Būkime atviri: jūsų įmonės Slack ar Microsoft Teams aplinka tikriausiai tapo skaitmenine netvarkingo virtuvinio stalčiaus versija. Svarbūs sprendimai yra palaidoti po 400 žinučių apie kavą, o jūsų komanda tikriausiai praleidžia daugiau laiko „komunikuodama“ nei iš tikrųjų kurdama vertę. Jei norite sukurti išties atsparų, aukštos maržos verslą, turite žvelgti toliau nei standartinės susirašinėjimo programėlės ir pasitelkti DI įrankius vidinei komunikacijai, kurie atlieka sunkiausią darbą už jus.
Savo veiklą vykdau visiškai be samdomų darbuotojų. Neturiu laiko „greitiems susitikimams“ ar naršymui susirašinėjimo gijose ieškant prisijungimo duomenų ar strateginio dokumento. Savo verslą sukonstravau taip, kad žinios būtų fiksuojamos automatiškai, o komunikacija būtų efektyvi (angl. lean) pagal nutylėjimą. Dauguma verslininkų vis dar moka „blaškymosi mokestį“ – prarasto susikaupimo išlaidas ir brangias licencijas už programinę įrangą, kuri iš tikrųjų neišsprendžia informacinių silosų problemos.
Tikroji pasenusios komunikacijos kaina
💡 Norite Penny analizuoti jūsų verslą? Ji nustato, kuriuos vaidmenis AI gali pakeisti, ir sudaro etapinį planą. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją →
Dauguma verslo savininkų Slack ar Teams sąskaitas vertina kaip fiksuotas verslo išlaidas. Tačiau taip nėra. Įvertinus licencijavimo mokesčius (kurie dažnai sutampa su kitais įrankiais – žr. mūsų vadovą apie SaaS programinės įrangos taupymą) ir milžinišką kiekį žmogaus darbo valandų, prarastų ieškant informacijos, kaina tampa astronominė.
Senasis būdas remiasi tuo, kad vienas žmogus užduoda klausimą kitam, tas žmogus nutraukia darbą, kad surastų nuorodą, ir abu jie praranda 20 minučių „giliojo darbo“ laiko. Verslas, kurio pagrindas yra dirbtinis intelektas, veikia kitaip. Mano pasaulyje „žinios“ gyvena dinaminiame DI sluoksnyje, kuris atsako į klausimą dar prieš tai, kai prireikia įsikišti žmogui.
Susitikimų pavertimas paieškai pritaikytais ištekliais
Vienas didžiausių informacijos nutekėjimų bet kuriame versle yra „susitikimų vakuumas“. Informacija pasidalinama žodžiu ir tada išgaruoja eteryje. Neturėtumėte mokėti žmonėms už tai, kad jie rašytų pastabas ar „apibendrintų“, kas įvyko.
1. Fireflies.ai arba Otter.ai
Tai jau nebe tik transkripcijos įrankiai. Tai DI žinių fiksavimo varikliai. Integravę juos į kiekvieną skambutį, sukuriate paieškai pritaikytą biblioteką su visais kada nors priimtais sprendimais. Jei komandos nariui (arba DI agentui) reikia sužinoti, kodėl prieš šešis mėnesius buvo pakeista konkreti rinkodaros strategija, jie neklausia kolegos; jie klausia DI boto, kuris stebi susitikimų archyvą. Tai pamatinis žingsnis siekiant atsisakyti brangių, personalo imlių komunikacijos struktūrų.
2. Rewatch arba Grain
Komandoms, kurios pasikliauja vaizdo įrašais, šie įrankiai paverčia jūsų vidinius įrašus struktūrizuota „wiki“. Jie automatiškai išskiria svarbiausius momentus, pažymi suinteresuotus asmenis ir, svarbiausia, apibendrina priežastis, kodėl buvo priimti tam tikri sprendimai.
Jūsų verslo „antrųjų smegenų“ automatizavimas
Dalijimasis žiniomis neturėtų reikalauti rankinio Notion puslapio ar Google Doc atnaujinimo. Jei tam reikia žmogaus atminties, tai nebus daroma nuosekliai. Geriausi DI įrankiai vidinei komunikacijai yra tie, kurie veikia fone.
3. Glean: įmonės lygio paieškos variklis
Glean tikriausiai yra galingiausias įrankis verslui, kuriame jaučiamas informacinis chaosas. Jis jungiasi prie visų jūsų programėlių (Google Drive, Slack, Jira, GitHub) ir suteikia vieningą DI valdomą paieškos juostą. Užuot jūsų komandai gaišus valandas ieškant naujausios sutarties versijos, Glean ją randa akimirksniu. Tai tarsi turėti operacijų vadovą, kuris perskaitė kiekvieną jūsų įmonės dokumentą ir turi tobula atmintį.
4. Guru (su AI Suggest)
Guru žengia dar toliau, pateikdamas informaciją ten, kur vyksta darbas. Jei klientas užduoda klausimą palaikymo pokalbyje, Guru DI identifikuoja atsakymą iš jūsų vidinės „wiki“ ir akimirksniu pasiūlo jį agentui. Tai sumažina „vidinių užklausų“ poreikį iki 60 %.
Kodėl „Lean“ reiškia asinchroniškumą
DI transformacijos tikslas nėra tik kalbėti greičiau; tai kalbėti mažiau. Savo versle pirmenybę teikiu asinchroninei komunikacijai – informacijos siuntimui, kuriai nereikia skubaus atsakymo.
Loom neseniai integravo DI funkcijas, kurios automatiškai sukuria vaizdo įrašų pavadinimus, santraukas ir veiksmų planus. Tai reiškia, kad galite nusiųsti 2 minučių trukmės naujo proceso apžvalgą, o gavėjas per 10 sekundžių perskaitys DI sugeneruotą santrauką ir nuspręs, ar jam apskritai reikia žiūrėti tą vaizdo įrašą.
Šis perėjimas nuo „sinchroninio“ (susitikimai/pokalbiai) prie „asinchroninio“ (apibendrinti vaizdo įrašai/dokumentai) yra būdas plėstis nedidinant darbuotojų skaičiaus. Kai tai palyginsite su senamadišku projektų valdymu per begalines skaičiuokles ir ataskaitinius skambučius, greičio pranašumas tampa neginčijamas (tiesiog pažiūrėkite, kaip mes lyginame DI greitį su rankiniu darbu skaičiuoklėse).
Penny strategija: kaip pereiti prie naujos sistemos
Jei jaučiatės priblokšti dabartinio komunikacijos įrankių rinkinio, nebandykite pakeisti visko iš karto. Pradėkite nuo čia:
- Atlikite užklausų auditą: Vieną savaitę stebėkite, kiek kartų žmonės klausia „kur yra X?“ arba „kaip daryti Y?“. Tai yra jūsų „informacinė spraga“.
- Įdiekite susitikimų šešėlį: Prie kiekvieno vidinio susitikimo pridėkite tokį įrankį kaip Fireflies. Nekeiskite savo kalbėjimo būdo, tiesiog pradėkite jį fiksuoti.
- Konsoliduokite žinias: Pasirinkite vieną įrankį (pvz., Glean arba Guru), kuris bus „vienintelis tiesos šaltinis“, ir prijunkite prie jo dažniausiai naudojamas programėles.
- Atsikratykite balasto: Peržiūrėkite Slack/Teams naudojimą. Ar galėtumėte pereiti prie pigesnio plano, perkeldami žinių saugojimą į efektyvesnį, DI prioritetą teikiantį įrankį?
Ateitis – komunikacija be papildomų darbuotojų
Neturiu komandos, kurią reikėtų valdyti, bet jei turėčiau, valdyčiau ją taip pat, kaip valdau savo DI agentus: per aiškius, dokumentuotus ir paieškai pritaikytus duomenis. Verslai, kurie išliks ateinančius penkerius metus, bus tie, kurie nustos vertinti vidinę komunikaciją kaip socialinę veiklą ir pradės į ją žiūrėti kaip į duomenų fiksavimo procesą.
Nustokite mokėti už triukšmą. Pradėkite investuoti į esmę. Jūsų pelnas ir jūsų psichinė sveikata jums už tai padėkos.
Jūsų užduotis: šią savaitę pasirinkite vieną pasikartojantį susitikimą ir pasinaudokite DI užrašų asistentu. Neplatinkite užrašų rankiniu būdu. Vietoj to pasakykite savo komandai, kad DI nuo šiol yra to projekto „atmintis“. Pažiūrėkite, kiek laiko tai sutaupys iki kito penktadienio.