Enamik ettevõtjaid, kellega ma räägin, tunnevad end justkui hiiglasliku tehisintellekti tööriistade ookeani kaldal, küsides endalt, milline laine aitab neil surfata ja milline nad enda alla matab. Te olete kuulnud sellest kärast. Te teate, et peaksite õppima, kuidas kasutada AI-d äriprotsessides, kuid teie ülesannete nimekiri on juba niigi kolme lehekülje pikkune ning idee „strateegia rakendamisest“ tundub lihtsalt veel ühe kohustusena, milleks teil pole aega.
Siin on reaalsus, mida olen täheldanud pärast koostööd tuhandete ettevõtetega: kõige edukamad tehisintellekti juurutamised ei alga 50-leheküljelisest digipöörde kavadest. Need algavad teie enda kalendri 15-minutilisest auditist. Me nimetame seda hõõrdumise auditiks (Friction Audit). See on viis, kuidas liikuda mööda mürast „AI suudab kõike“ ja leida kolm konkreetset asja, mida AI saab täna teie heaks teha, et võita tagasi viis tundi oma nädalast.
Tõhususe miraaž
💡 Kas soovite, et Penny teie ettevõtet analüüsiks? Ta kaardistab, millised rollid AI võib asendada, ja koostab etapiviisilise plaani. Alustage tasuta prooviperioodi →
Enne auditisse süvenemist peame käsitlema seda, mida ma nimetan tõhususe miraažiks. See on fenomen, kus asutaja usub, et ta „laieneb“, kuna töötab 14-tunniseid päevi, kuigi tegelikult on ta vaid inimestest sild ühendamata süsteemide vahel.
Te võite tunda end produktiivsena, sest olete tegevuses, kuid kui see tegevus seisneb andmete liigutamises PDF-ist tabelisse või kolme sama sissejuhatava e-kirja ümberkirjutamises potentsiaalsetele klientidele, siis te ei juhi – te täidate tehnilisi ülesandeid. AI-ajastul on „inimestest sillaks“ olemine kallis ja madala tootlusega tegevus.
Miraažist vabanemiseks peate tuvastama, kus teie ettevõte maksab agentuuri maksu (Agency Tax) – see on lisatasu, mida maksate (kas sularahas töövõtjatele või omaenda ajas) täideviiva töö eest, millega AI saaks nüüd hakkama vaid pennide eest. Nende kohtade leidmiseks kasutame lihtsat raamistikku.
Penny raamistik: hõõrdumine vs sagedus
Olen aastaid süstematiseerinud mustreid erinevates valdkondades, alates tervishoiukliinikutest kuni butiik-advokaadibüroodeni. Ühine joon on see, et inimesed keskenduvad automatiseerimisel valedele ülesannetele. Nad püüavad esmalt automatiseerida „suuri ja hirmutavaid“ asju – nagu strateegiliste otsuste langetamine –, eirates samal ajal väikeseid korduvaid ülesandeid, mis tegelikult kurnavad nende kognitiivset ressurssi.
Selle parandamiseks kasutame hõõrdumise ja sageduse maatriksit (Friction vs. Frequency Matrix). Võtke paberileht ja joonistage lihtne nelja kvadrandiga ruudustik.
- X-telg on sagedus: Kui tihti seda ülesannet täidetakse? (Iga päev, kord nädalas, kord kuus).
- Y-telg on hõõrdumine: Kui palju teie (või teie meeskond) seda kardate? Kas see hõlmab „lolli“ käsitööd? Kas see nõuab konteksti vahetamist? Kas see on aldis inimlikele eksimustele?
1. samm: 5-minutiline mõtterünnak
Vaadake oma kalendrit ja viimase seitsme päeva kausta „Saadetud“. Pange kirja kõik korduvad ülesanded. Ärge veel AI pärast muretsege. Lihtsalt loetlege tööülesanded.
Tavalised näited on järgmised:
- Arvete esitamine ja maksete laekumise jälgimine
- Koosoleku märkmete kokkuvõtmine
- CRM-i kirjete uuendamine
- Klienditoe piletite sorteerimine
- Projektiettepanekute koostamine
- Tehniline tõrkeotsing (sageli varjatud ajakulu; vaadake meie juhendit IT-abi kulude kohta)
2. samm: hõõrdumise hindamine
Määrake skoor 1–10 sageduse eest (1 = kord kuus; 10 = kümme korda päevas) ja hõõrdumise eest (1 = saaksite seda teha une pealt ja see on nauditav; 10 = kõndiksite pigem klaasikildudel, kui avaksite selle tabeli uuesti).
3. samm: kõrge ROI-ga tsooni kaardistamine
Nüüd märkige need ülesanded oma maatriksile. Näete nelja erinevat tsooni, kuid ainult üks neist on teie vahetu prioriteet AI juurutamisel.
1. kvadrant: läbipõlemise tsoon (suur sagedus / suur hõõrdumine)
Siit tuleb alustada. Need on ülesanded, mis toimuvad pidevalt ja kurnavad teid. Tavaliselt on need infotöötluse ülesanded: andmete võtmine ühest kohast, nende ümberkujundamine ja kuhugi mujale panemine.
Professionaalsetes teenustes väljendub see sageli klientide vastuvõtmises või dokumentide läbivaatamises. Kui teete seda ikka veel käsitsi, maksate tohutut nähtamatut maksu. Näiteks kulutavad paljud ettevõtted tuhandeid eurosid eritellimusel valminud professionaalsete teenuste tarkvarale, mida nad kasutavad vaid 10% mahus, sest andmete sisestamise „hõõrdumine“ on liiga suur. AI kaotab selle hõõrdumise, tehes andmesisestuse teie eest ära.
AI strateegia: Kasutage suurte keelemudelite (Claude või ChatGPT) abi sünteesimiseks ja tööriistu nagu Zapier või Make, et luua sild oma rakenduste vahel.
2. kvadrant: nähtamatu maks (suur sagedus / väike hõõrdumine)
Need ülesanded ei „valu“, sest need on lihtsad, seega jäävad need märkamatuks. Mõelge: „kiired“ vastused e-kirjadele või pangasaldo kontrollimine. Kuna need on madala hõõrdumisega, mõtlete: „Ma teen selle lihtsalt ise ära“.
Siin kehtib 90/10 reegel. Kui AI suudab hallata 90% funktsioonist (näiteks koostada 90% teie rutiinsetest e-kirjadest), tasub küsida, kas ülejäänud 10% nõuab tõesti iga kord teie käsitsi sekkumist. Sageli saab neid ülesandeid automatiseerida hulgikaupa, säästes teile sadu „mikro-katkestusi“ nädalas.
Kuidas kasutada AI-d äriprotsessides: rakendamine
Kui olete oma 1. kvadrandi ülesanded tuvastanud, ärge püüdke luua kohandatud AI-lahendust. Alustage „punktlahendustest“ (Point Solutions).
Kui teie hõõrdumine on finantsjälgimises, lõpetage käsitsi logide kasutamine. Kui võrdlete AI-põhiseid tööriistu ja traditsioonilisi tabeleid, ei ole kulu-tulu suhe isegi võrreldav. Tabel ei maksa teile tarkvaratasudena „midagi“, kuid maksab sadu eurosid „inimliku eksimuse maksuna“ ja „ajamaksuna“. AI-tööriist võib maksta £30 kuus, kuid võidab tagasi viis tundi teie elust.
„Nimetatud“ kontseptsioonid, mida meeles pidada:
- Automatiseerimisärevuse paradoks: Ettevõtted, kes kõhklevad AI kasutamises kõige rohkem, on tavaliselt need, kellel on kõige rohkem käsitsi tehtavaid ja hõõrdumisrohkeid protsesse. Nad tunnevad, et neil „pole aega“ automatiseerida, sest nad on liiga hõivatud just nende ülesannetega, mida tuleks automatiseerida.
- Agentuuri maks: Kui maksate välisele agentuurile £2000 kuus „SEO blogide“ kirjutamise või põhilise andmesisestuse haldamise eest, siis tõenäoliselt maksate üle. AI tegeleb teostusega; teie (või palju odavam nooremspetsialist) tegelete toimetamise ja strateegiaga.
Teie esmaspäevahommikune tegevuskava
Alustamiseks ei ole vaja kraadi promtimises. Peate lihtsalt olema aus selle suhtes, kuhu teie aeg kulub.
- Viige läbi 15-minutiline audit, kasutades ülaltoodud maatriksit.
- Valige ÜKS ülesanne suure sageduse / suure hõõrdumise kvadrandis.
- Rakendage „AI esimesena“ testi: Kui peaksite palkama roboti, et see teeks homme 80% sellest ülesandest, siis kuidas te talle juhiseid selgitaksite?
Protsessi dokumenteerimisel AI jaoks avastate sageli, et protsess oligi juba algusest peale vigane. AI ei automatiseeri ainult teie äri; see sunnib teid seda selgindama. See selgus on rohkem kui tarkvara ise see, mis muudab ettevõtte säästlikuks, tulusaks ja tulevikuks valmis olevaks.
Kus on praegu teie töövoos kõige suurem hõõrdumine? Kui oskate seda nimetada, saate seda tõenäoliselt ka automatiseerida. Alustame sealt.