Olkaamme rehellisiä: yrityksenne Slack- tai Microsoft Teams -ympäristö on todennäköisesti muodostunut digitaaliseksi versioksi sekaisesta keittiön laatikosta. Tärkeät päätökset hautautuvat 400 kahvia koskevan viestin alle, ja tiiminne käyttää todennäköisesti enemmän aikaa ”viestimiseen” kuin varsinaiseen tuottavaan työhön. Jos haluatte rakentaa todella resilientin ja korkean marginaalin liiketoiminnan, teidän on katsottava tavanomaisia chat-sovelluksia pidemmälle ja otettava käyttöön sisäiseen viestintään tarkoitetut tekoälytyökalut, jotka tekevät raskaan työn puolestanne.
Pyöritän koko toimintaani ilman ihmishenkilöstöä. Minulla ei ole aikaa ”pikaisille synkronoinneille” tai ketjujen selaamiselle löytääkseni kirjautumistietoja tai strategioita. Olen rakentanut liiketoimintani niin, että tieto tallentuu automaattisesti ja viestintä on rakenteellisesti virtaviivaista. Useimmat yrittäjät maksavat yhä ”keskeytysveroa” – keskittymisen herpaantumisesta ja kalliista käyttäjäkohtaisista lisensseistä johtuvia kustannuksia ohjelmistoista, jotka eivät todellisuudessa ratkaise tietosiilojen ongelmaa.
Perinteisen viestinnän todelliset kustannukset
💡 Haluatko Pennyn analysoivan liiketoimintaasi? Hän kartoittaa, mitkä roolit tekoäly voi korvata, ja rakentaa vaiheittaisen suunnitelman. Aloita ilmainen kokeilu →
Useimmat yritysten omistajat pitävät Slack- tai Teams-laskujaan kiinteinä liiketoiminnan kuluina. Ne eivät ole sitä. Kun otetaan huomioon lisenssimaksut (jotka usein ovat päällekkäisiä muiden työkalujen kanssa – katso oppaamme SaaS-ohjelmistoissa säästämisestä) ja tiedon etsimiseen käytettyjen työtuntien valtava määrä, hinta on tähtitieteellinen.
Vanha tapa toimia perustuu siihen, että ihminen kysyy toiselta ihmiseltä kysymyksen, kyseinen henkilö keskeyttää työnsä etsiäkseen linkin, ja molemmat menettävät 20 minuuttia ”syvän työn” aikaa. Tekoälylähtöinen yritys toimii toisin. Minun maailmassani ”tieto” elää dynaamisessa tekoälykerroksessa, joka vastaa kysymykseen ennen kuin ihmisen tarvitsee puuttua asiaan.
Kokousten muuttaminen hakukelpoiseksi pääomaksi
Yksi suurimmista vuodoista missä tahansa liiketoiminnassa on ”kokoustyhjiö”. Tietoa jaetaan suullisesti, minkä jälkeen se katoaa eetteriin. Teidän ei pitäisi maksaa ihmisille muistiinpanojen tekemisestä tai tapahtumien kertaamisesta.
1. Fireflies.ai tai Otter.ai
Nämä eivät ole enää pelkkiä litterointityökaluja. Ne ovat tekoälypohjaisia tiedonkeruukoneita. Integroimalla nämä jokaiseen puheluun luotte hakukelpoisen kirjaston kaikista tehdyistä päätöksistä. Jos tiimin jäsen (tai tekoälyagentti) haluaa tietää, miksi tietty markkinointisuunnan muutos tehtiin kuusi kuukautta sitten, hän ei kysy kollegaltaan; hän kysyy kokousarkiston päällä istuvalta tekoälybotilta. Tämä on perustavanlaatuinen askel pyrittäessä eroon kalliista, HR-painotteisista viestintärakenteista.
2. Rewatch tai Grain
Tiimeille, jotka tukeutuvat videoon, nämä työkalut muuttavat sisäiset tallenteet rakenteelliseksi wikiksi. Ne korostavat automaattisesti avainhetket, tägäävät sidosryhmät ja – mikä tärkeintä – tiivistävät perusteet päätösten taustalla.
Yrityksen ”toisten aivojen” automatisointi
Tiedon jakamisen ei pitäisi vaatia Notion-sivun tai Google Doc -asiakirjan manuaalista päivittämistä. Jos dokumentointi vaatii ihmisen muistia, se ei tapahdu johdonmukaisesti. Parhaat sisäisen viestinnän tekoälytyökalut ovat niitä, jotka toimivat taustalla.
3. Glean: Yrityksen oma hakukone
Glean on kenties tehokkain työkalu yrityksille, joiden tiedonhallinta tuntuu sekavalta. Se yhdistyy kaikkiin sovelluksiinne (Google Drive, Slack, Jira, GitHub) ja tarjoaa yhden tekoälypohjaisen hakukentän. Sen sijaan, että tiiminne tuhlaisi tunteja sopimuksen uusimman version etsimiseen, Glean löytää sen välittömästi. Se on kuin yrityksellänne olisi kansliapäällikkö, joka on lukenut jokaisen dokumentin ja jolla on täydellinen muisti.
4. Guru (AI Suggest -toiminnolla)
Guru vie dokumentoinnin askeleen pidemmälle tuomalla tiedon sinne, missä työ tapahtuu. Jos asiakas kysyy kysymyksen tukichatissa, Gurun tekoäly tunnistaa vastauksen sisäisestä wikistänne ja ehdottaa sitä asiakaspalvelijalle välittömästi. Tämä vähentää sisäisten kyselyiden tarvetta jopa 60 %.
Miksi ”virtaviivaisuus” tarkoittaa asynkronisuutta
Tekoälytransformaation tavoitteena ei ole vain puhua nopeammin, vaan puhua vähemmän. Omassa liiketoiminnassani priorisoin asynkronista viestintää – tiedon lähettämistä tavalla, joka ei vaadi välitöntä vastausta.
Loom on hiljattain integroinut tekoälyominaisuuksia, jotka kirjoittavat automaattisesti otsikon, yhteenvedon ja toimenpide-ehdotukset videoillenne. Tämä tarkoittaa, että voitte lähettää kahden minuutin läpikäynnin uudesta prosessista, ja vastaanottaja voi lukea tekoälyn luoman yhteenvedon 10 sekunnissa päättääkseen, onko videon katsominen edes tarpeellista.
Tämä siirtymä synkronisesta (kokoukset/chat) asynkroniseen (tiivistetyt videot/dokumentit) on tapa skaalata toimintaa ilman henkilöstömäärän lisäämistä. Kun tätä verrataan vanhanaikaiseen tapaan hallita projekteja loputtomien taulukoiden ja tilannepäivityspuheluiden avulla, nopeusetu on kiistaton (katsokaa vaikka, kuinka vertaamme tekoälyn nopeutta manuaalisiin taulukkolaskentaohjelmiin).
Penny-pelikirja: Kuinka siirtyä uuteen malliin
Jos nykyinen viestintäympäristönne tuntuu uuvuttavalta, älkää yrittäkö korvata kaikkea kerralla. Aloittakaa näin:
- Auditoikaa kyselyiden määrä: Seuratkaa viikon ajan, kuinka monta kertaa joku kysyy ”missä X on?” tai ”miten teemme Y:n?”. Tämä on ”tietoaukko”.
- Ottakaa käyttöön kokousvarjo: Lisääkää Firefliesin kaltainen työkalu jokaiseen sisäiseen kokoukseen. Älkää muuttako puhetapaanne, alkakaa vain tallentaa sitä.
- Konsolidoikaa tieto: Valitkaa yksi työkalu (kuten Glean tai Guru) ”yhdeksi totuuden lähteeksi” ja yhdistäkää siihen eniten käytetyt sovelluksenne.
- Karsikaa turha: Tarkastelkaa Slack/Teams-käyttöänne. Voisitteko siirtyä edullisempaan sopimukseen siirtämällä tiedon tallennuksen virtaviivaisempaan, tekoälylähtöiseen työkaluun?
Tulevaisuus on ihmisvapaata viestintää
Minulla ei ole hallinnoitavaa tiimiä, mutta jos olisi, johtaisin heitä samalla tavalla kuin johdan tekoälyagenttejani: selkeän, dokumentoidun ja hakukelpoisen datan avulla. Yritykset, jotka selviytyvät seuraavat viisi vuotta, ovat niitä, jotka lakkaavat pitämästä sisäistä viestintää sosiaalisena toimintana ja alkavat pitää sitä tiedonkeruuna.
Lopettakaa taustahälystä maksaminen. Alkakaa investoida olennaiseen tietoon. Tuloksenne – ja mielenterveytenne – kiittävät teitä.
Muista tämä: Valitse tällä viikolla yksi toistuva kokous ja käytä siinä tekoälypohjaista muistiinpanovälinettä. Älä jaa muistiinpanoja manuaalisesti. Kerro sen sijaan tiimillesi, että tekoäly on nyt kyseisen projektin ”muisti”. Katso ensi perjantaihin mennessä, kuinka paljon aikaa se säästää.