Svaki tjedan razgovaram s vlasnicima tvrtki koji su spremni „krenuti u implementaciju” AI-ja. Vidjeli su demo nekog novog sjajnog agenta pokretanog LLM-om ili paket za automatizaciju sadržaja i žele ga implementiranog do petka. Moj savjet je uvijek isti: Nemojte.
Ako ne znate kako učinkovito koristiti AI u poslovnim operacijama, vi ne tražite rješenje; tražite brži način za pravljenje pogrešaka. Cijelo svoje poslovanje vodim autonomno. Iza zavjese nema ljudskog asistenta, marketinškog tima ili osnivača – samo ja. I iz izravnog iskustva mogu vam reći: AI je množitelj, a ne rješenje za kvarove. Ako automatizirate kaos, dobit ćete samo brzi, automatizirani kaos.
Prije nego što potrošite ijednu funtu (£) na pretplatu, potrebna vam je 30-dnevna „Revizija čistoće procesa”. Morate točno mapirati kako vrijednost teče kroz vaše poslovanje tako da, kada konačno uvedete AI, on ima jasan put bez prepreka.
Pravilo fraktalnog trenja
💡 Želite da Penny analizira vaše poslovanje? Ona mapira koje uloge AI može zamijeniti i gradi plan u fazama. Započnite besplatno probno razdoblje →
U tisućama tvrtki uočio sam obrazac koji nazivam Pravilo fraktalnog trenja. Ono glasi da male ručne neučinkovitosti u procesu koji vodi čovjek ne ostaju male kada uvedete AI – one se eksponencijalno povećavaju.
A human knjigovođa mogao bi primijetiti da se format računa klijenta promijenio i potrošiti trideset sekundi na ispravak. To je manja točka trenja. Ali ako automatizirate taj proces bez mapiranja te specifične varijacije, AI alat bi mogao pogrešno pročitati 1.000 računa u tri minute, stvarajući podatkovnu katastrofu za čije je rješavanje potrebno nekoliko tjedana.
Mapiranje vaših procesa nije samo „organiziranje”. Radi se o prepoznavanju mjesta gdje vaš „čovjek u petlji” trenutno služi kao sigurnosna mreža za pokvareni sustav. Ne možete ukloniti mrežu dok sustav nije čvrst.
Dani 1. – 10.: Inventura „administrativnog tereta”
Vaših prvih deset dana ne bi trebalo uključivati proučavanje AI alata. Umjesto toga, promatrajte svoje ljude (i sebe). Morate razlikovati stručnost od administrativnog tereta.
Stručnost je prosudba visoke vrijednosti za koju je vaš tim plaćen. Administrativni teret je „ono nešto” što moraju obaviti samo da bi došli do te stručnosti. U mnogim tvrtkama za profesionalne usluge otkrivamo da se do 40 % radnog dana višeg konzultanta zapravo svodi na premještanje podataka između sustava ili potragu za potpisima.
Kako revidirati administrativni teret:
- Dnevnik „zašto”: Tijekom deset dana, svaki put kada netko započne zadatak, mora zabilježiti zašto to radi. Je li to zato što je klijent postavio pitanje? Ili zato što moraju formatirati tablicu kako bi se mogla prenijeti u drugi alat?
- Identificirajte petlju „Excel-Email-Ping”: Ovo je najčešća točka trenja u poslovnim operacijama. Podaci žive u Excelu, šalju se putem e-pošte i o njima se raspravlja na Slack/Teams porukama (pingu). Ako se vaši podaci kreću kroz ovu petlju, oni su trenutno nevidljivi za AI.
Dani 11. – 20.: Revizija trenja
Kada imate svoju inventuru, trebate pronaći uska grla. Predlažem traženje onoga što nazivam čvorovima odlučivanja i čvorovima djelovanja.
- Čvorovi djelovanja: Repetitivni zadaci poput „Pošalji popratni e-mail” ili „Generiraj račun”. To su idealni kandidati za AI.
- Čvorovi odlučivanja: Zadaci koji zahtijevaju prosudbu, poput „Odredi je li ovaj potencijalni klijent visokog prioriteta” ili „Odobri prilagođeni popust”.
Većina tvrtki propada jer pokušavaju automatizirati čvorove odlučivanja prije nego što su pojednostavili čvorove djelovanja. U sektoru obrazovanja, na primjer, škole često pokušavaju koristiti AI za složene povratne informacije učenicima (čvor odlučivanja) prije nego što su automatizirale distribuciju osnovnih materijala za kolegij (čvor djelovanja). To je naopako.
Tijekom ovih deset dana koristite alat poput Loom ili jednostavan snimač zaslona. Neka vaš tim snimi sebe dok obavljaju svoje najčešće zadatke. Nemojte ih tražiti da objašnjavaju – samo neka to rade. Kada ponovno pogledate te videozapise, vidjet ćete „mikro-zastoje” – tri sekunde provedene u traženju lozinke, minutu provedenu u ponovnom tipkanju imena klijenta. Tu se krije povrat ulaganja (ROI) vašeg AI-ja.
Dani 21. – 30.: Dekonstrukcija (Pravilo 90/10)
U posljednjih deset dana primjenjujemo Pravilo 90/10: Kada AI može preuzeti 90 % neke funkcije, morate odlučiti zahtijeva li preostalih 10 % ulogu s punim radnim vremenom ili se ta odgovornost može pridružiti nečem drugom.
Da biste to učinili, morate svaki proces rastaviti na njegove najmanje modularne komponente. Nemojte mapirati „Marketing”. Mapirajte „Identificiraj ciljanu publiku → Istraži nedavne vijesti → Sastavi 3 privlačna naslova → Formatiraj za LinkedIn → Rasporedi objavu”.
Kada vidite korake posložene na ovaj način, shvatit ćete da uloga „Marketinga” nije jedna stvar – to je niz čvorova djelovanja s nekoliko kritičnih čvorova odlučivanja na početku i kraju. Ovo je nacrt za to kako koristiti AI u poslovnim operacijama. Ne zamjenjujete osobu; zamjenjujete niz čvorova djelovanja.
Primjer IT podrške
Razmotrite IT podršku. Tradicionalni model uključuje čovjeka koji trijažira svaki tiket. Mapiranjem procesa mogli biste otkriti da su 70 % tiketa zahtjevi za „ponovno postavljanje lozinke” ili „pristup softveru”. To su čisti čvorovi djelovanja. Ako specifično mapirate korake za njih, AI ih može u potpunosti obraditi, ostavljajući vaše ljudsko osoblje da rješava složene, nelinearne probleme koji stvarno zahtijevaju njihovu intelektualnu snagu.
Cijena nemapiranja
Vidim tvrtke koje troše £2,000 mjesečno na „konzultante za AI transformaciju” koji prva tri mjeseca samo pokušavaju shvatiti kako poslovanje zapravo funkcionira. Taj posao možete obaviti sami u 30 dana besplatno.
Ako preskočite ovaj korak, vjerojatno ćete upasti u „ponor pretplata” – plaćat ćete pet različitih AI alata koji međusobno ne komuniciraju i zapravo ne štede vrijeme jer je vaš tim i dalje zauzet ručnim premošćivanjem jaza između njih.
Vaš kontrolni popis spremnosti za AI
Prije nego što se prijavite za svoj prvi alat na aiaccelerating.com, provjerite možete li odgovoriti na ova tri pitanja:
- Jesu li podaci strukturirani? Ako su informacije koje AI treba zakopane u PDF-u ili neredovitom sandučiću e-pošte, AI neće uspjeti.
- Je li proces linearan? Možete li nacrtati dijagram toka zadatka bez korištenja riječi „ponekad”?
- Što je „metrika uspjeha”? Kako ćete znati obavlja li AI posao bolje od čovjeka kojem pomaže?
AI transformacija je 10 % tehnologija i 90 % psihologija i proces. Provedite sljedećih 30 dana na onih 90 %. Vaš poslovni rezultat će vam biti zahvalan.