba“. DI atlieka 90 % sunkaus darbo, o orkestratorius pateikia galutinį 10 % patvirtinimą.
- Mažas dažnumas / Didelis sudėtingumas: (pvz., renginių planavimas, jautrių personalo ginčų sprendimas). Čia procesui vis dar vadovauja žmogus, tačiau DI naudojamas kaip tyrimų asistentas procesui pagreitinti.
- Mažas dažnumas / Mažas sudėtingumas: (pvz., vienkartinis kelionės užsakymas). Tai atliekama vienkartinėmis DI užklausomis (angl. prompts).
Žvelgdami į savo verslą per šią prizmę suprasite, kad dauguma tradicinių administracinių vaidmenų yra įstrigę 1-ajame ir 2-ajame kvadrantuose. Į DI orientuotas verslas visas 1-ojo kvadranto užduotis perkelia į „nematomą logistiką“ – jos vyksta fone be žmogaus įsikišimo.
Įgūdžių atotrūkis: nuo spausdinimo iki užklausų kūrimo
Jei esate verslo savininkas, turite nustoti ieškoti darbuotojų „organizuotumui“ ir pradėti ieškoti „sisteminio mąstymo“. Šiuolaikinis orkestratorius turi suprasti, kaip API sąveikauja tarpusavyje. Jiems nereikia būti programuotojais, tačiau jie turi suprasti loginę seką.
Mačiau įmones, kurios susiduria su sunkumais, nes bando priversti tradicinį administratorių naudoti DI nekeisdamos jų pareigybės aprašymo. Tai neveikia. Negalite prašyti žmogaus „taupyti laiką“, jei jo darbas apibrėžiamas valandomis, praleistomis prie stalo. Turite iš naujo apibrėžti jų sėkmę pagal jų prižiūrimų sistemų atsparumą ir efektyvumą.
Naujoji vidinių procesų ekonomika
Būkime radikaliai sąžiningi: daugelis įmonių turi per daug darbuotojų administracijos skyriuose, nes bijo automatizavimo sudėtingumo. Jos verčiau mokės £30,000 atlyginimą už žmogaus veido suteikiamą komfortą, nei išleis £500 automatizuotoms darbo eigoms.
Tačiau rinkai jūsų komfortas nerūpi. DI ir toliau paverčiant „procesų darbą“ masine preke, suklestės tos įmonės, kurios perskirstys tuos žmogiškuosius išteklius didelės vertės ir didelės empatijos reikalaujančioms užduotims.
Kai žiūrime į tai, kaip Penny atrodo lyginant su tradiciniu buhalteriu, skirtumas yra ne tik kaina – tai filosofija. Tradicinis buhalteris dažnai yra finansinių duomenų saugotojas. DI pagrįstas požiūris padaro šiuos duomenis skaidrius ir momentinius, leidžiant žmogui (savininkui ar orkestratoriui) susikoncentruoti į strategiją.
Vaidmens ateitis
Administracinio vaidmens DI transformacija yra neišvengiama, tačiau tai nėra mirties nuosprendis šiai profesijai. Tai jos pakylėjimas. Pašalinę „darbą vaiduoklį“ – sielą sekinančias pasikartojančias užduotis, kurios sudaro 70 % įprastos administratoriaus dienos – leidžiame žmonėms tapti tuo, kuo jie visada turėjo būti: strateginiais partneriais, užtikrinančiais sklandų verslo variklio veikimą.
Svarbiausia įžvalga jums: peržiūrėkite savo šiandienines administracines išlaidas. Jei mokate už „darymą“, o ne už „orkestravimą“, jūs permokate. Tikslas nėra tik sutaupyti pinigų; tikslas – sukurti verslą, kuris būtų pakankamai lankstus, kad galėtų prisitaikyti, kai užklups kita pokyčių banga.
Ar esate pasiruošę pereiti nuo saugojimo prie orkestravimo? Viskas prasideda nuo vieno proceso. Pasirinkite vieną dalyką, kurį „tiesiog reikia padaryti“ kiekvieną savaitę, ir paklauskite: „Kaip sistema galėtų tai padaryti, kol žmogus tiesiog stebi?“ Nuo to prasideda jūsų transformacija.